AutoProbaho

Lösung für Vertriebsteams

Vertriebs- und Kundenmanagement, das zu Ihrem tatsächlichen Verkaufsprozess passt

In vielen wachsenden Unternehmen lebt der Vertrieb in persönlichen Postfächern und Telefonen: Anfragen kommen per E-Mail oder WhatsApp, Angebote gehen als PDF vom Laptop, Wiedervorlagen hängen am Gedächtnis, und die Buchhaltung erfährt von einem Abschluss, wenn die Rechnung fällig ist. AutoProbaho entwickelt ein Vertriebs- und Kundenmanagement, das jeden Kunden, jedes Angebot, jede Kommunikation und jeden offenen Posten an einem Ort hält – damit nichts verloren geht, wenn jemand im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt.

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Die Kundenhistorie geht mit dem Vertriebsmitarbeiter

Anfragen kommen über Website, E-Mail, Telefon, Messen und Empfehlungen. Jeder im Vertrieb pflegt seine eigene Liste, verschickt seine Version der Preisliste und fasst nach, wenn er daran denkt. Die Geschäftsführung sieht Vertrieb nur als Rechnungen zum Monatsende – ohne Blick auf die Pipeline, auf erkaltete Angebote oder auf Kunden, die seit Monaten nicht kontaktiert wurden.

Standard-CRM hilft bei Kontakten, selten beim Rest: Angebotsformate mit Ihren Bedingungen, Auftragsannahme mit Blick auf offene Posten, WhatsApp oder Telefon als Hauptkanal, Mahnwesen und Übergabe an DATEV oder ERP. Am Ende steht ein CRM, das niemand pflegt, während die eigentliche Arbeit weiter in Outlook und Excel passiert.

Für wen geeignet

  • Handels-, Distributions- und Fertigungsunternehmen mit Außen- oder Innendienst im B2B-Geschäft
  • Dienstleister – Agenturen, Handwerksbetriebe, Bildungsanbieter, Beratungen –, die über Wochen anbieten, nachfassen und abrechnen
  • Geschäftsführungen, die Pipeline, Abschlussquote und offene Posten sehen möchten, ohne jeden Einzelnen zu fragen
  • Teams, die vor allem per Telefon, E-Mail und WhatsApp verkaufen

Typische Probleme heute

  • Leads gehen verloren

    Anfragen im Postfach oder Messenger werden spät beantwortet oder vergessen; niemand weiß, wie viele diesen Monat kamen.

  • Angebote sind uneinheitlich

    Jeder bearbeitet ein altes PDF; Preise, Bedingungen und Gültigkeit weichen ab, Diskussionen folgen.

  • Wiedervorlagen hängen am Gedächtnis

    Abschlüsse erkalten, weil niemand am zugesagten Tag an den Rückruf erinnert wurde.

  • Forderungen überraschen

    Der Vertrieb weiß beim nächsten Auftrag nicht, dass ein Kunde überfällig ist; die Buchhaltung erfährt es zu spät.

  • Keine Sicht auf die Pipeline

    Die Geschäftsführung sieht weder erwarteten Umsatz noch Verlustgründe noch, wo es hakt.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Eine Kundenakte

    Kontakte, Kommunikation, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Zahlungen je Kunde – sichtbar für die richtigen Personen.

  2. Lead- und Pipeline-Management

    Quellen, Phasen, Verantwortliche und nächste Schritte mit Erinnerungen – jede Anfrage hat Status und Wiedervorlagedatum.

  3. Angebots- und Auftragsfluss

    Angebote aus freigegebenen Preislisten, Versionierung, Rabattfreigaben, Übernahme in Auftrag und Rechnung ohne Neueingabe.

  4. Kommunikation im Kundenkontext

    E-Mail, Telefonnotizen und – wo gewünscht – WhatsApp Business API aus der Kundenakte heraus, mit vollständiger Historie.

  5. Forderungen im Vertriebsblick

    Offene und überfällige Posten sowie Kreditlimit beim Auftrag sichtbar; automatisierte Zahlungserinnerungen.

Module & Funktionen

  • Leads & Quellen

    Erfassung aus Webformularen, E-Mail, Telefon, Messen und Empfehlungen; Dublettenprüfung; Zuweisungsregeln.

  • Pipeline & Aktivitäten

    Phasen, Wahrscheinlichkeit, Anrufe, Besuche und Aufgaben; Wiedervorlagen und überfällige Nachfasslisten je Mitarbeitendem.

  • Angebote

    Vorlagen mit Ihren AGB, Preislisten und Rabattregeln, Freigabe bei Ausnahmen, Versand als PDF per E-Mail, Versionen.

  • Aufträge & Rechnungen

    Vom Angebot zum Auftrag, Lieferstatus, Rechnungsstellung oder Übergabe an ERP/Buchhaltung, Kreditprüfung.

  • Forderungen & Mahnwesen

    Fälligkeitsstruktur, Zahlungszusagen, Erinnerungen per E-Mail/SMS/WhatsApp, Zahlungserfassung und Bankabgleich.

