AutoProbaho

Branche

Lagerverwaltungssoftware und Warenwirtschaft, die Bestand, Aufträge und Zahlungen im Gleichschritt hält

Großhändler und Distributoren stehen zwischen Lieferanten, die in Paletten liefern, und hunderten Kunden, die in Stück bestellen. AutoProbaho entwickelt Lager- und Distributionssysteme – Bestand je Lagerort und Charge, Auftragserfassung, Kommissionierung, Auslieferung, Kreditkontrolle und Zahlungsabgleich – damit Lager, Vertrieb und Buchhaltung mit denselben Zahlen arbeiten. Die Erfahrung unseres Gründers mit mehreren größeren deutschen Unternehmen fließt in Datenqualität, Freigaben und Steuerberater-Anbindung ein.

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Bestand in Excel, Aufträge am Telefon, Kreditlimits im Kopf

Ein typischer Distributor betreibt mehrere Lager oder Niederlassungen, jede mit eigener Bestandsliste. Der Außendienst nimmt Aufträge per Telefon oder Messenger auf und gibt sie abends ins Büro; das Lager kommissioniert nach ausgedruckten Listen; Rechnungen werden später geschrieben; Kreditlimits kennt der Vertriebsleiter auswendig. Den genauen Bestand um 11 Uhr kennt niemand – nur den Stand vom Vorabend.

Mit wachsender Artikel- und Kundenzahl werden die Risse größer: Chargen mit kurzer Restlaufzeit fallen zu spät auf, gefragte Artikel liegen im falschen Lager, Fahrzeuge fahren halb voll, und der Zahlungseingang hinkt, weil die offene-Posten-Liste nie aktuell ist. Die Geschäftsführung sieht Umsatz, aber keine Marge je Kunde, Artikel oder Tour.

Für wen geeignet

  • Großhändler für Lebensmittel, Pharma, Elektronik und Baustoffe mit mehreren Standorten
  • Importeure und Distributoren, die Fachhandel, Einzelhandel und Institutionen beliefern
  • Kontraktlogistiker und Lagerdienstleister mit mehreren Mandanten
  • Handelsunternehmen mit Zoll- und Freilagerbeständen

Typische Probleme heute

  • Kein aktueller Bestand je Lagerort

    Zentrallager, Niederlassung und Fahrzeugbestand werden getrennt gezählt; Umlagerungen im Transit verschwinden aus jeder Liste.

  • Auftragserfassung ist langsam und fehleranfällig

    Aufträge kommen als Anrufe und Nachrichten und werden abgetippt – oft mit falschen Mengen oder Preisen.

  • Chargen und MHD werden von Hand geführt

    Ware mit kurzer Restlaufzeit fällt bei der Inventur auf, nicht bevor sie unverkäuflich wird.

  • Kredit und Forderungen unkontrolliert

    Offene Posten, Fälligkeiten und Limits liegen in Excel; der Vertrieb liefert über das Limit hinaus.

  • Marge je Kunde, Tour oder Artikel unbekannt

    Berichte zeigen Umsatz, nicht was jeder Kanal nach Konditionen und Retouren wirklich verdient.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Mehrlager-Warenwirtschaft und WMS

    Bestand je Lager, Lagerplatz, Charge und MHD; Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung, Verpackung und Umlagerung mit Barcode.

  2. Kunden- und Außendienst-Auftragssystem

    Mobile Auftragserfassung für den Außendienst, Kundenportal zur Selbstbestellung, Preislisten und Konditionen je Kanal.

  3. Auslieferung und Tourenverwaltung

    Beladung je Fahrzeug, Lieferbestätigung mobil, Retouren und Bruch direkt vor Ort.

  4. Kredit, Fakturierung und Zahlungsabgleich

    Kreditlimits, Fälligkeitsstruktur, Rechnungsstellung, Zahlungseingang und Abgleich mit Kontoauszügen.

  5. Distributions-Dashboards

    Reichweite je Artikel und Lager, Lieferfähigkeit, Kundenentwicklung, Marge je Tour und Forderungsstand.

Module & Funktionen

  • Artikel- & SKU-Stamm

    Einheiten und Gebinde, Barcodes, Warengruppen, Lieferantenzuordnung, Chargen- und MHD-Attribute.

  • Lageroperationen

    Wareneingang gegen Bestellung, Einlagerung auf Lagerplätze, Picklisten, Verpackung, Versand, Umlagerung, permanente Inventur.

  • Chargen- & MHD-Steuerung

    FEFO-Kommissionierung, Warnungen bei kurzer Restlaufzeit, gesperrter Bestand, Rückrufberichte.

  • Kunden- & Konditionsverwaltung

    Kundenstamm, Gebiete, Kreditlimits, Preislisten, Rabatte und Aktionen, offene-Posten-Auszüge.

