AutoProbaho

Analysieren & Konzipieren

Eine Geschäftsprozessanalyse, die zeigt, was Sie bauen sollten – und was nicht

Die meisten gescheiterten Softwareprojekte waren verloren, bevor die erste Zeile Code entstand: Der falsche Prozess wurde automatisiert, die Anforderungen wurden geraten, oder die Architektur trug das Unternehmen zwei Jahre später nicht mehr. Die Geschäftsprozessanalyse von AutoProbaho steht am Anfang jedes Projekts. Wir beobachten, wie die Arbeit wirklich läuft, erfassen, wo Zeit und Daten verloren gehen, kartieren die Automatisierungspotenziale, formulieren die ERP- oder CRM-Anforderungen in Ihrer Sprache und übergeben Ihnen eine Lösungsarchitektur mit phasenweiser Roadmap – umsetzbar mit uns oder ohne uns. Unser Gründer hat mit mehreren größeren deutschen Unternehmen zusammengearbeitet; die Erwartungen an Prozessdokumentation, Freigabestufen und Compliance im deutschen Mittelstand fließen von der ersten Sitzung an in die Analyse ein.

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Sie wissen, dass etwas zu langsam läuft. Sie wissen noch nicht genau, was – und was es kostet

In einem wachsenden Unternehmen ist der Schmerz überall spürbar und nirgends verortet. Aufträge dauern länger als nötig. Freigaben warten auf das Telefon einer einzelnen Person. Dieselben Zahlen werden in eine Liste, eine Tabelle und die Buchhaltung getippt. Jeder hat eine Theorie zum Engpass, und jede Abteilung ist sicher, dass er in einer anderen liegt. Ohne strukturiertes Bild fallen Softwareentscheidungen nach der lautesten Meinung oder der überzeugendsten Anbieter-Demo.

Das Ergebnis ist bekannt: ein ERP, gekauft für Funktionen, die niemand nutzt; ein CRM, das der Vertrieb ignoriert; oder eine Behelfslösung aus Messenger und Excel, die still zum eigentlichen System wird. Eine Prozessanalyse ersetzt Meinung durch eine belegte Karte – wer macht was, in welchem Werkzeug, wie oft, mit welchen Übergaben –, damit die nächste Investition ein echtes Problem in der richtigen Reihenfolge löst.

Für wen geeignet

  • Inhaber und Geschäftsführer, die eine ERP-, CRM- oder Automatisierungsinvestition planen und vorher eine unabhängige Einschätzung wünschen
  • Unternehmen mit 20–500 Mitarbeitenden, die mit Excel, Papierlisten, Freigaben per Messenger und Insellösungen arbeiten
  • Betriebe, die mit einem unpassenden Softwareprojekt schlechte Erfahrungen gemacht haben und die Anforderungen diesmal richtig fassen wollen
  • Mittelständische Unternehmen in Deutschland sowie Hersteller, Händler und Dienstleister in Bangladesch, die eine Digitalisierungs-Roadmap vorbereiten

Typische Probleme heute

  • Niemand sieht den ganzen Prozess

    Vertrieb, Lager und Buchhaltung kennen jeweils ihren Teil. Die Übergaben dazwischen – wo Verzögerungen und Fehler tatsächlich entstehen – sind unsichtbar.

  • Anforderungen werden geraten

    Anbieter-Demos bestimmen die Wunschliste. Sechs Monate später hat das Werkzeug Funktionen, die niemand braucht, und nicht den einen Bericht, den die Geschäftsführung wollte.

  • Automatisierung beginnt an der falschen Stelle

    Teams automatisieren, was leicht oder sichtbar ist, statt das, was teuer ist. Der größte manuelle Aufwand bleibt unberührt.

  • Softwareentscheidungen fallen isoliert

    Ein CRM wird gekauft, ohne zu fragen, wie es mit ERP, DATEV oder WhatsApp spricht – die Integration wird zum Nachgedanken, der mehr kostet als die Lizenz.

