AutoProbaho

Das Unternehmen vernetzen

API- und Systemintegration, die Ihre Werkzeuge wie ein System arbeiten lässt

Die meisten Unternehmen brauchen keine weitere Anwendung; sie brauchen, dass die vorhandenen miteinander sprechen. AutoProbaho konzipiert und entwickelt API-Integrationen zwischen den Systemen, mit denen Ihr Betrieb bereits arbeitet – ERP, CRM, Buchhaltung, E-Commerce, WhatsApp, E-Mail, Social-Kanäle, Google Workspace, Microsoft 365 und Cloud-Datenbanken –, damit ein Auftrag, eine Zahlung oder eine Kundennachricht einmal erfasst wird und überallhin fließt, wo sie gebraucht wird – mit Fehlerbehandlung und Monitoring von Anfang an. Die Anforderungen größerer deutscher Unternehmen an Schnittstellen, DATEV-Anbindung und Dokumentation kennt unser Gründer aus mehrjähriger Zusammenarbeit – davon profitieren auch mittelständische Projekte.

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Jede Lücke zwischen zwei Werkzeugen füllt ein Mensch durch Abtippen

Der Auftrag kommt per E-Mail, wird in eine Tabelle getippt, in die Rechnungsvorlage kopiert, erneut in die Buchhaltung eingegeben und schließlich im Team-Chat angekündigt, damit das Lager Bescheid weiß. Fünf Systeme, vier manuelle Übergaben, ein wartender Kunde. Multipliziert mit Hunderten Aufträgen im Monat sind die Kosten nicht nur Arbeitszeit: verspätete Rechnungen, falsche Bestände, doppelte Kunden und Zahlen, die nie zusammenpassen.

Standard-Konnektoren decken die einfachen Fälle ab und enden an den Rändern – ein Feld, das sich nicht zuordnen lässt, ein Marktplatz, der nur CSV exportiert, eine Bank ohne API, ein Steuerberater, der ein bestimmtes DATEV-Format braucht. Echte Integrationsarbeit findet an diesen Rändern statt: Datenmodelle zuordnen, Fehler behandeln, Dubletten vermeiden, Ratenlimits einhalten und sicherstellen, dass die Verbindung auch dann läuft, wenn ein Anbieter nächstes Jahr seine API ändert.

Für wen geeignet

  • Unternehmen mit drei oder mehr unverbundenen Werkzeugen – ERP, Buchhaltung, E-Commerce, CRM, Messaging –, deren Lücken Mitarbeitende von Hand überbrücken
  • Mittelständische Betriebe, die CRM, Ticketing und ERP mit DATEV, lexoffice oder sevDesk und Microsoft 365 verbinden möchten
  • E-Commerce- und Handelsunternehmen, die Aufträge, Bestände und Zahlungen über Shops, Marktplätze und Buchhaltung synchronisieren
  • Unternehmen in Bangladesch, in denen WhatsApp, Facebook, bKash/Nagad und Excel de facto den Betriebsalltag bilden

Typische Probleme heute

  • Manuelle Doppelerfassung

    Derselbe Kunde, Auftrag oder Beleg wird in zwei oder drei Werkzeuge getippt; jede Kopie entfernt sich von den anderen.

  • Kundennachrichten liegen außerhalb des Systems

    Anfragen aus WhatsApp und Social Media erreichen das CRM nie; die Nachverfolgung hängt davon ab, wer gerade das Telefon hat.

  • Bestand und Aufträge widersprechen sich

    Shop, Marktplatz und Lager zeigen jeweils andere Mengen; Überverkäufe und Stornos folgen.

  • Die Buchhaltung hinkt hinterher

    Umsätze und Zahlungen erreichen den Steuerberater als Monatsexport, Forderungen und Umsatzsteuer werden spät abgeglichen.

