AutoProbaho

Messen, Betreiben & Wachsen

BI-Dashboards, die die Zahlen von heute noch heute zeigen

Jedes System, das Sie betreiben, erzeugt Daten; nur wenige davon erreichen die Entscheider rechtzeitig. AutoProbaho konzipiert und entwickelt Analytics- und BI-Dashboards auf Basis Ihrer ERP-, CRM-, Buchhaltungs-, E-Commerce- und Produktionssysteme – wenige, gut gewählte Kennzahlen je Rolle, automatisch aktualisiert, mit Drill-down bis zum Einzelbeleg und Hinweisen, sobald ein Wert aus dem Rahmen fällt. Kein Zusammenbauen von Tabellen zum Monatsende, kein Streit darüber, wessen Zahl stimmt. Was Controlling und Geschäftsführung größerer deutscher Unternehmen von Kennzahlen erwarten, kennt unser Gründer aus direkter Zusammenarbeit – dieser Anspruch prägt auch Dashboards für den Mittelstand.

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Berichte kommen spät, widersprechen sich und beantworten die Frage vom letzten Monat

Der typische Managementbericht entsteht von Hand: Exporte aus drei Systemen, in eine Arbeitsmappe eingefügt, bereinigt von jemandem, der weiß, welche Spalten zu ignorieren sind, und eine Woche nach Periodenende als PDF verteilt. Bis dahin ist der Ladenhüter eine Woche älter, die überfällige Forderung eine Woche überfälliger, und der Auftrag mit schwacher Marge bereits versandt. Jede Abteilung bringt ihre eigene Version mit, und die Besprechung verbringt die ersten zwanzig Minuten mit dem Abgleich von Zahlen statt mit Entscheidungen.

Dashboard-Werkzeuge allein lösen das nicht. Power BI oder Looker Studio auf unaufgeräumte Quellen zu richten, erzeugt schöne Diagramme auf unzuverlässigen Daten. Nützlich wird ein BI-Dashboard durch die Arbeit darunter: Definitionen vereinbaren (was zählt als Auftrag, ab wann ist Bestand „langsam“), Quellen sauber anbinden, die Daten einmal modellieren und die Handvoll Kennzahlen wählen, die jede Rolle wirklich im Blick haben sollte.

Für wen geeignet

  • Inhaber und Geschäftsführer, die Umsatz, Bestand, Liquidität und Produktion jeden Morgen auf einem Bildschirm sehen möchten
  • Mittelständische Unternehmen, die Controlling-Dashboards benötigen, die mit DATEV abstimmen und den Steuerberater überzeugen
  • Fertigungs-, Handels- und E-Commerce-Unternehmen mit Daten verteilt über ERP, Buchhaltung und Marktplätze
  • Finanz- und Betriebsleiter, die es leid sind, Monatspakete von Hand zusammenzustellen

Typische Probleme heute

  • Reporting ist Handarbeit

    Jemand verbringt jeden Monat Tage damit, Exporte in eine Arbeitsmappe zu kopieren; ist die Person im Urlaub, steht das Reporting.

  • Zahlen passen nicht zusammen

    Vertrieb, Lager und Finanzen präsentieren jeweils andere Summen, weil sie Begriffe und Zeiträume unterschiedlich fassen.

  • Erkenntnis kommt zu spät zum Handeln

    Probleme bei Marge, Bestandsalter oder Forderungen tauchen nach der Periode auf, nicht solange sie noch behebbar sind.

  • Zu viele Diagramme, zu wenig Signal

    Dashboards mit vierzig Kacheln, die niemand liest; die drei wichtigen sind vergraben.

  • Kein Drill-down

    Eine Zahl wirkt falsch, und der einzige Weg zur Prüfung ist, jemanden um einen weiteren Export zu bitten.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Kennzahlensystem je Rolle

    Geschäftsführung, Finanzen, Vertrieb, Betrieb und Produktion erhalten jeweils die wenigen Kennzahlen, die sie brauchen, mit vereinbarten Definitionen und Zielwerten – in Workshops festgelegt, nicht geraten.

