AutoProbaho

Beispielszenario

Beratungsgesellschaft: ein Portal für Mandate, Dokumente und Freigaben

Eine Steuer- und Beratungsgesellschaft verkauft die Zeit und das Urteilsvermögen ihrer Mitarbeitenden – und doch geht viel dieser Zeit dafür drauf, Unterlagen anzumahnen, Dateien erneut zu versenden und zu klären, wer was freigegeben hat. Dieses Szenario zeigt, wie eine Gesellschaft mit in- und ausländischen Mandanten Mandate, Mandantendokumente, Zeiterfassung und Freigaben in einem Portal zusammenführen könnte – intern für das Team, extern für die Mandanten.

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Beispielszenario (anonymisiert)

Professionelle Dienstleistungen

Eine mittelgroße Steuer- und Beratungsgesellschaft mit lokalen Unternehmen und ausländisch beherrschten Gesellschaften als Mandanten – Mandate in E-Mail-Verläufen und auf Netzlaufwerken, Stundenzettel in Excel, Freigaben im Chat.

Die Arbeit ist ausgezeichnet – der Weg, den sie nimmt, nicht

Die Gesellschaft betreut Buchführung, Steuererklärungen, Prüfungen und Beratungsprojekte für einen gemischten Mandantenstamm – lokale Unternehmen und eine wachsende Zahl ausländisch beherrschter Gesellschaften. Jedes Mandat lebt in einem E-Mail-Verlauf, einem Ordner auf dem Netzlaufwerk und im Gedächtnis eines Partners. Mandanten schicken Unterlagen per WhatsApp und E-Mail in beliebigem Format; Mitarbeitende mahnen Fehlendes von Hand an. Stundenzettel sind monatlich versandte Excel-Dateien, und Freigaben für Auslagen, Urlaub und Mandantenlieferungen laufen über den Chat.

Fristen stehen in persönlichen Kalendern, sodass eine Abgabe gelegentlich spät auffällt. Zwei Mitarbeitende fordern beim selben Mandanten dasselbe Dokument an. Die Partner können ohne Nachfrage nicht sehen, welche Mandate im Plan sind, welche auf den Mandanten warten und wie viel Zeit bereits in ein Festpreismandat geflossen ist. Mandantenfragen zum Stand ihrer Erklärung werden durch Suchen in Postfächern beantwortet.

Interaktive Demonstration

Before

  • Jedes Mandat lebt in einem E-Mail-Verlauf, einem Netzlaufwerksordner und im Gedächtnis eines Partners
  • Mandanten schicken Unterlagen per WhatsApp und E-Mail; Fehlendes wird von Hand angemahnt
  • Stundenzettel als monatliche Excel-Dateien
  • Freigaben für Auslagen, Urlaub und Ergebnisse laufen über den Chat
  • Fristen in persönlichen Kalendern

After

  • Jedes Mandat ist ein Datensatz mit Meilensteinen und gesetzlichen Fristen
  • Mandanten laden gegen eine Checkliste im eigenen Portal hoch; Erinnerungen automatisch
  • Zeiten je Mandat am Desktop oder Smartphone erfasst
  • Freigaben mit vollständiger Historie; Ergebnisse nach Freigabe freigeschaltet
  • Partner-Dashboard zu Mandatsstatus, Zeit und offenen Leistungen

Vorgehen bei der Einführung

  1. Analyse

    Ein Mandat von Anfang bis Ende verfolgen

    Wir verfolgen ein Mandat von der Annahme bis zum fertigen Ergebnis durch Postfächer, Laufwerke und Chat und listen jede Anfrage, Freigabe und Übergabe auf dem Weg auf.

  2. Konzept

    Mandatsmodell, Portalrollen und Freigaberegeln

    Mandatsarten, Meilensteine, Dokumenten-Checklisten, Mandanten- und Mitarbeiterrollen sowie Freigabeschritte werden mit Partnern und Managern entworfen und als klickbare Prototypen geprüft.

  3. Umsetzung

    Erst internes Portal, dann Mandantenportal, dann Dashboards

    Mandate, Fristen und Zeiterfassung gehen zuerst für das Team live; das Mandantenportal folgt für eine Pilotgruppe, danach Dashboards und Anbindungen.

  4. Migration & Schulung

    Aktive Mandate laden, Mandanten einführen, schulen

    Aktive Mandate, Checklisten und offene Positionen werden übernommen; Mitarbeitende werden auf ihren Oberflächen geschult, Pilotmandanten mit einer kurzen Anleitung eingeladen.

  5. Go-live & Optimierung

    Pilot, kanzleiweite Einführung, vierteljährliche Durchsicht

    Der Pilot läuft kurz parallel zur E-Mail; danach wird das Portal für alle Mandanten zur Akte, und vierteljährliche Durchsichten ergänzen Berichte und Anbindungen.

Dies ist ein illustratives, anonymisiertes Beispielszenario aus typischen Situationen dieser Branche – kein veröffentlichtes Kundenergebnis.

Was AutoProbaho entwickelt

  • Mandats- und Fristenrückgrat

    Jedes Mandat als Datensatz mit Art, Mandant, verantwortlichem Team, Meilensteinen und gesetzlichen Fristen sowie ein kanzleiweiter Kalender, was wann fällig ist – sichtbar nach Rolle, nicht nach Gedächtnis.

  • Mandantenportal mit Dokumentenanforderung

    Mandanten melden sich an, sehen ihre Mandate, laden angeforderte Unterlagen gegen eine Checkliste hoch, sehen Ergebnisse und stellen Fragen – mit automatischen Erinnerungen für ausstehende Positionen.

  • Zeiterfassung, Auslagen und Freigabe-Workflows

    Zeiten je Mandat am Desktop oder Smartphone erfasst, Auslagen und Urlaubsanträge mit vollständiger Historie an die zuständige Person geleitet, und Ergebnisse erst nach Partnerfreigabe an den Mandanten freigeschaltet.

  • Management-Dashboard und Prüfpfad

    Partner sehen Mandatsstatus, anstehende Fristen, Zeit gegen Budget und noch nicht abgerechnete Leistungen; jeder Zugriff auf Mandantendokumente und jede Freigabe wird protokolliert.

Erwartete Ergebnisse

  • Fristen sind für die Kanzlei sichtbar, nicht nur für die Person

    Gesetzliche und Mandantenfristen liegen am Mandat und in einem gemeinsamen Kalender.

  • Unterlagen werden einmal angefordert

    Der Mandant sieht eine Checkliste; das Team sieht, was eingegangen ist und was noch fehlt.

  • Freigaben mit Historie

    Auslagen, Urlaub und Ergebnisse durchlaufen definierte Schritte, die jede berechtigte Person nachvollziehen kann.

  • Partner sehen den Stand der Kanzlei

    Mandatsstatus, Zeit und offene Leistungen stehen auf einem Dashboard statt im Montagsmeeting.

Häufige Fragen

Jeder Mandant sieht nur seine eigenen Mandate und Dokumente; der Zugriff der Mitarbeitenden ist nach Mandat und Rolle begrenzt; Ansichten und Downloads werden protokolliert; die Daten liegen auf von der Kanzlei kontrollierter Infrastruktur mit verschlüsselten Backups. Aufbewahrung und Löschung folgen der Kanzleirichtlinie, der DSGVO und den Regeln der betreuten Rechtsordnungen.

Passende Lösungen

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