AutoProbaho

Branche

Software für Bauunternehmen und Immobilienfirmen, die Projekte, Baustellen und Kunden auf einer Seite hält

Bau und Immobilien leben von langen Projekten, vielen Beteiligten und Geld, das in Raten fließt. AutoProbaho entwickelt Projektkosten-, Baustellen- und Freigabesysteme für Bauunternehmen sowie Vertriebs-, Zahlungsplan- und Kundenportal-Systeme für Bauträger und Verwalter – anstelle von Excel-Budgets, Baustellenfotos im Chat und Papierbelegen, die nach wenigen Projekten nicht mehr skalieren. Unser Gründer kennt aus der Zusammenarbeit mit mehreren größeren deutschen Unternehmen die Freigabe- und Dokumentationsdisziplin, die deutsche Auftraggeber erwarten.

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Budgets in Excel, Baustellen im Messenger, Zahlungspläne im Ordner

Ein Bauunternehmen führt jedes Projekt meist in einer eigenen Tabelle: Leistungsverzeichnis, Budget, Einkauf, Nachunternehmerrechnungen und Baustellenkosten. Material wird vom Bauleiter telefonisch angefordert, freigegeben von wem gerade erreichbar ist, und am Ende aus Lieferscheinen abgeglichen. Baufortschritt ist ein Foto in der Chatgruppe. Die Geschäftsführung erfährt von der Budgetüberschreitung, wenn die Schlussrechnungen kommen.

Bauträger und Verwalter kennen das Spiegelbild auf der Vertriebsseite: Anfragen aus Portalen und von Maklern landen auf Handys, die Verfügbarkeit der Einheiten in einer geteilten Tabelle, Anzahlungen und Raten nach MaBV im Ordner, und Käufer rufen an, um nach Zahlungsstand oder Übergabetermin zu fragen. Bei mehreren parallelen Projekten fehlt eine konsolidierte Sicht auf Kosten, Liquidität und Verpflichtungen.

Für wen geeignet

  • Bauunternehmen, Ausbau- und TGA-Betriebe mit mehreren Baustellen
  • Bauträger und Projektentwickler, die Wohnungen, Grundstücke und Gewerbeeinheiten vertreiben
  • Ingenieur- und Infrastrukturbau mit Nachunternehmernetz
  • Hausverwaltungen mit Mietern, Instandhaltung und Nebenkostenabrechnung

Typische Probleme heute

  • Projektkosten erst am Ende bekannt

    Obligo und Istkosten gegen das Leistungsverzeichnis werden im Nachhinein aus Belegen und Rechnungen zusammengestellt.

  • Materialanforderungen nicht nachvollziehbar

    Anforderung, Freigabe und Lieferung laufen telefonisch; niemand sieht, was offen ist oder wohin Material ging.

  • Nachunternehmerabrechnungen strittig

    Aufmaß, Einbehalt, Abschläge und Abzüge werden bei jeder Abschlagsrechnung von Hand abgeglichen.

  • Vertrieb und Zahlungspläne intransparent

    Einheitenstatus, Anzahlungen, fällige Raten und Käuferkommunikation liegen in Tabellen und Handys.

  • Freigaben hängen von Erreichbarkeit ab

    Bestell-, Zahlungs- und Nachtragsfreigaben warten auf eine Unterschrift oder eine Chatantwort.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Projektkosten- und Budgetkontrolle

    Leistungsverzeichnis und Budget je Projekt, Bestell- und Nachunternehmerobligo, Istkosten, Abweichung und Prognose bis Fertigstellung.

  2. Baustellenmaterial und Lager

    Materialanforderung von der Baustelle per Smartphone, Freigaben, Bestellungen, Wareneingang auf der Baustelle, Verbrauch je Position.

  3. Nachunternehmer und Abschlagsrechnungen

    Aufträge, Aufmaß, Abschlagsrechnungen mit Einbehalt und Abschlagsverrechnung, Zahlungsfreigaben.

  4. Immobilienvertrieb und Zahlungspläne

    Interessentenpipeline, Einheitenübersicht, Reservierung, Zahlungspläne nach Bautenstand, Erinnerungen, Zahlungseingänge und Käuferauszüge.

  5. Kunden- und Managementportale

    Käufer sehen Zahlungen, Dokumente und Baufortschritt; die Geschäftsführung sieht Kosten, Liquidität und offene Freigaben über alle Projekte.

Module & Funktionen

  • Projekt & Leistungsverzeichnis

    Projekte, Bauabschnitte, Positionen, LV-Mengen und -Preise, Budgetversionen.

  • Beschaffung & Freigaben

    Anforderungen, Angebote, Bestellungen, mehrstufige Freigaben mit Wertgrenzen, Lieferverfolgung zur Baustelle.

  • Baustellenlager & Verbrauch

    Bestand je Baustelle, Wareneingänge, Entnahmen je Position, Umlagerungen zwischen Baustellen, Verschnitt.