  2. Datenmodell & Pipeline

    Quellen per API oder n8n an eine Reporting-Datenbank angebunden; Daten einmal bereinigt und modelliert, sodass jedes Dashboard dieselben Fakten nutzt.

  3. Interaktive Dashboards

    Umgesetzt in Metabase, Power BI, Looker Studio oder als individuelles Web-Dashboard – Filter, Drill-down bis zur Transaktion, mobiltauglich, auf Deutsch, Englisch oder Bengalisch.

  4. Geplante Berichte & Hinweise

    Tages-, Wochen- und Monatspakete per E-Mail, Teams oder WhatsApp; Schwellenwert-Hinweise zu Bestand, Forderungen, Marge und Lieferperformance.

  5. Governance & Dokumentation

    Datenwörterbuch, Verantwortliche je Kennzahl, Aktualisierungspläne und Zugriffsrechte, damit die Zahlen nach dem Go-live vertrauenswürdig bleiben.

Module & Funktionen

  • Vertriebs- & Margenanalyse

    Umsatz nach Produkt, Kunde, Region und Kanal; Rohertrag je Auftrag; Angebots-Auftrags-Quote; Pipeline und Aktivitäten des Vertriebsteams.

  • Bestand & Lager

    Bestandswert und -alter, Langsam- und Ladenhüter, Fehlmengen, Lieferbereitschaft, Umschlag je Artikel und Standort, Nachbestellhinweise.

  • Produktion & Qualität

    Ausbringung je Linie und Schicht, Effizienz, Ausschuss, termingerechte Fertigstellung, WIP, Stillstandsgründe.

  • Finanzen & Liquidität

    Fälligkeitsstruktur von Forderungen und Verbindlichkeiten, Liquiditätsstatus, Kostentrends, Umsatzsteuerübersicht, Plan-Ist-Vergleich, abgestimmt mit DATEV.

  • Kunden & Service

    Auftragsdurchlaufzeit, Liefertreue, Reklamationen und Retouren, Reaktionszeit per E-Mail und Messenger, Kundenwert.

  • E-Commerce & Marketing

    Bestellungen und Umsatz je Kanal (Shop, Amazon, Marktplätze), Retourenquoten, Kampagnenleistung, Kosten je Bestellung.

  • Personal & Zeiterfassung

    Mitarbeiterzahl, Anwesenheits- und Überstundentrends, Abwesenheitsmuster, Produktivität je Team – wo Daten vorliegen.

  • Management-Übersicht

    Ein Bildschirm für die Geschäftsführung: Umsatz von gestern, Liquidität, offene Aufträge, Bestandswarnungen, überfällige Forderungen und Ausnahmen, die eine Entscheidung brauchen.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Morgen-Dashboard der Geschäftsführung

  1. 1Die nächtliche Pipeline holt Umsatz, Zahlungen und Bestand aus ERP, Zahlungsanbieter und Bank
  2. 2Kennzahlen werden gegen Ziel und Vorperiode berechnet
  3. 3Ausnahmen markiert: überfällige Forderungen, Fehlmengen, margenschwache Aufträge
  4. 4Dashboard aktualisiert, Zusammenfassung um 08:00 Uhr per Teams oder E-Mail
  5. 5Die Geschäftsführung bohrt jede Zahl bis zur Transaktion auf

Wöchentliche Vertriebsbesprechung

  1. 1Pipeline, Abschlussquote und Umsatz je Mitarbeiter aus CRM und ERP
  2. 2Vergleich mit den vier Vorwochen und dem Ziel
  3. 3Größte verlorene Abschlüsse und liegengebliebene Leads aufgelistet
  4. 4Die Besprechung läuft aus dem Live-Dashboard, ohne Folien
  5. 5Maßnahmen werden ins CRM zurückgeschrieben

