AutoProbaho

Lösung · KI-Entwicklungspartner

KI-Automatisierung aus Bangladesch – für die unstrukturierten Schritte in Ihren Prozessen

Klassische Automatisierung bewegt strukturierte Daten. Die restlichen Schritte – eine E-Mail verstehen, eine eingescannte Rechnung auslesen, eine Reklamation dem richtigen Team zuordnen – brauchten bisher Menschen. AutoProbaho ergänzt Ihre Automatisierungen um KI-Bausteine, entwickelt aus Bangladesch, betrieben in der EU und mit den Kontrollmechanismen, die ein deutscher Mittelständler und sein Datenschutzbeauftragter erwarten.

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Automatisierung endet, wo unstrukturierte Arbeit beginnt

Im Posteingang landen Bestellungen, Rückfragen, Reklamationen und Lieferantenrechnungen als Freitext und PDF. Jemand liest, sortiert, tippt ab und leitet weiter – langsam, uneinheitlich, nur zu Bürozeiten. Generische Chatbots versprechen Abhilfe, kennen aber weder Ihre Preise noch Ihre Bestände und können in Ihren Systemen nichts auslösen.

Sinnvolle KI-Automatisierung ist enger gefasst: Sie erledigt definierte Aufgaben, ist an Ihre Daten angebunden, protokolliert jede Entscheidung und übergibt bei Unsicherheit an einen Menschen. Datenfluss, Modellanbieter und Auftragsverarbeitung klären wir deshalb vor dem ersten Prompt – so, wie es Ihr Datenschutzbeauftragter erwartet.

Für wen geeignet

  • Deutsche Händler und Hersteller mit hohem Aufkommen an E-Mails, Bestellungen und Lieferantenbelegen
  • Dienstleister, Kanzleien und Agenturen mit dokumentenlastigen Abläufen
  • Unternehmen, die bereits automatisieren und die verbleibenden manuellen Schritte abdecken wollen
  • IT-Leitungen, die KI kontrolliert und DSGVO-konform einführen möchten

Typische Probleme heute

  • Freitext im Posteingang

    Bestellungen, Rückfragen und Reklamationen kommen unstrukturiert und werden von Hand sortiert.

  • Belege als PDF und Scan

    Rechnungen und Lieferscheine müssen gelesen und in ERP oder Buchhaltung übertragen werden.

  • Langsame Erstantwort

    Kunden erwarten Antworten in Minuten; das Team ist ausgelastet.

  • Zuordnung nach Gefühl

    Anfragen landen im Sammelpostfach und werden manuell weitergeleitet.

  • Gescheiterte Chatbot-Versuche

    Ein Bot gab falsche Auskünfte zu Preisen oder Lieferzeiten und wurde abgeschaltet.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Posteingangs-Verständnis

    KI, die E-Mails und Nachrichten nach Absicht klassifiziert und Artikel, Mengen, Kundennummern und Referenzen extrahiert.

  2. Belegextraktion

    Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen werden in strukturierte Felder überführt und gegen Ihre Daten geprüft.

  3. Antwortentwürfe

    Antworten auf Basis von Katalog, Preisen, Beständen und Richtlinien – einfache Fälle automatisch, der Rest zur Freigabe.

  4. KI-Agenten in Workflows

    Agenten, die Aufträge nachschlagen, Bestände prüfen, Tickets anlegen oder Rückrufe planen – mit Grenzen und Freigabestufen.

  5. Kontrolle durch Menschen

    Konfidenzschwellen, Prüfwarteschlangen, vollständige Protokolle und ein sofortiger Aus-Schalter für jeden KI-Schritt.

Module & Funktionen

  • Posteingangs-Triage

    Klassifiziert und leitet E-Mails, Formulare und Messenger-Nachrichten an Team oder Workflow.

  • Auftragserfassung aus Freitext

    Wandelt E-Mail-Bestellungen in Auftragspositionen um, bestätigt beim Kunden, übergibt an ERP.

  • Rechnungs- und Beleg-OCR

    Lieferantenrechnungen und Lieferscheine mit Positionen und Summen in Einkauf und Buchhaltung.

  • Zahlungszuordnung

    Verwendungszwecke und Belege werden offenen Posten zugeordnet; Ausnahmen zur Prüfung.

  • Antwortentwürfe

    Fundierte Antworten zu Produkten, Verfügbarkeit, Lieferung und Richtlinien auf Deutsch oder Englisch.

  • Transkription

    Sprachnachrichten und Besprechungen transkribiert und zusammengefasst.

