AutoProbaho

Analysieren & Konzipieren

Digitale Transformation in Phasen, die Ihr Unternehmen verkraftet

Digitale Transformation ist kein Softwarekauf, sondern die Reihenfolge, in der ein Unternehmen seine Kernarbeit – Aufträge, Bestand, Geld, Menschen, Reporting – aus Papier, Tabellen und Chatverläufen in vernetzte Systeme überführt, die ihm gehören. AutoProbaho plant diese Reihenfolge und setzt sie über alle fünf Ebenen unseres Leistungsstapels um: Analyse, Kernsystem, Integration, Automatisierung und Messung. Sie haben einen verantwortlichen Partner vom ersten Workshop bis zu den Dashboards, die Ihre Geschäftsführung jeden Morgen liest – mit einem Gründer, der die Anforderungen mehrerer größerer deutscher Unternehmen aus eigener Zusammenarbeit kennt und sie in Roadmaps für den Mittelstand übersetzt.

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Big-Bang-Projekte bleiben stecken; ungeplante wuchern

Zwei Fehlerbilder dominieren. Im ersten beauftragt ein Unternehmen eine große Plattform, wartet ein Jahr und geht mit einem System live, das nicht mehr zum Betrieb passt, für den es entworfen wurde – während das Team die ganze Zeit in Excel weitergearbeitet hat. Im zweiten kommen Werkzeuge einzeln hinzu, sobald ein Problem auftaucht: hier ein CRM, dort eine Buchhaltungs-App, fünf Messenger-Gruppen, drei Google Sheets. Jede Lösung ist für sich vernünftig; die Summe ist ein Labyrinth, aus dem niemand berichten kann.

Beides hat dieselbe Ursache: Es fehlt eine Roadmap, die das Unternehmensziel (schnellere Lieferung, korrekte Bestände, Monatsabschluss an einem Tag) mit einer Folge erreichbarer Schritte verbindet, von denen jeder sich trägt, bevor der nächste beginnt. Gut gemachte digitale Transformation ist im besten Sinne unspektakulär – alle acht bis zwölf Wochen eine Phase, jedes Mal eine sichtbare Verbesserung, und eine Systemlandschaft, die einfacher statt komplizierter wird.

Für wen geeignet

  • Inhabergeführte Unternehmen mit 20–500 Mitarbeitenden, die von Papier, Excel und Messenger zu belastbaren Systemen wechseln
  • Mittelständische Betriebe, die Auftragsabwicklung, Service und Reporting digitalisieren und dabei DSGVO- und GoBD-konform bleiben müssen
  • Hersteller, Händler und Dienstleister in Bangladesch, die auditfähige und kundenkonforme Prozesse benötigen
  • Nachfolgegenerationen, die einen Betrieb übernehmen, der nach den Gewohnheiten der Vorgänger läuft

Typische Probleme heute

  • Jede Abteilung hat ihre eigene Wahrheit

    Vertrieb, Lager und Buchhaltung führen getrennte Listen; der Abgleich ist eine wöchentliche Aufgabe mit jedes Mal anderem Ergebnis.

  • Wachstum vervielfacht Handarbeit

    Mehr Aufträge bedeuten mehr Tippen, mehr Anrufe, mehr Nachfassen – der Personalbedarf wächst schneller als der Umsatz.

  • Entscheidungen warten auf den Monatsabschluss

    Die Geschäftsführung erfährt von einem Margen- oder Bestandsproblem Wochen nach seinem Beginn.

  • Kunden und Prüfer erwarten digitale Nachweise

    Steuerprüfung, Kundenportale und Zertifizierungen verlangen zunehmend nachvollziehbare Datensätze statt Kopien.

  • Frühere Werkzeuge haben sich nicht durchgesetzt

    Software wurde gekauft, eingeführt und still wieder aufgegeben, weil niemand Einführung oder Integration verantwortete.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Transformations-Roadmap

    Ein Phasenplan, gebunden an Unternehmensziele, mit dem ersten System, den ersten Integrationen und Automatisierungen – nach Nutzen und Abhängigkeit geordnet.

  2. Fundament Kernsystem

    Ein individuelles ERP, CRM oder Portal – oder ein sauber integriertes Bestandssystem –, das zur einzigen Datenbasis für den Betrieb wird.

  3. Vernetzte Werkzeuglandschaft

    APIs und n8n-Workflows verbinden Buchhaltung, E-Commerce, WhatsApp, Google Workspace / Microsoft 365 und Zahlungsanbieter, damit Daten nur einmal erfasst werden.

  4. Automatisierung & KI, wo sie sich rechnet

    Freigabeprozesse, Belegverarbeitung, Reporting und KI-gestützte Bearbeitung von Anfragen und Dokumenten – phasenweise, sobald das Fundament trägt.

  5. Einführung & Governance

    Rollenbasierte Schulung auf Deutsch, Englisch oder Bengalisch, Prozessverantwortliche je Workflow und ein Review-Rhythmus, der die Roadmap nach dem Go-live am Leben hält.

Module & Funktionen

  • Digitaler Reifegrad

    Wo jede Abteilung heute bei Daten, Werkzeugen, Kompetenzen und Prozessdisziplin steht – die realistische Startlinie der Roadmap.

  • Ziel-Betriebsmodell

    Wie Auftragsabwicklung, Einkauf, Produktion, Service und Reporting digital funktionieren sollen – Rollen, Übergaben und Systemgrenzen.

  • Systemlandschaft & Architektur

    Welche Systeme zum Kern werden, welche integriert, welche abgelöst werden; Hosting-, Datenhoheits- und Sicherheitsentscheidungen einmal und früh getroffen.

