AutoProbaho

Branche

CRM für Dienstleistungsunternehmen, das Anfragen, Projekte und Stunden in abgerechnete Leistung verwandelt

Beratungen, Kanzleien, Steuerberatungen, Agenturen und Ingenieurbüros verkaufen Expertise und Zeit. Ihre Abläufe – Anfragen, Angebote, Mandate, Leistungen, Stunden, Rechnungen – leben meist in E-Mail, Excel und einem Dutzend Ordnern. AutoProbaho entwickelt CRM-, Portal-, Projekt- und Abrechnungssysteme für Dienstleister; unser Gründer bringt dabei Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit mehreren größeren deutschen Unternehmen mit, sodass Anforderungen an Prozessqualität, Datenschutz und Abstimmung mit dem Steuerberater von Anfang an mitgedacht werden.

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Angebote in E-Mails, Stunden im Gedächtnis, Rechnungen am Monatsende

Ein typisches Unternehmen bearbeitet neue Anfragen in den Postfächern der Partner, schreibt Angebote auf Basis des letzten ähnlichen Dokuments und führt Mandate in einer geteilten Tabelle, die selten aktuell ist. Zeiten werden am Monatsende aus dem Kalender rekonstruiert, Dokumente per E-Mail-Anhang ausgetauscht, und Rechnungen gehen verspätet raus, weil niemand sicher ist, was vereinbart, geliefert und freigegeben wurde.

Die Folgen: nicht abgerechnete Leistung, langsamer Zahlungseingang, spät entdeckte Fristen und Mandanten, die den Stand ihres eigenen Vorgangs nicht einsehen können. Standard-CRMs sind für Produktvertrieb gebaut, nicht für Mandate mit Meilensteinen, Pauschalen, Fristen und Dokumentenverlauf – und werden nach wenigen Monaten wieder aufgegeben.

Für wen geeignet

  • Unternehmens-, Steuer- und Wirtschaftsprüfungsberatungen mit wiederkehrenden Fristen
  • Rechtsanwaltskanzleien mit Akten, Terminen und Dokumenten
  • Marketing-, Design- und IT-Agenturen mit Kundenprojekten und Retainern
  • Ingenieur-, Architektur- und Vermessungsbüros mit Leistungsphasen

Typische Probleme heute

  • Anfragen und Angebote sind persönlich, nicht institutionell

    Anfragen bleiben bei dem, der sie erhalten hat; Nachfassen und Angebotsversionen sind verstreut.

  • Mandatsstatus unklar

    Welche Leistungen fällig sind, wer woran arbeitet und was der Kunde freigegeben hat, klärt sich durch Herumfragen.

  • Zeiten und Auslagen werden rekonstruiert

    Stunden werden am Monatsende erinnert; Aufwand je Kunde und Ergebnis je Mandat bleiben Schätzungen.

  • Fristen von Hand geführt

    Abgabetermine, Verhandlungen und Verlängerungen stehen in persönlichen Kalendern und Tabellen.

  • Kunden ohne Selbstauskunft

    Dokumente, Rechnungen und Status werden per E-Mail oder Telefon erfragt und manuell beantwortet.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. CRM für Dienstleister

    Anfragen, Kontakte, Organisationen, Pipeline-Stufen, Angebote mit Versionen und Freigaben, Abschlussquoten.

  2. Mandats- und Projektverwaltung

    Mandate mit Meilensteinen, Aufgaben, Verantwortlichen, Fristen, Dokumenten und Kundenfreigaben.

  3. Zeit, Auslagen und Abrechnung

    Zeiterfassung am Desktop und mobil, Auslagen, Pauschalen und Retainer, Rechnungen aus freigegebener Leistung, Mahnwesen.

  4. Mandanten- und Kundenportal

    Kunden sehen Status, Dokumente, Rechnungen und Anfragen; laden Dateien hoch und geben Leistungen sicher frei.

  5. KI-gestützte Dokumenten- und Reporting-Workflows

    Angebote und Berichte aus Vorlagen entwerfen, eingehende Dokumente zusammenfassen, Dashboards zu Auslastung und Forderungen.

Module & Funktionen

  • Anfragen & Angebotspipeline

    Anfrageerfassung aus Web, E-Mail und Empfehlung; Angebotsvorlagen; Versionshistorie; Gewinn-/Verlustgründe.

  • Mandate & Projekte

    Umfang, Meilensteine, Aufgaben, Besetzung, Fristen, Notizen und Dokumentenlinks je Mandat.

  • Fristenkalender

    Wiederkehrende Abgaben, Verlängerungen, Termine und gesetzliche Fristen mit Erinnerung und Verantwortung.

  • Zeit & Auslagen

    Timer und Stundenzettel, Auslagen mit Belegen, Freigabe vor Abrechnung.

  • Abrechnung & Forderungen

    Retainer, Pauschalen, Stundenabrechnung, Rechnungen, Auszüge, Fälligkeiten und Mahnungen.