  • Zusammenfassungen & Berichte

    Tägliche Übersichten zu Reklamationen, häufigen Fragen und offenen Vorgängen.

  • Prüfkonsole

    Warteschlange, in der Mitarbeitende KI-Ergebnisse freigeben, korrigieren oder ablehnen.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

E-Mail-Bestellung bis ERP

  1. 1Kunde sendet eine Bestellung als Freitext oder PDF
  2. 2KI extrahiert Artikel, Mengen, Lieferadresse und Referenz
  3. 3Daten werden gegen Katalog und Kundenstamm geprüft
  4. 4Auftrag entsteht im ERP, Bestätigung geht heraus
  5. 5Unklare Fälle landen in der Prüfwarteschlange

Lieferantenrechnung

  1. 1Rechnung kommt per E-Mail als PDF
  2. 2KI liest Lieferant, Positionen und Beträge
  3. 3Abgleich mit Bestellung und Wareneingang
  4. 4Übereinstimmende Rechnungen werden gebucht, Abweichungen markiert
  5. 5Buchhaltung prüft Ausnahmen in einer Ansicht

Datenschutzkonformer Betrieb

  1. 1Nur benötigte Felder werden an das Modell übergeben, personenbezogene Daten maskiert
  2. 2Modellanbieter in der EU oder selbst gehostetes Modell nach Ihrer Wahl
  3. 3Jede Entscheidung, jeder Prompt und jede Korrektur wird protokolliert
  4. 4Agenten handeln mit begrenzten, widerrufbaren Rechten
  5. 5Ein Aus-Schalter setzt jeden Schritt sofort auf manuell zurück

Integrationen

  • Microsoft 365, Google Workspace und E-Mail
  • Individuelles ERP, CRM, DATEV, lexoffice
  • Shopware, Shopify, WooCommerce
  • Banken und Zahlungsanbieter
  • n8n Workflow-Automatisierung
  • EU-gehostete und selbst gehostete Sprachmodelle
  • Sprache-zu-Text-Dienste
  • Ticket- und Helpdesk-Systeme

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Anwendungsfall-Audit

    Wir identifizieren die unstrukturierten Schritte in Ihren Prozessen und wählen die, bei denen KI zuverlässig hilft.

  2. 02

    Daten & Leitplanken

    Katalog, Preise, Bestände und Richtlinien anbinden; Konfidenzschwellen und Pflicht-Prüfungen festlegen; Datenschutz klären.

  3. 03

    Pilot im Schattenbetrieb

    Parallel zu Ihrem Team laufen lassen, Genauigkeit messen, Prompts und Regeln nachjustieren.

  4. 04

    Go-live mit Prüfung

    KI bearbeitet sichere Fälle; Mitarbeitende prüfen den Rest; jede Korrektur wird protokolliert.

  5. 05

    Monitoring & Ausbau

    Genauigkeit, Kosten und Volumen werden verfolgt; neue Anwendungsfälle folgen mit wachsendem Vertrauen.

Erwartete Ergebnisse

  • Schnellere Erstantwort

    Kunden erhalten in Minuten eine fundierte Antwort oder Eingangsbestätigung.

  • Weniger Lesen und Abtippen

    Bestellungen, Belege und Zahlungen werden zu strukturierten Daten ohne manuelle Übertragung.

  • Einheitliche Zuordnung

    Jede Nachricht erreicht das richtige Team mit Kontext.

  • Kontrolle bleibt bei Ihnen

    Schwellen, Prüfwarteschlangen und Protokolle – KI unterstützt, entscheidet nicht.

Sicherheit & Eigentum

  • Datenminimierung & Modellwahl

    Nur nötige Felder werden übermittelt, personenbezogene Daten maskiert; EU-Anbieter oder selbst gehostetes Modell nach Ihrer Wahl.

  • DSGVO & Protokollierung

    Auftragsverarbeitungsvertrag, protokollierte Entscheidungen und Korrekturen, begrenzte Agentenrechte.

  • Aus-Schalter

    Jeder KI-Schritt kann sofort pausiert werden; der Workflow fällt auf manuelle Bearbeitung zurück.

Häufige Fragen

Weil Entwicklung und Betrieb deutlich günstiger sind als mit deutschen Anbietern, während Datenverarbeitung in der EU stattfindet und Abstimmung auf Deutsch erfolgt. Unser Gründer hat mit mehreren größeren Unternehmen in Deutschland gearbeitet; Sie erhalten dokumentierte, kontrollierbare KI-Bausteine statt eines undurchsichtigen Bots.

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