AutoProbaho

Branche

Praxissoftware individuell entwickelt – Patienten, Befunde und Abläufe in einem Fluss

Praxen, MVZ, Labore und kleine Kliniken bewältigen täglich viele kleine Vorgänge – Termine, Untersuchungen, Befunde, Rezepte, Abrechnungen – meist verteilt auf Anmeldung, Telefon, Fax, Praxisverwaltungssystem und Zettel. AutoProbaho entwickelt Patienten-Workflow-, Portal- und Verwaltungssysteme, die bestehende Praxissoftware ergänzen statt ersetzen – mit Datenschutz und den realen Abläufen an Empfang und im Labor im Mittelpunkt. Unser Gründer bringt aus der Zusammenarbeit mit mehreren größeren deutschen Unternehmen die Sorgfalt mit, die sensible Daten verlangen.

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Termine am Telefon, Befunde per Fax, Rückfragen im Wartezimmer

Eine typische Praxis oder ein MVZ arbeitet mit einem Praxisverwaltungssystem für Abrechnung und Dokumentation – doch alles darum herum bleibt manuell: Terminanfragen per Telefon, Rezeptwünsche über den Anrufbeantworter, Befundnachfragen am Empfang, Überweisungen per Fax, Personalplanung in Excel. Für Patienten gibt es keine Selbstauskunft, für Mitarbeitende keine Übersicht über offene Aufgaben.

Mit wachsender Patientenzahl oder mehreren Standorten verlängern sich Wartezeiten, Rückrufe stapeln sich, Materialbestände werden gezählt statt gewusst und die Leitung sieht Auslastung und Durchlaufzeiten erst im Nachhinein. Große Klinikinformationssysteme sind für diese Betriebe zu schwer, und die Praxissoftware lässt sich selten um Portale, Automatisierung oder standortübergreifende Auswertungen erweitern.

Für wen geeignet

  • Arztpraxen, Gemeinschaftspraxen und MVZ mit mehreren Standorten
  • Labore und diagnostische Zentren mit Einsendern und Abholstellen
  • Zahnarzt-, Physiotherapie-, Augen- und Radiologiepraxen sowie Praxisketten
  • Kleine Kliniken, Tageskliniken und Reha-Einrichtungen

Typische Probleme heute

  • Telefon als Engpass

    Terminanfragen, Rezeptwünsche und Befundnachfragen laufen über dieselbe Leitung; der Empfang kommt nicht hinterher.

  • Befunde und Dokumente ohne digitalen Weg

    Ergebnisse werden ausgedruckt, gefaxt oder abgeholt; Patienten und Einsender fragen nach.

  • Kein System für Nachsorge

    Kontrolltermine, Recall und ausstehende Untersuchungen hängen von Gedächtnis oder Papierkalender ab.

  • Personal- und Materialplanung in Tabellen

    Dienstpläne, Urlaub, Verbrauchsmaterial und Sprechstundenbedarf werden nebeneinander in Excel geführt.

  • Zugriff ohne Nachvollziehbarkeit

    Wer wann welche Patientendaten eingesehen hat, ist nicht dokumentiert – ein Risiko für DSGVO und Schweigepflicht.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Terminverwaltung und Patientenportal

    Online-Terminbuchung, Erinnerungen, Anamnesebögen vorab, Rezept- und Überweisungsanfragen digital, DSGVO-konform.

  2. Befund- und Dokumentenworkflow

    Digitale Übermittlung von Befunden an Patienten und Einsender über ein geschütztes Portal, mit Freigabe und Zustellnachweis.

  3. Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem

    Schnittstellen zu PVS, Laborsoftware und Abrechnungssystemen, damit Daten einmal erfasst werden.

  4. Material- und Sprechstundenbedarf

    Chargen- und MHD-geführter Bestand für Verbrauchsmaterial, Reagenzien und Impfstoffe mit Nachbestellwarnung.

  5. Mitarbeiterportal und Leitungs-Dashboards

    Dienstplan, Urlaub, Aufgaben und Übergaben für das Team; Auslastung, Durchlaufzeiten und Standortvergleich für die Leitung.

Module & Funktionen

  • Patientenportal

    Terminbuchung, Formulare, Dokumentenabruf, sichere Nachrichten, Einwilligungen.

  • Termine & Ressourcen

    Kalender je Arzt und Raum, Slots, Warteliste, Ausfallverfolgung, Erinnerungen per SMS oder E-Mail.

  • Befund- & Dokumentenzustellung

    Freigabeworkflow, verschlüsselte Bereitstellung, Zustellnachweis, Einsenderportal für Labore.