  • Nachunternehmer & Abschläge

    Aufträge, Aufmaßblätter, Rechnungsprüfung, Sicherheitseinbehalt und Abschlagsverrechnung, Zahlungsnachweise.

  • Bautagebuch & Fortschritt

    Täglicher Fortschritt mit Fotos, Personal- und Geräteeinsatz, Behinderungen und Verzögerungen.

  • Immobilien-CRM & Einheiten

    Anfragen aus Portalen, Website und Maklern; Besichtigungen; Einheitenstatus; Preise und Sonderwünsche; Maklerprovisionen.

  • Zahlungspläne & Forderungen

    Raten je Einheit nach Bautenstand, Fälligkeitserinnerungen, Zahlungseingänge, Verzugszinsen, Kontoauszüge für Käufer.

  • Finanzen & Reporting

    Projektergebnis, Liquiditätsplanung, Obligo, Forderungen, USt-Behandlung, DATEV-Export.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Von der Materialanforderung zur Baustelle

  1. 1Der Bauleiter erfasst die Anforderung mobil zu einer Position
  2. 2Der Projektleiter gibt innerhalb seiner Grenze frei; höhere Werte eskalieren
  3. 3Der Einkauf bestellt beim freigegebenen Lieferanten
  4. 4Die Baustelle bestätigt den Eingang mit Menge und Foto
  5. 5Der Verbrauch wird der Position zugebucht, die Kosten aktualisieren sich

Abschlagsrechnung Nachunternehmer

  1. 1Aufmaße werden zum Auftrag erfasst
  2. 2Die Rechnung entsteht mit Einbehalt und Abschlagsverrechnung
  3. 3Bauleitung und Büro prüfen nacheinander
  4. 4Die Zahlung wird freigegeben und dokumentiert
  5. 5Nachunternehmerkonto und Projektkosten aktualisieren sich automatisch

Von der Reservierung zur Übergabe

  1. 1Die Anfrage wird erfasst und in der Pipeline nachverfolgt
  2. 2Die Einheit wird reserviert, der Zahlungsplan erzeugt
  3. 3Fälligkeitserinnerungen gehen automatisch raus
  4. 4Zahlungseingänge aktualisieren Käuferauszug und Portal
  5. 5Übergabeprotokoll und Dokumente werden im System abgeschlossen

Integrationen

  • Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice, sevDesk)
  • Bankschnittstellen und Kontoauszugsimport
  • E-Mail, SMS und Messenger
  • Immobilienportale und Website-Anfragen
  • Google Workspace / Microsoft 365 und Dokumentenablage
  • Zeiterfassung auf Baustellen
  • Plan- und Dokumentenverwaltung (Links, PDF)
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Ein Projekt und einen Verkauf erfassen

    Wir verfolgen ein Projekt vom LV bis zur Schlussrechnung und eine Einheit von der Anfrage bis zur Übergabe und notieren jede Tabelle und Freigabe.

  2. 02

    Erstes Modul wählen

    Meist Anforderungen mit Freigaben und Baustellenlager oder das Vertriebs- und Zahlungsplansystem.

  3. 03

    Prototyp mit Bauleitung und Vertrieb

    Mobile Oberflächen werden mit Bauleitern und Vertriebsteam an laufenden Projekten getestet.

  4. 04

    Go-live an einem Projekt

    Ein Projekt oder ein Bauvorhaben startet zuerst, Daten werden aus bestehenden Tabellen übernommen.

  5. 05

    Ausbau um Kostenkontrolle und Portale

    Nachunternehmerabrechnung, Projektergebnis und Kundenportale folgen.

Erwartete Ergebnisse

  • Kosten während des Projekts sichtbar

    Obligo und Istkosten gegen Budget je Projekt und Position, aktualisiert mit jeder Buchung.

  • Anforderungen mit Nachweis

    Jede Materialanforderung, Freigabe und Lieferung ist für Baustelle und Büro sichtbar.

  • Abrechnungen ohne Streit

    Abschlagsrechnungen entstehen aus erfassten Aufmaßen mit konsistent angewandtem Einbehalt.

  • Käufer, die nicht anrufen müssen

    Zahlungsstand, Belege und Baufortschritt stehen im Portal und in automatischen Nachrichten.

Sicherheit & Eigentum

  • Freigabegrenzen und Änderungsverlauf

    Mehrstufige Freigaben mit Wertgrenzen; jede Freigabe, Änderung und Zahlung wird mit Nutzer und Zeit protokolliert.

  • DSGVO und GoBD

    Rollenbasierter Zugriff auf Kaufverträge und Zahlungsdaten, Löschkonzept, revisionssichere Belege für den Steuerberater.

  • Baustellentauglichkeit

    Mobile Apps arbeiten offline und synchronisieren später; Dokumente und Fotos werden mit Backups gesichert.

Häufige Fragen

Ja. Jedes Projekt hat eigenes LV, Budget, Baustellen und Lager; die Geschäftsführung sieht Kosten und Liquidität konsolidiert.

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