  • Fragile Skripte und Einzel-Konnektoren

    Eine schnelle Integration eines früheren Mitarbeiters bricht still; niemand merkt es, bis ein Kunde sich beschwert.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Integrationsarchitektur

    Eine Karte aller Systeme, der jeweils führenden Daten, der Richtung jedes Datenflusses und der Datenquelle je Datensatztyp – vereinbart, bevor ein Konnektor entsteht.

  2. REST-/GraphQL-/Webhook-Integrationen

    Individuelle Konnektoren über die offiziellen APIs der Plattformen, mit korrekt behandelter Authentifizierung, Paginierung, Ratenbegrenzung und Wiederholung.

  3. Datenzuordnung & Transformation

    Feldzuordnungen, Einheiten- und Währungsumrechnung, Dublettenregeln und Validierung, damit Datensätze auf der anderen Seite sauber ankommen.

  4. Middleware & Ereignisschicht

    Wo mehrere Systeme Daten austauschen müssen, ein schlanker Integrations-Hub (häufig n8n plus Warteschlange) statt eines Geflechts aus Punkt-zu-Punkt-Verbindungen.

  5. Monitoring, Alarme & Betriebshandbuch

    Jeder Datenfluss protokolliert, was er getan hat, wiederholt Fehlgeschlagenes, alarmiert bei dauerhaften Fehlern eine benannte Person und ist für Ihr Team dokumentiert.

Module & Funktionen

  • Google Workspace & Microsoft 365

    Gmail/Outlook, Google Sheets/Excel Online, Drive/SharePoint, Kalender und Teams – E-Mail-zu-Datensatz, Dokumentenerzeugung, Kalenderabgleich und Ablage im gemeinsamen Laufwerk.

  • WhatsApp, E-Mail & Social

    WhatsApp Business API, Transaktions-E-Mails, Facebook- und Instagram-Nachrichten – Anfragen ins CRM, Auftragsbestätigungen und Statusmeldungen hinaus, mit Einwilligungsverwaltung.

  • E-Commerce & Marktplätze

    Shopify, WooCommerce, Shopware, Amazon und eigene Shops – Aufträge, Bestände, Preise, Versandstatus und Retouren mit ERP und Lager synchronisiert.

  • Buchhaltung & Finanzen

    DATEV, lexoffice, sevDesk, Xero – Rechnungen, Zahlungen, Forderungen und Umsatzsteuer automatisch gebucht; Exporte im vom Steuerberater geforderten Format.

  • Zahlungen & Banking

    SEPA-Kontoauszüge, Stripe, PayPal, Mollie – Zahlungseingang der Rechnung zugeordnet, Abgleich und Mahnläufe ausgelöst.

  • ERP-/CRM-Konnektoren

    Bidirektionaler Abgleich zwischen individuellen oder Standard-ERP-/CRM-Systemen und allen anderen Werkzeugen – Kunden, Artikel, Aufträge, Tickets und Aktivitätsverlauf.

  • Cloud-Datenbank-Integration

    PostgreSQL, MySQL, Supabase, BigQuery – konsolidierte Datenspeicher für Reporting und BI, gespeist durch zeit- oder ereignisgesteuerte Pipelines.

  • Altsysteme & dateibasierte Schnittstellen

    CSV-/Excel-Ablagen, SFTP, EDI, On-Premise-Datenbanken und Maschinenexporte werden in APIs gekapselt, damit ältere Werkzeuge ohne Austausch Teil der Landschaft werden.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

WhatsApp-Anfrage zum CRM-Lead

  1. 1Der Kunde schreibt an die geschäftliche WhatsApp-Nummer
  2. 2Nachricht und Kontakt werden im CRM angelegt oder zugeordnet
  3. 3Der Vertriebsverantwortliche wird nach Produkt oder Region zugewiesen
  4. 4Antwortvorlagen und Wiedervorlagen werden gesetzt
  5. 5Der Gesprächsverlauf bleibt am Lead

