AutoProbaho

Branche

Digitalisierung für KMU, die Excel, Messenger und Papier entwachsen sind

Jedes wachsende Unternehmen erreicht den Punkt, an dem die Inhaberin oder der Inhaber nicht mehr alles im Kopf behalten kann und die Tabellen einander widersprechen. AutoProbaho arbeitet mit KMU genau in dieser Phase – Handelsbetriebe, kleine Fertiger, Dienstleister, Agenturen und Familienunternehmen –, analysiert, wie die Arbeit tatsächlich läuft, und baut das erste System, das die meiste Reibung nimmt. Unser Gründer hat mit mehreren größeren deutschen Unternehmen zusammengearbeitet und bringt diese Prozess- und Qualitätsansprüche in Projekte für den Mittelstand ein.

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Die Werkzeuge, die Sie hierhergebracht haben, tragen nicht weiter

Ein Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitenden läuft meist über das Gedächtnis der Geschäftsführung, eine Handvoll Excel-Dateien, Messenger-Gruppen und die Software des Steuerberaters, die sonst niemand sieht. Das funktioniert, weil das Team klein ist und jeder die Ausnahmen kennt. Dann kommt ein zweiter Standort, die Belegschaft verdoppelt sich, ein Großkunde verlangt Berichte – und plötzlich braucht jede Liste für Bestand, Aufträge, Forderungen und Lohn eine eigene Person, nur um sie aktuell zu halten.

Der Reflex ist, ein Standardpaket zu kaufen oder mehr Verwaltungspersonal einzustellen. Pakete passen selten zu dieser Größe – zu viele Module, Lizenzen pro Nutzer, Prozesse, die nicht stimmen –, und mehr Personal skaliert nur die Handarbeit. Was fehlt, ist ein klares Bild der Prozesse und ein erstes passendes System, das schnell genug kommt, um zu wirken.

Für wen geeignet

  • Handels-, Import- und Distributionsbetriebe, die von einem auf mehrere Standorte wachsen
  • Kleine Fertiger und Werkstätten auf dem Weg von Laufzetteln zu geplanter Produktion
  • Dienstleister, Agenturen und Familienunternehmen, die Vertrieb, Leistung und Finanzen formalisieren
  • Inhabergeführte Unternehmen, die Systeme besitzen statt mieten wollen

Typische Probleme heute

  • Die Geschäftsführung ist das System

    Preise, Ausnahmen und Kundenzusagen stecken in einem Kopf; nichts bewegt sich, wenn diese Person fehlt.

  • Tabellen widersprechen sich

    Vertrieb, Bestand und Forderungen haben jeweils eine eigene Datei; der Abgleich ist eine wöchentliche Aufgabe.

  • Reporting ist ein Projekt

    Eine einfache Frage – Marge diesen Monat, Top-Kunden, überfällige Forderungen – braucht Tage.

  • Freigaben und Nachfassen rutschen durch

    Bestellanforderungen, Urlaub und Angebote laufen per Chat und geraten in Vergessenheit.

  • Wachstum erhöht Kosten linear

    Jeder neue Standort oder jede Produktlinie braucht eine weitere Verwaltungskraft, nur um Ordnung zu halten.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Prozessanalyse

    Eine kurze, strukturierte Bestandsaufnahme, wie Vertrieb, Betrieb, Finanzen und Personal heute wirklich laufen – mit priorisierter Roadmap.

  2. Das erste Kernsystem

    Meist Lager und Vertrieb, ein CRM oder ein Freigabeportal – ein passendes Modul, in Wochen produktiv.

  3. Ablösung von Excel und Papier

    Bestehende Tabellen und Listen werden bereinigt, gemappt und übernommen, damit die Historie mitkommt.

  4. Anbindung und Automatisierung

    Buchhaltung, E-Mail, Messenger, Zahlungen und Microsoft 365 oder Google Workspace per API und n8n verbunden, damit Daten einmal erfasst werden.

  5. Dashboards und Betrieb

    Dashboards für Geschäftsführung und Führungskräfte, geplante Berichte und laufender Support, während das Unternehmen wächst.

Module & Funktionen

  • Vertrieb & Kunden

    Kundenstamm, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungseingänge, offene Posten und Nachfassen.

  • Lager & Einkauf

    Artikel, Bestand je Standort, Bestellungen, Wareneingänge, Min/Max-Warnungen.

  • Freigaben & Anträge

    Bestell-, Zahlungs-, Urlaubs- und Spesenanträge mit definierten Freigebern und Historie.

  • Personal & Zeiterfassung

    Mitarbeiterdaten, Zeitimport, Urlaub, Lohnvorbereitung.

