AutoProbaho

Beispielszenario

Distributor: Lagerbestand, Außendienst und Kunden in einem System

Ein Konsumgüter-Distributor wächst Standort um Standort, bis jedes Lager seine eigene Bestandsführung hat, jeder Außendienstmitarbeiter die Kundenkredite im Notizbuch führt und die Zentrale von einem Lieferengpass durch einen verärgerten Einzelhändler erfährt. Dieses Szenario zeigt, wie ein solcher Distributor Lager, Außendienstaufträge und Kundenbeziehungen auf ein System bringen könnte.

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Beispielszenario (anonymisiert)

Lager & Distribution

Ein Konsumgüter-Distributor mit drei Lagerstandorten und einem Außendienstteam, das Einzelhandelsgeschäfte in der Region Chattogram beliefert – Bestellungen per Telefon, Lagerbestand in Büchern, Kundenkredite in Notizbüchern.

Drei Lager, drei Versionen der Wahrheit

Der Distributor beliefert Einzelhandelsgeschäfte einer Region aus drei Lagern. Außendienstmitarbeiter besuchen die Geschäfte auf festen Touren, nehmen Bestellungen auf Papier oder telefonisch entgegen und melden sie nachmittags an das Lager. Jeder Lagerverwalter führt ein Bestandsbuch und eine tägliche Excel-Tabelle; die Zentrale erhält sie per WhatsApp und führt sie in einer Management-Datei zusammen. Kreditlimits und offene Posten der Geschäfte liegen teils im Buchhaltungsjournal, teils im Gedächtnis der Außendienstmitarbeiter.

Bestellungen werden unvollständig ausgeliefert, weil die Lagertabelle mittags schon veraltet war. Lieferwagen fahren mit dem falschen Sortiment los. Zahlungseingänge in bar, per bKash und Nagad werden Tage später erfasst, sodass niemand sagen kann, was ein Geschäft tatsächlich schuldet. Aktionen und Retouren werden ausdiskutiert. Die Geschäftsführung steuert das Unternehmen mit der zusammengeführten Tabelle der Vorwoche.

Interaktive Demonstration

Before

  • Bestellungen auf Papier oder telefonisch, nachmittags ans Lager gemeldet
  • Jedes Lager führt sein eigenes Buch und eine tägliche Excel-Tabelle
  • Die Zentrale führt per WhatsApp erhaltene Lagertabellen zusammen
  • Kundenkredite und Zahlungen in Notizbüchern und im Buchhaltungsjournal
  • Lieferengpässe fallen erst auf, wenn sich das Geschäft beschwert

After

  • Bestand je Lager auf Artikelebene mit Umlagerungen, Retouren und Nachbestellwarnungen
  • Außendienst erfasst Aufträge und Zahlungen offline in einer Smartphone-App
  • Lager kommissionieren aus Live-Aufträgen, bevor der Wagen beladen wird
  • Jedes Geschäft hat einen Datensatz: Besuche, Kredit, Rechnungen, Zahlungen
  • Dashboards zu Bestand, Abdeckung und Forderungen ersetzen die zusammengeführte Datei

Vorgehen bei der Einführung

  1. Analyse

    Touren mitfahren, in den Lagern sitzen

    Wir begleiten den Außendienst auf einer Tour, beobachten einen Tag lang Wareneingang und Versand in einem Lager und listen jedes Buch, jede Tabelle und jede WhatsApp-Gruppe auf.

  2. Konzept

    Lager- und Kundendatenmodell, App-Oberflächen

    Lager-, Artikel-, Kunden- und Tourenstrukturen werden mit Lagerverwaltern und erfahrenen Außendienstmitarbeitern entworfen; die App wird als klickbarer Prototyp auf deren eigenen Smartphones geprüft.

  3. Umsetzung

    Erst Bestand, dann App, dann CRM

    Zuerst geht der Bestandskern der Lager live, dann die Außendienst-App auf einer Tour, anschließend Kunden-CRM und Zahlungserfassung auf allen Touren.

  4. Migration & Schulung

    Eröffnungsbestand, Kundensalden und Schulung

    Der Eröffnungsbestand wird je Lager gezählt und geladen, die Kundensalden mit der Buchhaltung abgestimmt und der Außendienst auf der App geschult.

  5. Go-live & Optimierung

    Einführung Lager für Lager und monatliche Durchsicht

    Ein Lager nach dem anderen wechselt auf das System; in monatlichen Durchsichten kommen Herstellerberichte, Aktionsabwicklung und Langsamdreher-Analysen hinzu.

Dies ist ein illustratives, anonymisiertes Beispielszenario aus typischen Situationen dieser Branche – kein veröffentlichtes Kundenergebnis.

Was AutoProbaho entwickelt

  • Bestandskern für mehrere Lager

    Bestand je Lager auf Artikelebene, wo nötig mit Chargen und Haltbarkeit, Umlagerungen zwischen Standorten, Wareneingang von Herstellern, Bruch- und Retourenabwicklung sowie Nachbestellwarnungen je Lager.

  • Außendienst-App für die Auftragserfassung

    Eine Smartphone-App, die Historie, Kreditstatus und laufende Aktionen des Geschäfts zeigt, den Auftrag auf der Tour offline erfasst und bei Netzempfang synchronisiert – damit das Lager kommissionieren kann, bevor der Wagen beladen wird.

  • Kunden-CRM und Zahlungseingänge

    Jedes Geschäft als Kundendatensatz mit Besuchsplan, Kreditlimit, offenen Rechnungen und Zahlungsbuchungen – bar, bKash, Nagad oder Bank – noch am selben Tag aus dem Außendienst gebucht.

  • Versand, Fakturierung und Dashboards

    Picklisten und Lieferscheine je Fahrzeug, Rechnung bei Lieferung sowie Dashboards zu Lagerbestand, Tourenabdeckung, offenen Forderungen und Langsamdrehern, die die zusammengeführte Excel-Datei ersetzen.

Erwartete Ergebnisse

  • Kommissionierung aus dem Ist-Bestand

    Das Lager sieht den Auftrag des Außendiensts, sobald er erfasst ist, und kommissioniert gegen das, was tatsächlich im Regal liegt.

  • Kundensalden, auf die sich alle einigen

    Kredit, Rechnungen und Zahlungen liegen auf einem Kundendatensatz statt in Notizbüchern und Journalen.

  • Tagesaktuelle Sicht für die Zentrale

    Lagerbestand, Umsatz und Zahlungseingänge sind sichtbar, ohne auf die abendlichen WhatsApp-Dateien zu warten.

  • Weniger Streit auf der Tour

    Aktionen, Retouren und Bruch werden dort erfasst, wo sie entstehen – mit vollständiger Historie.

Häufige Fragen

Nicht durchgehend. In diesem Szenario erfasst die App Aufträge, Zahlungen und Besuchsnotizen offline und synchronisiert, sobald das Smartphone Empfang hat – eine übliche Anforderung auf ländlichen Touren.

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