Shop-Bestellung zur Buchhaltung

  1. 1Die Bestellung geht in Shopify, WooCommerce oder Shopware ein
  2. 2Das ERP reserviert Bestand und legt den Auftrag an
  3. 3Die Zahlungsbestätigung des Anbieters wird dem Auftrag zugeordnet
  4. 4Die Rechnung wird mit korrekter Umsatzsteuer in die Buchhaltung gebucht
  5. 5Der Kunde erhält Bestätigung und Sendungsverfolgung per E-Mail oder WhatsApp

Support-Ticket zum ERP und zurück

  1. 1Das Ticket kommt per E-Mail oder Microsoft-365-Formular
  2. 2Kunde und Vertrag werden im ERP nachgeschlagen
  3. 3Das Ticket entsteht im Helpdesk mit Anspruchsdaten
  4. 4Lösung und abrechenbare Zeit fließen zurück ins ERP
  5. 5Rechnungsposition und Kundenbenachrichtigung werden erzeugt

Integrationen

  • Google Workspace (Gmail, Sheets, Drive, Kalender)
  • Microsoft 365 (Outlook, Excel, SharePoint, Teams)
  • WhatsApp Business API, Facebook & Instagram
  • Shopify, WooCommerce, Shopware, Amazon
  • DATEV, lexoffice, sevDesk, Xero
  • SEPA, Stripe, PayPal, Mollie
  • PostgreSQL, MySQL, Supabase, BigQuery
  • n8n, Webhooks, SFTP/EDI und Altdatenbanken

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Integrationsanalyse

    Wir erfassen jedes System, seine API-Fähigkeiten, Datenmengen und die benötigten Datenflüsse; wir bestimmen die führende Quelle je Datensatztyp.

  2. 02

    Architektur & Zuordnung

    Flussdiagramme, Feldzuordnungen und Fehlerbehandlung schriftlich vereinbart; Make-or-Buy-Entscheidung je Integration.

  3. 03

    Entwicklung & Test in der Sandbox

    Konnektoren werden gegen Testkonten mit echten Beispieldaten entwickelt; Sonderfälle (Dubletten, Teilzahlungen, stornierte Aufträge) sind abgedeckt.

  4. 04

    Kontrollierter Go-live

    Datenflüsse werden nacheinander mit Parallelprüfung aktiviert; historische Nachbefüllung, wo nötig.

  5. 05

    Betrieb & Wartung

    Dashboards, Alarme und Betriebshandbuch; optional Managed Support, der API-Änderungen der Anbieter auffängt.

Erwartete Ergebnisse

  • Daten einmal erfasst

    Aufträge, Kunden und Zahlungen werden an der Quelle erfasst und erscheinen überall sonst automatisch.

  • Schnellere Kundenreaktion

    Anfragen und Bestätigungen laufen in Minuten, nicht erst, wenn jemand ans Telefon kommt.

  • Bücher, die stimmen

    Die Buchhaltung erhält Transaktionen zeitnah, mit passenden Referenzen.

  • Integrationen, denen Sie vertrauen können

    Fehler sind sichtbar und werden wiederholt; nichts bricht still.

Sicherheit & Eigentum

  • Zugriff nach dem Minimalprinzip

    Jeder Konnektor nutzt einen eigenen, eng gefassten API-Schlüssel oder OAuth-Zugang, gespeichert in einem Secrets-Tresor, planmäßig rotiert und zentral widerrufbar.

  • Verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung

    TLS auf jedem Aufruf, verschlüsselte Protokolle und keine Kundendaten auf geteilten Drittservern, es sei denn, Sie wählen diese Plattform bewusst.

  • DSGVO-konforme Datenflüsse

    Datenminimierung, Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsverträge, Einwilligungsverwaltung für WhatsApp und Änderungsprotokolle für jeden synchronisierten Datensatz.

Häufige Fragen

Eine einzelne, gut dokumentierte Integration (etwa Shop zu Buchhaltung) ist typischerweise in 2–4 Wochen produktiv. Eine Mehrsystem-Landschaft mit Integrations-Hub wird über zwei bis drei Monate in Phasen ausgeliefert, ein Datenfluss nach dem anderen.

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