  • Kundenservice

    Reklamationen, Serviceanfragen und After-Sales-Tickets, verknüpft mit Kunde und Produkt.

  • Ziele & Leistung

    Ziele je Mitarbeitendem und Gebiet, Erreichung, Aktivitätskennzahlen, Gewinn-/Verlustgründe.

  • Berichte & Dashboards

    Pipeline-Wert, Abschlussquote, Umsatz nach Produkt/Kunde/Gebiet, offene Posten – geplant an die Geschäftsführung.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Von der Anfrage zum Angebot

  1. 1Die Anfrage kommt per Web, E-Mail oder Telefon und wird automatisch oder mit zwei Klicks zum Lead
  2. 2Der Lead wird mit Wiedervorlagedatum einem Mitarbeitenden zugewiesen
  3. 3Das Angebot entsteht aus der freigegebenen Preisliste
  4. 4Rabatte über der Schwelle gehen zur Freigabe an die Führungskraft
  5. 5Das Angebot wird versendet und auf Rückmeldung verfolgt

Disziplin beim Nachfassen

  1. 1Das System listet die heutigen Wiedervorlagen je Mitarbeitendem
  2. 2Anruf oder Besuch werden mit Ergebnis und nächstem Termin protokolliert
  3. 3Angebote ohne Rückmeldung werden nach einer Frist markiert
  4. 4Die Führungskraft sieht festgefahrene Vorgänge und kann umverteilen
  5. 5Gewonnene und verlorene Vorgänge erhalten einen Grund

Vom Auftrag zum Zahlungseingang

  1. 1Das angenommene Angebot wird mit Kreditprüfung zum Auftrag
  2. 2Der Lieferstatus kommt aus Lager oder ERP
  3. 3Rechnung und Fälligkeit sind für Vertrieb und Buchhaltung sichtbar
  4. 4Erinnerungen gehen vor und nach Fälligkeit hinaus
  5. 5Der Zahlungseingang wird erfasst, die Fälligkeitsstruktur aktualisiert sich

Integrationen

  • E-Mail und Kalender (Google Workspace / Microsoft 365)
  • Webformulare und Landingpages
  • Buchhaltung und ERP (DATEV-Export, lexoffice, sevDesk, individuelles ERP)
  • Bankabgleich und Zahlungsdienstleister
  • WhatsApp Business API, sofern gewünscht
  • SMS-Gateways
  • Telefonanlagen und Anrufprotokolle, sofern verfügbar
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Analyse des Vertriebsprozesses

    Wir setzen uns mit Vertrieb und Buchhaltung zusammen und verfolgen, wie eine Anfrage heute zu Geld wird – und wo es stockt.

  2. 02

    Pipeline- und Angebotskonzept

    Phasen, Preislisten, Rabattregeln und Vorlagen werden mit der Vertriebsleitung abgestimmt, bevor eine Maske entsteht.

  3. 03

    Umsetzung in Phasen

    Zuerst Leads und Pipeline, dann Angebote und Aufträge, danach Forderungen und Dashboards.

  4. 04

    Import & Schulung

    Bestehende Kundenlisten und offene Angebote werden übernommen; das Team wird auf Desktop und Mobilgerät geschult.

  5. 05

    Adoption & Betrieb

    Wir beobachten die Nutzung in den ersten Wochen, passen Masken an, wo das Team hängt, und entwickeln weiter.

Erwartete Ergebnisse

  • Keine vergessenen Anfragen

    Jeder Lead hat einen Verantwortlichen, einen Status und ein nächstes Datum.

  • Einheitliche Angebote und Preise

    Angebote stammen aus freigegebenen Listen und Vorlagen; Ausnahmen werden freigegeben, nicht improvisiert.

  • Forderungen früher im Griff

    Überfällige Posten sind beim Auftrag sichtbar und werden automatisch angemahnt.

  • Die Geschäftsführung sieht die Pipeline

    Erwarteter Umsatz, Abschlussquote und festgefahrene Vorgänge sind ohne Nachfragen sichtbar.

Sicherheit & Eigentum

  • Kundendaten bleiben im Unternehmen

    Hosting im eigenen Konto – auf Wunsch in der EU und DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag; verlässt jemand das Unternehmen, bleibt die Historie, der Zugang wird in einem Schritt entzogen.

  • Sichtbarkeit nach Rolle

    Vertriebsmitarbeitende sehen ihre Kunden, Führungskräfte ihre Teams, die Buchhaltung die Finanzsichten – mit Änderungsprotokoll.

  • Backups & Kontinuität

    Automatisierte, verschlüsselte Backups; die mobile App funktioniert bei Besuchen offline und synchronisiert später.

Häufige Fragen

Es ist um Ihre Angebotsformate, Kreditregeln, Kommunikationskanäle und Buchhaltungsanbindung herum gebaut – ohne monatliche Lizenz pro Nutzer. Passt ein Standard-CRM gut zu Ihnen, sagen wir das offen.

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