  • Datenfundament

    Bereinigung der Stammdaten (Kunden, Artikel, Lieferanten, Kontenrahmen) und Migration aus Excel und Papier in das Kernsystem.

  • Phasenlieferung

    Jede Phase – ein Modul, eine Integration, eine Automatisierung – wird abgegrenzt, gebaut, mit echten Nutzern getestet und freigegeben, bevor die nächste beginnt.

  • Veränderungs- & Schulungsprogramm

    Praxisschulung je Rolle, Kurzreferenzen, Key-User in den Abteilungen und eine Rückkopplung in die nächste Phase; Einbindung des Betriebsrats, wo erforderlich.

  • KPI- & Reporting-Ebene

    Live-Dashboards, die während der Roadmap definiert werden, damit die Geschäftsführung sieht, ob jede Phase hält, was sie versprochen hat.

  • Steuerung & Review

    Monatliche Steuerungssitzung mit Geschäftsführung und Abteilungsleitungen; Umfang, Prioritäten und nächste Phase werden auf Basis von Fakten angepasst.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Vom Auftragsbuch zur Live-Auftragspipeline

  1. 1Die Analyse erfasst, wie Anfragen und Aufträge heute laufen
  2. 2Das Kern-Auftragsmodul geht für den Vertrieb live
  3. 3Anfragen aus E-Mail und WhatsApp fließen per Integration ins Modul
  4. 4Auftragsbestätigungen und Versandmeldungen werden automatisiert
  5. 5Die Geschäftsführung sieht offene Aufträge und Verzögerungen im Tages-Dashboard

Von der Excel-Bestandsliste zum verlässlichen Lager

  1. 1Artikelstamm und Anfangsbestände werden bereinigt und migriert
  2. 2Lageristen buchen Zu- und Abgänge mobil
  3. 3Bestellanforderungen lösen bei Mindestbestand automatisch aus
  4. 4Die Buchhaltung erhält Bestandswerte ohne Doppelerfassung
  5. 5Permanente Inventur ersetzt das jährliche Chaos

Vom Monatsabschluss-Stress zum tagesaktuellen Reporting

  1. 1Die Reporting-Lückenanalyse definiert die KPIs der Geschäftsführung
  2. 2Quellen werden angebunden: ERP, Buchhaltung, E-Commerce, Bank
  3. 3Berichte entstehen automatisch nach Zeitplan
  4. 4Ausnahmen (verspätete Aufträge, geringe Marge, überfällige Forderungen) lösen Hinweise aus
  5. 5Die Steuerungssitzung prüft dieselben Zahlen, die alle sehen

Integrationen

  • Buchhaltung (DATEV, lexoffice, sevDesk, Xero)
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • WhatsApp Business, E-Mail und SMS
  • E-Commerce und Marktplätze (Shopify, WooCommerce, Shopware)
  • Zahlungen und Banken (SEPA, Stripe, PayPal)
  • Personal-, Zeiterfassungs- und Lohnsysteme
  • Cloud-Datenbanken und BI-Werkzeuge
  • n8n Workflow-Automatisierung und KI-Dienste

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Bewerten & ausrichten

    Prozessanalyse und Reifegradbewertung; die Führung einigt sich auf die Ziele, denen die Transformation dienen soll.

  2. 02

    Roadmap & Architektur

    Phasenplan, Ziel-Systemlandschaft und Umfang der ersten Phase mit Aufwandsindikation – von Ihnen geprüft und freigegeben.

  3. 03

    Fundamentphase

    Das erste Kernmodul oder die erste Schlüsselintegration geht live, in der Regel innerhalb von 8–12 Wochen, mit Datenmigration und Schulung.

  4. 04

    Phase für Phase erweitern

    Weitere Module, Integrationen und Automatisierungen folgen in Inkrementen; jede wird an den zuvor definierten KPIs gemessen.

  5. 05

    Betreiben & optimieren

    Monitoring, Support und ein Steuerungsrhythmus halten die Landschaft gesund und die Roadmap in Bewegung.

Erwartete Ergebnisse

  • Eine vernetzte Landschaft

    Weniger Werkzeuge, klare Verantwortung, Daten einmal erfasst und überall wiederverwendet.

  • Nutzen in jeder Phase

    Verbesserungen kommen alle paar Wochen statt nach einem Jahr Wartezeit.

  • Akzeptanz, die bleibt

    Die Menschen nutzen die Systeme, weil sie in ihrer Sprache geschult und in die Gestaltung einbezogen wurden.

  • Führung mit Echtzeitdaten

    Die Geschäftsführung steuert mit den Zahlen von heute statt mit dem Abgleich vom Vormonat.

Sicherheit & Eigentum

  • Datenhoheit als Prinzip

    Systeme und Datenbanken laufen in Cloud-Konten, die Ihnen gehören; Hosting in der EU, wo die DSGVO es erfordert.

  • Compliance in jeder Phase

    GoBD-konforme Belege, Aufbewahrungsfristen, Auftragsverarbeitungsverträge und Änderungsprotokolle sind Anforderungen, keine Zusatzoptionen.

  • Kontinuität im Wandel

    Parallelbetrieb, getestete Rückfallpläne und dokumentierte Betriebshandbücher für jeden Go-live.

Häufige Fragen

Die Roadmap erstreckt sich meist über 12–24 Monate; die erste Phase – ein Kernmodul oder eine Schlüsselintegration – ist jedoch in der Regel nach 8–12 Wochen produktiv. Jede Phase ist so geschnitten, dass sie für sich eine sichtbare Verbesserung bringt.

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