  • Dokumentenverwaltung

    Versionierte Dokumente je Mandat, Vorlagen, E-Signatur-Links, Aufbewahrungsregeln.

  • Kundenportal

    Sicherer Login, Status, Dokumente, Rechnungen, Anfragen und Freigaben je Kunde.

  • Auslastung & Ergebnis

    Stunden je Mitarbeiter und Kunde, Realisierung, Mandatsmarge, Pipeline- und Forderungs-Dashboards.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Von der Anfrage zum Mandat

  1. 1Die Anfrage kommt über Website, Empfehlung oder E-Mail in die Pipeline
  2. 2Der Partner qualifiziert und weist zu; das Angebot entsteht aus einer Vorlage
  3. 3Das Angebot wird versendet, verfolgt und mit Versionshistorie überarbeitet
  4. 4Die Annahme wandelt das Angebot in ein Mandat mit Meilensteinen
  5. 5Der Kunde erhält Portalzugang und die Kick-off-Checkliste

Von der Leistung zur Rechnung

  1. 1Mitarbeitende buchen Zeiten und Auslagen auf Aufgaben
  2. 2Die Leitung prüft und gibt wöchentlich frei
  3. 3Meilenstein oder Periodenende erzeugt einen Rechnungsentwurf
  4. 4Die Rechnung wird freigegeben und mit Leistungsnachweis versendet
  5. 5Der Zahlungseingang wird abgeglichen, Mahnungen laufen automatisch

Fristenmanagement

  1. 1Die wiederkehrende Pflicht wird je Kunde mit Vorlaufzeit angelegt
  2. 2Die Erinnerung geht an Verantwortliche und Kunde
  3. 3Unterlagen werden über das Portal angefordert
  4. 4Die Arbeit wird abgeschlossen und der Nachweis abgelegt
  5. 5Der nächste Termin wird automatisch geplant

Integrationen

  • E-Mail und Kalender (Google Workspace / Microsoft 365)
  • Buchhaltung (DATEV, lexoffice, sevDesk, Xero)
  • E-Signatur-Dienste
  • Cloud-Speicher (OneDrive, SharePoint, Google Drive)
  • Bankschnittstellen und Zahlungsanbieter
  • Website-Formulare und LinkedIn-Anfragen
  • Videokonferenz und Terminbuchung
  • n8n Workflow-Automatisierung und KI-Dienste

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Mandatslebenszyklus erfassen

    Wir verfolgen ein Mandat von der Anfrage bis zum Zahlungseingang und notieren jede E-Mail, Tabelle und jeden Ordner.

  2. 02

    Erstes Modul wählen

    Meist Pipeline plus Mandate oder Zeit und Abrechnung – dort, wo am meisten Umsatz verloren geht.

  3. 03

    Prototyp mit Partnern und Team

    Oberflächen werden mit denen geprüft, die Zeiten buchen, Leistung freigeben und mit Kunden sprechen.

  4. 04

    Migration und Go-live

    Kontakte, offene Mandate und Vorlagen werden übernommen; ein Team oder Fachbereich startet zuerst.

  5. 05

    Portal, Automatisierung und Dashboards

    Kundenportal, Dokumentenautomatisierung und Auslastungsreporting folgen.

Erwartete Ergebnisse

  • Jede Anfrage nachverfolgt

    Anfragen und Angebote gehören dem Unternehmen, mit klaren nächsten Schritten und Verantwortlichen.

  • Mandate für alle sichtbar

    Status, Fristen und Zuständigkeiten sind ohne Nachfragen erkennbar.

  • Leistung wird abgerechnet, wie sie entsteht

    Zeiten und Meilensteine fließen in Rechnungen; nicht abgerechnete Leistung und Überfälliges sind sichtbar.

  • Kunden über das Portal betreut

    Weniger Status-E-Mails; Dokumente und Freigaben an einem sicheren Ort.

Sicherheit & Eigentum

  • Mandantengeheimnis und Vertraulichkeit

    Zugriff auf Mandatsebene, sodass Mitarbeitende nur ihre Kunden sehen; Portaltrennung je Kunde; Zugriffsprotokoll auf Dokumente.

  • DSGVO und Berufspflichten

    Aufbewahrungsregeln, verschlüsselte Speicherung, Hosting in Ihrer Umgebung oder in der EU, Auftragsverarbeitung nach Ihren Vorgaben.

  • Freigaben und Änderungsverlauf

    Zeitfreigaben, Rechnungsfreigaben und Dokumentenversionen werden mit Nutzer und Zeit protokolliert; GoBD-konforme Belege.

Häufige Fragen

Weil es um Mandate, Fristen und Abrechnung herum gebaut ist – so, wie Ihr Unternehmen arbeitet – und das Team es nutzt, weil Zeiten und Rechnungen davon abhängen.

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