  • Auftragsverwaltung

    Aufträge aus App, Portal, E-Mail oder Telefon; Verfügbarkeitsprüfung, Rückstände, Zuteilung über Lager hinweg.

  • Auslieferung & Retouren

    Beladung, Lieferscheine, Liefernachweis, Retouren und Bruch direkt vom Fahrzeug gebucht.

  • Einkauf & Lieferanten

    Bestellplanung nach Reichweite, Bestellungen, Einstandskosten bei Import, Lieferantenrechnungen.

  • Finanzen & Reporting

    Rechnungen, Zahlungseingänge, USt-Behandlung, DATEV-Export, Fälligkeitsanalyse, Margenauswertung und geplante Berichte.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Vom Kundenauftrag zur Auslieferung

  1. 1Der Außendienst erfasst den Auftrag mobil beim Kunden
  2. 2Das System prüft Bestand und Kreditlimit vor der Bestätigung
  3. 3Das Lager erhält eine nach Tour gruppierte Pickliste
  4. 4Das Fahrzeug wird beladen, die Lieferung per Unterschrift oder Foto bestätigt
  5. 5Die Rechnung wird automatisch gebucht, der offene Posten im Kundenauszug aktualisiert

Wareneingang und Einlagerung

  1. 1Die Bestellung entsteht aus Reichweitenvorschlägen
  2. 2Ware wird gegen die Bestellung mit Charge und MHD vereinnahmt
  3. 3Abweichungen werden erfasst und dem Lieferanten gemeldet
  4. 4Der Bestand wird auf Lagerplätze eingelagert und ist sofort verfügbar
  5. 5Einstandskosten aktualisieren die Artikelkosten für das Margenreporting

Forderungsmanagement

  1. 1Die Fälligkeitsliste markiert überfällige Kunden
  2. 2Der Außendienst erhält eine Nachfassliste auf dem Smartphone
  3. 3Zahlungseingänge werden per Kontoauszug oder bar gebucht
  4. 4Der Zahlungseingang wird automatisch den Rechnungen zugeordnet
  5. 5Die Kreditsperre wird aufgehoben, neue Aufträge laufen weiter

Integrationen

  • Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice, sevDesk, Xero)
  • Barcode-Scanner, Etikettendrucker und Handterminals
  • Bankschnittstellen und Kontoauszugsimport
  • E-Mail und Kundenportal für Bestellungen und Auszüge
  • E-Commerce- und Marktplatzkanäle (Shopware, Shopify)
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • Telematik / Fahrzeugortung (sofern genutzt)
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Lager- und Vertriebsrundgang

    Wir verfolgen Ware vom Eingang bis zur Auslieferung und Aufträge vom Kunden bis zur Rechnung und notieren jede Liste und Doppelerfassung.

  2. 02

    Artikel- und Kundenstamm bereinigen

    Artikel, Einheiten, Preislisten und Kundendaten werden konsolidiert, bevor etwas gebaut wird.

  3. 03

    Prototyp mit echten Touren

    Auftrags- und Kommissionierscreens werden mit Ihrem Außendienst und Lagerteam getestet.

  4. 04

    Go-live Standort für Standort

    Ein Standort zuerst, dann die übrigen – mit Schulung und Hypercare in den ersten Zyklen.

  5. 05

    Kredit, Auslieferung und Dashboards ergänzen

    Sobald Bestand und Aufträge stabil laufen, folgen Forderungen, Auslieferung und Management-Reporting.

Erwartete Ergebnisse

  • Bestand an jedem Ort bekannt

    Zentrallager, Niederlassung und Fahrzeug stimmen überein, Umlagerungen bleiben im Transit sichtbar.

  • Aufträge nur einmal erfasst

    Kundenaufträge laufen von App oder Portal zur Pickliste zur Rechnung ohne Abtippen.

  • MHD im Griff, bevor es Geld kostet

    FEFO-Kommissionierung und Warnungen halten Chargen mit kurzer Restlaufzeit in Bewegung.

  • Forderungen aktuell

    Offene Posten und Fälligkeiten sind live, Kreditentscheidungen fallen bei der Auftragserfassung.

Sicherheit & Eigentum

  • Getrennte Bestände und Daten

    Mandanten in der Kontraktlogistik oder Gesellschaften einer Gruppe halten Bestände, Preise und Berichte je Einheit getrennt.

  • Kontrollen bei Bestandsbewegungen

    Korrekturen, Abschreibungen und Retouren erfordern Freigaben und hinterlassen einen Änderungsverlauf.

  • GoBD und DSGVO

    Revisionssichere Belege für den Steuerberater, rollenbasierter Zugriff auf Kundendaten, Hosting in Ihrer eigenen Umgebung.

Häufige Fragen

Ja. Ein Kundenportal oder eine E-Mail-/EDI-Anbindung erzeugt Aufträge direkt – mit denselben Bestands- und Kreditprüfungen.

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