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Glossar

KPI (Key Performance Indicator)

Ein KPI ist eine Zahl, die ein Unternehmen bewusst im Blick behält: eine messbare Kennzahl, die über die Zeit gegen ein Ziel verfolgt wird und der Geschäftsführung zeigt, ob ein wichtiges Ziel – termingerecht liefern, Forderungen einziehen, Bestände schlank halten – tatsächlich erreicht wird.

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Was es ist

Jedes Unternehmen erzeugt Hunderte von Zahlen; ein KPI ist eine der wenigen, nach denen bewusst gesteuert wird. Zum KPI wird eine Zahl nicht durch Komplexität, sondern dadurch, dass sie an ein Ziel gebunden ist, einen Verantwortlichen hat, in jeder Periode gleich gemessen und mit einem Zielwert oder Trend verglichen wird. Die Zahl der Aufträge ist eine Kennzahl; die Liefertermintreue gegen einen Zielwert ist ein KPI.

Gute KPIs sind wenige, präzise definiert und aus Daten berechnet, die das Unternehmen ohnehin führt. Eine Definition wie „Aufträge, die am oder vor dem zugesagten Termin geliefert wurden, als Anteil der im Monat fälligen Aufträge“ lässt keinen Raum dafür, dass zwei Abteilungen für dieselbe Sache unterschiedliche Zahlen berichten.

  • Fertigungsbetrieb: Liefertermintreue, Erstdurchlaufqualität, Maschinenstillstand in Stunden, Durchlaufzeit von Auftrag bis Versand
  • Handel und Distribution: Fehlbestände, Lagerreichweite in Tagen, überfällige Forderungen nach Alter, Lieferquote je Kunde
  • Vertrieb: neu angelegte Leads, Abschlussquote je Phase, durchschnittliche Zeit bis zur ersten Antwort, versandte gegenüber gewonnenen Angeboten

Warum es für ein wachsendes Unternehmen wichtig ist

Sobald die Geschäftsführung den Betrieb nicht mehr vom Hallenboden aus überblicken kann, halten KPIs das Unternehmen sichtbar. Sie machen aus „das Lager wirkt langsam“ eine Zahl, die sich mit dem Vormonat vergleichen, in der Runde besprechen und einer Person zuordnen lässt. Ohne vereinbarte KPIs wird jede Besprechung zur Debatte darüber, wessen Tabelle stimmt.

KPIs entscheiden auch, was ein Berichtssystem zeigen soll. Fünf wirklich relevante Zahlen auszuwählen – und exakt zu definieren – ist der Schritt, den die meisten Unternehmen vor dem Kauf einer Dashboard-Software überspringen. Deshalb sind so viele Dashboards voller Diagramme, auf die niemand reagiert.

Wie AutoProbaho es einsetzt

AutoProbaho beginnt jedes Reporting- und BI-Projekt mit einem KPI-Workshop: nach welchen Zahlen die Geschäftsführung steuern will, wie jede davon definiert ist und wo die zugrunde liegenden Daten liegen – ERP, CRM, Buchhaltung, DATEV-Export oder Excel. Danach bauen wir die automatisierte Datenstrecke und das Dashboard um diese Definitionen herum, sodass die Zahl auf dem Bildschirm jeden Tag gleich berechnet wird und bis auf die einzelnen Vorgänge nachvollziehbar bleibt.

Häufige Fragen

Weniger, als die meisten erwarten. Die Geschäftsführung steuert in der Regel nach fünf bis zehn KPIs auf Unternehmensebene, jede Abteilung verantwortet einige weitere. Hat eine Zahl keinen Verantwortlichen und keine Entscheidung, die daran hängt, ist sie eine Kennzahl, die man erfassen kann – aber kein KPI, der auf das Haupt-Dashboard gehört.

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