  • Anbindung Buchhaltung

    Buchungen und DATEV-Export an den Steuerberater; Bank- und Zahlungsabgleich.

  • Geschäftsführungs-Dashboard

    Umsatz, Marge, Reichweite, Forderungen und Liquidität auf einen Blick, mobil.

  • Dokumenten- & Kommunikationszentrale

    Angebote, Rechnungen und Auszüge werden im System erzeugt und per E-Mail versendet.

  • Automatisierungsschicht

    n8n-Workflows für Erinnerungen, Berichte, Anfrageerfassung und Routine-Datenflüsse.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Von der Analyse zum ersten Modul

  1. 1Zwei bis drei Termine erfassen den Arbeitsfluss über Vertrieb, Betrieb und Finanzen
  2. 2Schwachstellen werden nach Kosten und Häufigkeit gewichtet
  3. 3Erstes Modul und Datenmodell werden festgelegt
  4. 4Prototyp-Oberflächen werden mit Ihrem Team geprüft
  5. 5Das Modul wird gebaut, migriert und ist in Wochen produktiv

Vom Angebot zum Zahlungseingang im Handel

  1. 1Das Angebot entsteht aus der Preisliste und geht per E-Mail raus
  2. 2Der bestätigte Auftrag reserviert Bestand
  3. 3Lieferschein und Rechnung entstehen gemeinsam
  4. 4Der Zahlungseingang wird der Rechnung zugeordnet
  5. 5Zahlungserinnerungen laufen automatisch

Freigabe unterwegs

  1. 1Mitarbeitende stellen einen Bestell- oder Urlaubsantrag mobil
  2. 2Der Freigeber erhält eine Benachrichtigung mit Details
  3. 3Freigabe oder Ablehnung mit Kommentar per Tipp
  4. 4Der Antragsteller wird informiert, der Datensatz aktualisiert
  5. 5Die Monatsübersicht zeigt, was von wem freigegeben wurde

Integrationen

  • Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice, sevDesk, Xero)
  • E-Mail und Messenger
  • Bankschnittstellen und Zahlungsanbieter
  • Microsoft 365 / Google Workspace und Tabellen
  • Website-Formulare und Anfrageerfassung
  • Zeiterfassungsterminals
  • Shopsysteme, sofern relevant (Shopware, WooCommerce)
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Analyse

    Wir erfassen Prozesse, Werkzeuge und Schwachstellen und liefern eine priorisierte Roadmap, mit der Sie mit oder ohne uns arbeiten können.

  2. 02

    Erstes Modul

    Das Modul mit dem größten Nutzen wird in zweiwöchigen Inkrementen konzipiert, prototypisiert und gebaut.

  3. 03

    Migration und Schulung

    Ihre Excel- und Papierdaten werden übernommen; Ihr Team wird auf Deutsch geschult.

  4. 04

    Anbindung

    Buchhaltung, Kommunikation und Zahlungen werden integriert, damit nichts doppelt erfasst wird.

  5. 05

    Ausbau und Betrieb

    Weitere Module folgen der Roadmap; Monitoring und Support halten das System wirksam.

Erwartete Ergebnisse

  • Das Unternehmen läuft ohne die Geschäftsführung in jeder Schleife

    Preise, Regeln und Freigaben liegen im System, nicht in einem Kopf.

  • Ein Satz Zahlen

    Vertrieb, Bestand und Geld stimmen überein, weil sie einmal erfasst werden.

  • Antworten in Minuten

    Fragen der Geschäftsführung beantwortet ein Dashboard, nicht eine Woche Tabellenarbeit.

  • Wachstum ohne proportionale Verwaltung

    Neue Standorte und Produkte kommen als Daten dazu, nicht als Personal.

Sicherheit & Eigentum

  • Das System gehört Ihnen

    Quellcodezugang, Dokumentation und Infrastruktur im eigenen Cloud-Konto – kein Lock-in, keine Lizenz pro Nutzer.

  • Zugriffskontrolle vom ersten Tag

    Rollen für Geschäftsführung, Führungskräfte und Team; sensible Felder wie Kosten und Lohn sehen nur die, die sie brauchen.

  • GoBD, DSGVO und Backups

    Revisionssichere Belege, DSGVO-konforme Verarbeitung, automatisierte verschlüsselte Backups und getestete Wiederherstellung.

Häufige Fragen

Wenn Tabellen Sie bereits die Zeit einer Person oder das Vertrauen eines Kunden kosten, haben Sie die richtige Größe. Wir beginnen mit einem fokussierten Modul, nicht mit einem großen System.

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Referenzen

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