AutoProbaho

Das Kernsystem bauen

CRM-Entwicklung, die dem Vertrieb folgt – nicht umgekehrt

Ein CRM funktioniert nur, wenn der Vertrieb es nutzt – und das tut er nur, wenn es seine Arbeitsweise abbildet. AutoProbaho konzipiert und entwickelt CRM-Systeme rund um Ihre Pipeline, Ihre Kundentypen und Ihre Kanäle – Telefon, E-Mail, Außendienst und Messenger – damit jeder Lead, jedes Angebot und jede Wiedervorlage an einem Ort liegt und nicht im Kopf einzelner Mitarbeitender.

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Kundenwissen steckt in Postfächern, nicht im Unternehmen

In vielen mittelständischen Betrieben verteilt sich die Historie eines Kunden auf das Outlook-Postfach eines Vertriebsmitarbeiters, ein paar Excel-Listen, Notizen aus Besuchsberichten und die Rechnungsliste der Buchhaltung. Wechselt die Person oder ist sie länger abwesend, geht die Beziehung mit. Die Geschäftsführung sieht nicht, welche Angebote offen sind, welche nie nachgefasst wurden und warum die Prognose des letzten Quartals nicht gehalten hat.

Standard-SaaS-CRMs versprechen Abhilfe, sind aber um einen amerikanischen Inside-Sales-Trichter herum gebaut. Sie kosten pro Nutzer, verstecken benötigte Felder in höheren Tarifen, verarbeiten Daten außerhalb der EU und lassen sich selten sauber mit ERP, Warenwirtschaft, DATEV oder Ihrem Angebotswesen verbinden. Nach einigen Monaten arbeitet das Team wieder mit Tabellen.

Für wen geeignet

  • Handels- und Distributionsunternehmen sowie B2B-Zulieferer mit Außendienst und Stammkunden
  • Dienstleister, Agenturen und Beratungen, die anbieten, nachfassen und Verträge verlängern
  • Fertigungsbetriebe und Exporteure mit langen Vertriebszyklen, Mustern und Rahmenverträgen
  • Geschäftsführer, die die gesamte Pipeline sehen möchten, ohne jeden Mitarbeitenden einzeln zu fragen

Typische Probleme heute

  • Leads gehen verloren

    Anfragen kommen per Telefon, Website, E-Mail und Messenger. Niemand weiß, welche beantwortet und welche vergessen wurden.

  • Angebote ohne Nachfassen

    Ein Angebot geht raus und wird nie nachgefasst. Der Kunde kauft woanders, und der Verlust wird nie ausgewertet.

  • Keine gemeinsame Kundenhistorie

    Vereinbarte Preise, die Reklamation vom letzten Monat, der eigentliche Entscheider – alles im Gedächtnis einer Person.

  • Prognosen sind Schätzungen

    Monatsziele werden in einer manuell gepflegten Tabelle verfolgt; die Lücke fällt erst zum Monatsende auf.

  • Lizenzkosten pro Nutzer

    Ein neuer Junior-Verkäufer oder Innendienst-Mitarbeiter sollte die Softwarekosten nicht erhöhen.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Eine Pipeline, die Ihrem Vertriebszyklus entspricht

    Phasen, Felder und Regeln aus Ihrem Prozess abgeleitet – Ausschreibung, Händlernetz, Projektgeschäft oder Exportkunde – statt aus einer generischen Vorlage.

  2. Kontakt- und Kundenverwaltung

    Firmen, Ansprechpartner, Standorte, Zahlungsbedingungen, vereinbarte Konditionen und der vollständige Verlauf von Anrufen, Besuchen, Angeboten und Aufträgen.

  3. Angebotswesen und Auftragsübergabe

    Angebote aus Preislisten, Freigabe bei Bedarf, Umwandlung in Aufträge und Übergabe an ERP, Warenwirtschaft oder Rechnungsstellung.

  4. Kanalübergreifender Posteingang

    E-Mail, Webformulare, Telefon und WhatsApp Business landen als Leads mit Verantwortlichem und Fälligkeit im System.

  5. Dashboards und Wiedervorlagen

    Pipeline-Wert je Phase, überfällige Aufgaben, Gewinn-/Verlustgründe und Tageszusammenfassungen – mobil sichtbar, ohne nachzufragen.

Module & Funktionen

  • Lead-Erfassung & Zuweisung

    Web, E-Mail, Telefon, Messe und Messenger mit Quellenverfolgung, Dublettenprüfung und automatischen Zuweisungsregeln.

  • Pipeline & Chancen

    Konfigurierbare Phasen, erwarteter Wert und Abschlussdatum, Checklisten je Phase, Warnung bei stillstehenden Vorgängen.

  • Kunden & Ansprechpartner

    Kundenstamm gemeinsam mit dem ERP, Entscheider, Standorte, Kreditlimit und Zahlungsverhalten.

  • Angebote & Preislisten

    Artikelkatalog, gestaffelte Preise je Kundengruppe, Rabattfreigaben, PDF-Angebote auf Deutsch oder Englisch.

  • Aktivitäten & Außendienst

    Anrufe, Termine, Besuchsberichte, Aufgaben und Wiedervorlagen; offline nutzbar, spätere Synchronisation.