Monatsabschluss-Finanzpaket

  1. 1Buchhaltungs-, Forderungs- und Bestandsdaten automatisch abgestimmt
  2. 2Abweichungen gegen den Plan berechnet
  3. 3PDF-Paket mit Kommentarfeldern für die Finanzabteilung erzeugt
  4. 4An Geschäftsführung und Steuerberater verteilt
  5. 5Mit dem zugrunde liegenden Datenstand archiviert

Integrationen

  • Individuelle oder Standard-ERP- und CRM-Systeme
  • Buchhaltung (DATEV, lexoffice, sevDesk, Xero)
  • E-Commerce & Marktplätze (Shopify, WooCommerce, Shopware, Amazon)
  • Zahlungsanbieter & Banken (SEPA-Kontoauszüge, Stripe, PayPal)
  • Google Sheets / Excel als kontrollierte Quellen
  • Cloud-Datenbanken (PostgreSQL, MySQL, BigQuery)
  • BI-Werkzeuge (Metabase, Power BI, Looker Studio, Grafana)
  • n8n für Pipelines, Zeitsteuerung und Hinweiszustellung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Kennzahlen-Workshop

    Jede Rolle benennt die Entscheidungen, die sie trifft, und die Zahlen, die sie dafür braucht; wir vereinbaren Definitionen, Quellen und Zielwerte.

  2. 02

    Quellen- & Datenmodellentwurf

    Anbindungen, Aktualisierungsfrequenz, Bereinigungsregeln und ein Reporting-Modell dokumentiert und freigegeben.

  3. 03

    Pipeline & erste Dashboards

    Daten fließen, Management-Übersicht und ein Abteilungs-Dashboard sind live – typischerweise innerhalb von 4–6 Wochen.

  4. 04

    Iteration mit den Nutzern

    Zwei bis drei Prüfrunden mit echten Nutzern; Kacheln werden ebenso oft entfernt wie hinzugefügt.

  5. 05

    Hinweise, Schulung & Übergabe

    Geplante Berichte und Hinweise aktiviert; Nutzer geschult; Dokumentation und Zugänge übergeben; optional Managed Support.

Erwartete Ergebnisse

  • Tagesaktuelle Sicht

    Umsatz, Liquidität und Bestand von gestern liegen jeden Morgen vor, ohne dass jemand sie zusammenstellt.

  • Eine abgestimmte Version der Zahlen

    Abteilungen diskutieren Maßnahmen, nicht, wessen Tabelle stimmt.

  • Probleme erkannt, solange sie behebbar sind

    Hinweise zu alterndem Bestand, überfälligen Forderungen und schwacher Marge kommen innerhalb der Periode.

  • Weniger Reporting-Aufwand

    Das Monatspaket baut sich selbst; die Finanzabteilung prüft und kommentiert, statt zu kopieren.

Sicherheit & Eigentum

  • Zeilen- und rollenbasierter Zugriff

    Vertriebsmitarbeitende sehen ihre Region, Führungskräfte ihre Abteilung, die Geschäftsführung alles – durchgesetzt in der Datenschicht, nicht nur im Dashboard.

  • Daten bleiben in Ihren Konten

    Reporting-Datenbank und BI-Werkzeug laufen in Infrastruktur, die Ihnen gehört, in der EU; keine Kopie in fremde Analytics-Clouds, es sei denn, Sie entscheiden sich bewusst dafür.

  • Nachvollziehbarkeit

    Jede Kennzahl ist bis zu Quellbelegen und Definition rückverfolgbar; Aktualisierungsprotokolle und Änderungshistorie am Modell.

Häufige Fragen

Das, was zu Team und Budget passt: Metabase (Open Source, selbst gehostet), Power BI (Microsoft-365-Umgebungen), Looker Studio (Google Workspace) oder ein individuelles Web-Dashboard, wenn Interaktivität oder Gestaltung es verlangen. Das Datenmodell darunter ist werkzeugunabhängig.

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