  • Keine gemeinsame Roadmap

    Geschäftsführung, Abteilungsleitungen und IT sind sich nicht einig, was zuerst kommt – jedes Projekt eröffnet die Debatte neu.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Ist-Prozesslandkarte

    Jeder Kernprozess – Order-to-Cash, Purchase-to-Pay, Produktion, Personal, Reporting – dokumentiert, wie er wirklich läuft, mit Verantwortlichen, Werkzeugen, Mengen und Übergaben.

  2. Karte der Automatisierungspotenziale

    Eine priorisierte Liste manueller, wiederkehrender und fehleranfälliger Schritte, bewertet nach eingespartem Aufwand, Risiko und Umsetzungskosten – die Grundlage jedes Automatisierungsplans.

  3. ERP-/CRM-Anforderungsspezifikation

    Ein schriftliches, priorisiertes Lastenheft (Muss / Soll / Später), gegen das Anbieter oder Entwickler anbieten können – frei von Herstellerbias.

  4. Lösungsarchitektur

    Ein Zielbild, das zeigt, welche Systeme bleiben, welche abgelöst werden, was gebaut wird und wie alles zusammenhängt – inklusive Datenhoheit, Hosting und Integrationspfaden.

  5. Phasen-Roadmap mit Quick Wins

    Was in den ersten 90 Tagen, im ersten Jahr und danach ansteht, mit Abhängigkeiten und Aufwandsindikation – plus zwei bis drei Verbesserungen, die Sie sofort beginnen können.

Module & Funktionen

  • Prozess-Workshops

    Strukturierte Sitzungen je Abteilung; wir befragen die Menschen, die die Arbeit machen, nicht nur ihre Vorgesetzten, und beobachten wo möglich vor Ort.

  • Daten- & Werkzeuginventar

    Jede Tabelle, Liste, Chatgruppe und Anwendung wird erfasst: Inhalt, Verantwortlicher, Aktualisierungsweg, Dubletten zu anderen Quellen.

  • Mengen- & Aufwandsbasis

    Wie viele Aufträge, Rechnungen, Freigaben und Doppelerfassungen pro Woche, und wie lange jede dauert – eine gezählte Basis, die Ihr Team selbst nachvollziehen kann.

  • Automatisierungspotenzial ermitteln

    Jeder manuelle Schritt wird auf regelbasierte Automatisierung, Integration oder KI-gestützte Bearbeitung geprüft und zu Kandidaten-Workflows gebündelt.

  • ERP-/CRM-Anforderungsanalyse

    Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen je Rolle – inklusive DATEV-Anbindung, GoBD-konformer Belegführung, DSGVO-Vorgaben, Freigabestufen und Reporting.

  • Entwurf der Lösungsarchitektur

    Ziel-Systemlandschaft, Integrationskarte, Datenmodellskizze, Hosting- und Sicherheitskonzept; Make-or-Buy-Empfehlung je Komponente.

  • Risiko- & Veränderungsbewertung

    Wo die Akzeptanz schwierig wird, welche Rollen Schulung brauchen, was Betriebsrat, Steuerberater oder Prüfer fragen werden, und wie die Veränderung zu staffeln ist.

  • Roadmap & Business Case

    Phasenplan mit Prioritäten, Abhängigkeiten und typischen Lieferzeiträumen, in einer Sitzung vor Geschäftsführung und Abteilungsleitungen präsentiert.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Order-to-Cash-Durchsicht

  1. 1Einen echten Auftrag von der Kundenanfrage bis zum Zahlungseingang verfolgen
  2. 2Jedes berührte Werkzeug und jede Doppelerfassung protokollieren
  3. 3Wartezeiten messen: Angebot, Freigabe, Versand, Rechnungsstellung
  4. 4Schritte identifizieren, die automatisiert oder zusammengelegt werden können
  5. 5Zielablauf und Anforderungen festhalten