  • Service & Reklamationen

    Tickets, Gewährleistungsfälle und Serviceeinsätze am Kundendatensatz, Eskalation nach SLA.

  • Kampagnen & Aussendungen

    Segmentierte E-Mail- und WhatsApp-Aussendungen mit Einwilligungsnachweis; Antworten fließen zurück in die Pipeline.

  • Berichte & Prognose

    Konversion je Phase und Quelle, Leistung je Mitarbeitendem, Prognose gegen Ziel, Abwanderungssignale bei Stammkunden.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Von der Anfrage zum Angebot

  1. 1Eine Web- oder E-Mail-Anfrage erzeugt einen Lead mit Quelle und Verantwortlichem
  2. 2Der Vertrieb qualifiziert ihn und verschiebt ihn in die Angebotsphase
  3. 3Das Angebot entsteht aus der Kundenpreisliste
  4. 4Rabatte über der Schwelle gehen zur Freigabe an die Leitung
  5. 5Das Angebot wird versendet, die Wiedervorlage automatisch terminiert

Ein Tag im Außendienst

  1. 1Der Mitarbeitende sieht die geplanten Besuche und überfälligen Wiedervorlagen
  2. 2Besuchsbericht mit Notiz und Fotos direkt beim Kunden
  3. 3Der Auftrag wird auch ohne Netz erfasst
  4. 4Die Synchronisation übergibt ihn an das ERP zur Bestands- und Rechnungsprüfung
  5. 5Die Leitung sieht abends Routenabdeckung und Aufträge

Von der Reklamation zur Lösung

  1. 1Die Reklamation kommt per Anruf oder E-Mail
  2. 2Ein Ticket wird am Kunden und Artikel angelegt
  3. 3Zuweisung an den Service mit SLA-Zeit
  4. 4Lösung und verwendete Teile werden dokumentiert
  5. 5Der Kunde erhält eine Abschlussnachricht; wiederkehrende Fälle erscheinen im Bericht

Integrationen

  • Ihr ERP oder Ihre Warenwirtschaft (von uns gebaut oder vorhanden)
  • E-Mail und Kalender (Microsoft 365, Google Workspace)
  • WhatsApp Business API, Website-Formulare
  • Telefonanlage / Anrufprotokollierung
  • Buchhaltung (DATEV-Schnittstelle, lexoffice, sevDesk)
  • Zahlungsanbieter (Stripe, SEPA-Lastschrift)
  • n8n Workflow-Automatisierung
  • BI-Dashboards

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Vertriebsprozess aufnehmen

    Wir setzen uns mit Vertrieb, Service und Geschäftsführung zusammen und erfassen, wie Leads tatsächlich laufen – inklusive der Schritte per E-Mail und Papier.

  2. 02

    Pipeline und Datenmodell

    Phasen, Felder, Rollen und Berichte werden an klickbaren Prototypen abgestimmt, bevor die Entwicklung beginnt.

  3. 03

    Umsetzung in Inkrementen

    Zuerst Lead-Erfassung und Pipeline, dann Angebote, Service und Kampagnen; jedes Inkrement wird mit echten Kunden getestet.

  4. 04

    Kontakte übernehmen und schulen

    Kundenlisten aus Excel, Outlook und Altsystemen werden bereinigt und importiert; der Vertrieb wird an den eigenen Vorgängen geschult.

  5. 05

    Einführung begleiten

    In den ersten Wochen beobachten wir die Nutzung, beseitigen Reibung und ergänzen die Automatisierungen, die das Team im System halten.

Erwartete Ergebnisse

  • Jeder Lead hat einen Verantwortlichen

    Keine Anfrage bleibt unbeantwortet, weil sie über den falschen Kanal kam.

  • Sichtbare Pipeline

    Die Leitung sieht Werte je Phase und stillstehende Vorgänge, ohne Berichte anzufordern.

  • Kundenhistorie bleibt im Unternehmen

    Konditionen, Kontakte und Gespräche überstehen personelle Wechsel.

  • Vertrieb und Betrieb stimmen überein

    Aufträge gelangen einmal ins ERP – mit korrekten Preisen und Kreditprüfung.

Sicherheit & Eigentum

  • Datenhoheit

    Kundendaten liegen in Ihrer eigenen Datenbank und Cloud-Umgebung – auf Wunsch in einem deutschen oder EU-Rechenzentrum – und sind jederzeit exportierbar.

  • Rollenbasierte Sichtbarkeit

    Mitarbeitende sehen eigene Kunden, Teamleiter ihr Team, die Geschäftsführung alles; jede Änderung wird protokolliert.

  • DSGVO von Anfang an

    Einwilligungsnachweis für Aussendungen, Löschkonzepte, Auftragsverarbeitung und verschlüsselte Backups.

Häufige Fragen

Für kleine Innendienst-Teams können sie passen. Ein individuelles CRM lohnt sich, wenn Ihr Prozess von der Vorlage abweicht, Lizenzkosten pro Nutzer ins Gewicht fallen, eine tiefe ERP- oder DATEV-Anbindung nötig ist oder die Daten in Ihrer eigenen Infrastruktur bleiben sollen.

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