  • Aufgaben & Rückrufe

    Rezeptwünsche, Rückrufe und offene Vorgänge in einer Aufgabenliste je Team.

  • Abrechnungsvorbereitung

    Leistungserfassung als Vorstufe für PVS oder Abrechnungsstelle, Privat- und Selbstzahlerrechnungen.

  • Material & Bestand

    Verbrauchsmaterial, Reagenzien, Impfstoffe; Chargen, MHD, Kühlkette, Bestellungen.

  • Personal & Dienstplan

    Schichten, Urlaub, Zeiterfassung, Vertretungen, Übergabenotizen.

  • Auswertungen

    Auslastung, Wartezeiten, Durchlaufzeiten, Recall-Quoten, Standortvergleich.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Terminanfrage bis Befund

  1. 1Der Patient bucht online und füllt den Anamnesebogen aus
  2. 2Der Termin erscheint im Kalender, die Erinnerung geht automatisch raus
  3. 3Die Leistung wird erfasst und an das PVS übergeben
  4. 4Der Befund wird freigegeben und im Portal bereitgestellt
  5. 5Der Patient erhält eine Benachrichtigung, der Abruf wird protokolliert

Rezept- und Rückrufwünsche

  1. 1Der Patient stellt die Anfrage im Portal statt am Telefon
  2. 2Die Anfrage landet in der Aufgabenliste des zuständigen Teams
  3. 3Der Arzt gibt frei oder lehnt mit Hinweis ab
  4. 4Der Patient wird automatisch informiert
  5. 5Offene und erledigte Anfragen sind für die Leitung sichtbar

Recall und Nachsorge

  1. 1Der Kontrollintervall wird beim Termin hinterlegt
  2. 2Das System erzeugt fällige Recalls
  3. 3Patienten erhalten eine Einladung mit Buchungslink
  4. 4Nicht reagierende Patienten kommen auf eine Nachfassliste
  5. 5Recall-Quoten werden je Leistung ausgewertet

Integrationen

  • Praxisverwaltungssysteme und Laborsoftware (Schnittstellen nach Verfügbarkeit, HL7/GDT/CSV)
  • E-Mail, SMS und Messenger-Benachrichtigungen
  • Kartenterminals und Zahlungsanbieter
  • Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice) für Privat- und Selbstzahlerrechnungen
  • Etikettendrucker und Barcode-Scanner
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • Kalender- und Videosprechstundenlösungen
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Patientenweg begleiten

    Wir verfolgen einen Patienten von der Anfrage bis zum Befund und listen jede Übergabe, jedes Telefonat und jeden Zettel.

  2. 02

    Erstes Modul wählen

    Meist Terminbuchung plus Portal oder der Befund- und Aufgabenworkflow.

  3. 03

    Prototyp mit Empfang und Ärzten

    Oberflächen werden mit dem Team getestet, das sie täglich nutzen wird.

  4. 04

    Anbindung und Go-live je Standort

    Schnittstellen zum PVS werden eingerichtet, ein Standort startet zuerst.

  5. 05

    Ausbau und Betrieb

    Material, Dienstplan und Dashboards folgen; Support während der Sprechzeiten.

Erwartete Ergebnisse

  • Weniger Telefonlast

    Termine, Rezeptwünsche und Befundabrufe laufen über das Portal statt über den Empfang.

  • Befunde kommen an

    Freigegebene Befunde werden digital zugestellt, Nachfragen und Ausdrucke sinken.

  • Nachsorge, die stattfindet

    Recalls werden systematisch erzeugt und nachverfolgt.

  • Leitung sieht den Betrieb

    Auslastung, Wartezeiten und Standortvergleich sind täglich verfügbar.

Sicherheit & Eigentum

  • DSGVO und Schweigepflicht

    Rollenbasierter Zugriff, Zugriffsprotokoll je Patientenakte, Datenminimierung, Auftragsverarbeitung und Löschkonzept.

  • Hosting und Verschlüsselung

    Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung oder bei einem EU-Anbieter, verschlüsselte Speicherung und Übertragung, getestete Backups.

  • Nachvollziehbarkeit

    Jede Freigabe, jede Änderung und jeder Dokumentenabruf wird mit Nutzer und Zeitpunkt protokolliert.

Häufige Fragen

Nein. Abrechnung und Dokumentation bleiben im PVS; wir bauen Portale, Workflows und Auswertungen darum herum und binden sie an, wo Schnittstellen verfügbar sind.

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