Analyse der Freigabe-Engpässe

  1. 1Alle Freigaben auflisten, die heute per Telefon oder Chat laufen
  2. 2Erfassen, wer freigibt, welche Schwellen gelten und wie lange typischerweise gewartet wird
  3. 3Zu Freigabe-Workflow-Mustern gruppieren
  4. 4Regeln, Vertretungen und Eskalation je Muster definieren
  5. 5Muster in die ERP-/CRM-Anforderungen übernehmen

Reporting-Lückenanalyse

  1. 1Die Berichte sammeln, die die Geschäftsführung wöchentlich und monatlich tatsächlich liest
  2. 2Herkunft jeder Zahl und den Zusammensteller nachverfolgen
  3. 3Zahlen markieren, die verspätet, manuell oder strittig sind
  4. 4KPIs und Quellen für ein automatisiertes Dashboard definieren
  5. 5Datenanforderungen in die Lösungsarchitektur aufnehmen

Integrationen

  • Bestehende ERP-/Buchhaltungssysteme (DATEV, lexoffice, sevDesk, Xero)
  • Excel, Google Sheets und Papierlisten
  • WhatsApp Business, E-Mail und Chatgruppen
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • E-Commerce und Marktplätze (Shopify, WooCommerce, Shopware)
  • Zahlungsanbieter und Banken (SEPA, PayPal, Stripe)
  • Zeiterfassungsgeräte, Barcode-Scanner und Maschinendaten
  • Bereits eingesetzte n8n- oder andere Automatisierungsplattformen

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Scoping-Gespräch

    Wir legen fest, welche Prozesse, Standorte und Abteilungen betrachtet werden und welche Entscheidung die Analyse unterstützen soll.

  2. 02

    Erhebung

    Interviews, Beobachtung vor Ort und Werkzeuginventar über ein bis drei Wochen je nach Größe; remote oder vor Ort in Deutschland und Bangladesch.

  3. 03

    Analyse

    Ist-Karten, Aufwandsbasis, Bewertung der Automatisierungspotenziale und Anforderungsentwurf; die Befunde validieren wir mit den befragten Personen.

  4. 04

    Konzeption

    Zielarchitektur, Make-or-Buy je Komponente und Phasen-Roadmap – vor der Finalisierung gemeinsam mit Ihnen geprüft.

  5. 05

    Präsentation & Übergabe

    Eine Arbeitssitzung mit Geschäftsführung und Abteilungsleitungen; Sie erhalten alle Dokumente und können mit jedem Partner weiterarbeiten.

Erwartete Ergebnisse

  • Klarheit über die echten Engpässe

    Ein gemeinsames, belegtes Bild ersetzt Abteilungsmeinungen.

  • Anforderungen, gegen die man anbieten kann

    Anbieter und Entwickler kalkulieren dieselbe Spezifikation; Vergleiche werden aussagekräftig.

  • Automatisierung in der richtigen Reihenfolge

    Der erste umgesetzte Workflow ist der mit dem größten manuellen Aufwand.

  • Eine Roadmap, hinter der das ganze Team steht

    Geschäftsführung, Abteilungsleitungen und IT verlassen die Abschlusssitzung mit demselben Plan.

Sicherheit & Eigentum

  • Vertraulichkeit zuerst

    NDA vor der Erhebung; Interviewnotizen und Datenproben liegen in einem Projektraum, auf den Sie Zugriff haben und den wir auf Wunsch löschen.

  • Minimaler Datenzugriff

    Wir arbeiten wo immer möglich mit Nur-Lese-Exporten und anonymisierten Stichproben; für eine Analyse sind keine Produktivzugänge nötig.

  • Compliance mitgedacht

    DSGVO, GoBD, Aufbewahrungspflichten und branchenspezifische Vorgaben werden als Rahmenbedingungen in der Architektur erfasst – nicht später entdeckt.

Häufige Fragen

Typischerweise zwei bis vier Wochen bei einem Standort und vier bis sechs Wochen bei mehreren Standorten oder Abteilungen. Der Zeitrahmen wird im Scoping-Gespräch vor Beginn festgelegt.

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Referenzen

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