AutoProbaho

Automatisieren & Intelligenz hinzufügen

KI-Automatisierung für Unternehmen, die Routinearbeit vom Schreibtisch nimmt

KI ist im Unternehmen dann nützlich, wenn sie eine klar definierte Aufgabe zuverlässig erledigt: eine eingehende E-Mail lesen und die Antwort entwerfen, Daten aus einer Rechnung auslesen, eine Kundenanfrage klassifizieren, eine Woche Aufträge für die Geschäftsführung zusammenfassen. AutoProbaho konzipiert und implementiert KI-Automatisierung um genau diese Aufgaben – angebunden an Ihre Systeme, durch Regeln begrenzt, dort von Menschen geprüft, wo es darauf ankommt – damit am Ende weniger manuelle Stunden stehen und nicht ein weiteres Experiment.

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Ein Großteil des Tages geht für Lesen, Sortieren und Abtippen drauf

Sehen Sie sich einen typischen Innendienst- oder Vertriebsarbeitsplatz an: Der Großteil der Arbeit ist Textverarbeitung. Kundenanfragen per E-Mail und Messenger lesen, dieselben zwanzig Fragen beantworten, Lieferanten-PDFs öffnen und Zahlen in Excel übertragen, E-Mails an die zuständige Person weiterleiten, jeden Montag einen Bericht aus drei Quellen zusammenstellen. Fachliche Arbeit ist das nur insofern, als jemand das Geschäft kennen muss – die Schritte selbst wiederholen sich.

Generische KI-Chatbots und Copiloten lösen das nicht von allein. Sie kennen weder Ihre Preisliste noch Ihr ERP oder Ihre Freigaberegeln, sie können keinen Auftrag anlegen, und ohne Grenzen antworten sie selbstsicher und falsch. Der Nutzen entsteht, wenn KI in einen kontrollierten Workflow eingebettet wird: definierte Eingaben, Ihre Daten, explizite Aktionen und ein menschlicher Prüfschritt, wo Fehler teuer wären.

Für wen geeignet

  • Handels-, E-Commerce- und Dienstleistungsunternehmen mit hohem Aufkommen an Kundenanfragen und Aufträgen
  • Betriebe, die Rechnungen, Bestellungen, Bewerbungen oder Formulare als PDF oder Scan erhalten und von Hand erfassen
  • Geschäftsführung und Bereichsleitung, die eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung des Betriebs wünschen, ohne sie selbst zu erstellen
  • Mittelständler, die KI sorgfältig einsetzen wollen – mit Datenkontrolle, DSGVO-Konformität und menschlicher Prüfung – statt einer Blackbox

Typische Probleme heute

  • Antworten an Kunden sind langsam und uneinheitlich

    Anfragen kommen rund um die Uhr; die Antwort hängt davon ab, wer Dienst hat und was er weiß.

  • Dokumente lesen Menschen, nicht Systeme

    Rechnungen, Lieferscheine und Formulare werden geöffnet, gelesen und Feld für Feld ins System getippt.

  • E-Mails stapeln sich unsortiert

    Aufträge, Reklamationen, Angebote und Spam landen in einem Postfach; das Sortieren braucht eine Person, und Dinge gehen unter.

  • Berichte werden von Hand gebaut

    Jede Woche exportiert, kopiert und formatiert jemand Zahlen; der Kommentar entsteht aus dem Gedächtnis.

  • KI-Piloten, die nie produktiv werden

    Eine Demo hat alle beeindruckt, aber es gab keine Integration, keine Leitplanken und keinen Verantwortlichen.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Kundenservice-Automatisierung

    KI, die Anfragen per E-Mail, Web-Chat, WhatsApp und Messenger versteht, aus Ihrem freigegebenen Wissen und Ihren Produktdaten antwortet und mit vollem Kontext an eine Person übergibt.

  2. Dokumenten- und E-Mail-Verarbeitung

    Auslesen und Klassifizieren von Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen, Formularen und E-Mails in strukturierte Daten für ERP, CRM oder Buchhaltung – mit Konfidenzwerten und Prüfwarteschlangen.

  3. Automatisiertes Reporting und Zusammenfassungen

    Tägliche und wöchentliche Kurzberichte aus Ihren Live-Daten: Umsatz, Bestand, überfällige Forderungen, Servicetickets – per E-Mail, Messenger oder Dashboard.

  4. KI-gestützte Workflows

    Bestehende n8n- oder Systemworkflows um KI-Schritte ergänzt: Entwerfen, Übersetzen (Deutsch/Englisch/Bengalisch), Kategorisieren, Priorisieren und Validieren.

  5. Leitplanken und Governance

    Versionierung von Prompts und Modellen, Testfälle aus Ihren echten Vorgängen, Schwellen für menschliche Freigabe, Protokollierung und Kostenkontrolle.

Module & Funktionen

  • Eingang & Klassifizierung

    Jede Nachricht, E-Mail oder Datei wird nach Typ, Dringlichkeit und Anliegen klassifiziert und an die richtige Warteschlange oder Automatisierung geleitet.

  • Wissensbasis & Abruf

    Ihre Richtlinien, FAQs, Preislisten und Produktdaten indexiert, sodass Antworten Ihre Quellen zitieren – nicht das Internet.

  • Extraktions-Engine

    Strukturierte Felder aus PDFs, Fotos und Scans – Lieferant, Betrag, Daten, Positionen – gegen Stammdaten validiert.

  • Antwortentwurf & Versand

    Vorgeschlagene oder automatische Antworten in der Sprache des Kunden, mit freigegebenen Vorlagen und Tonalität; Eskalationsregeln.

  • Aktions-Konnektoren

    Aufträge, Tickets und Datensätze anlegen, Bestände aktualisieren, Rückrufe terminieren – per API, n8n oder Direktanbindung.

  • Prüfwarteschlangen

    Vorgänge mit geringer Konfidenz gehen mit vorausgefülltem KI-Vorschlag an eine Person; Korrekturen verbessern die Testfälle.

  • Berichtsgenerator

    Geplante Zusammenfassungen und Ausnahmemeldungen, aus Ihren Daten formuliert, mit den Zahlen im Anhang.

  • Monitoring & Kostenkontrolle

    Genauigkeit, Bearbeitungszeit, Eskalationsquote und Modellkosten je Automatisierung, mit Warnungen.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Von der Anfrage zum Auftrag

  1. 1Ein Kunde fragt per E-Mail oder Messenger nach Preis und Verfügbarkeit
  2. 2Die KI erkennt den Artikel und prüft Bestand und Preis im ERP
  3. 3Die Antwort geht mit Optionen in der Sprache des Kunden hinaus
  4. 4Der Kunde bestätigt; ein Auftragsentwurf wartet auf menschliche Freigabe
  5. 5Bestätigung und Zahlungsinformationen werden automatisch versendet

Von der Lieferantenrechnung zur Buchhaltung

  1. 1Die Rechnung kommt als PDF per E-Mail oder als Scan
  2. 2Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Umsatzsteuer und Summen aus
  3. 3Die Werte werden mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen
  4. 4Abweichungen gehen mit markierten Differenzen in die Prüfwarteschlange
  5. 5Übereinstimmende Rechnungen werden zur Zahlung an die Buchhaltung oder DATEV übergeben

Montags-Betriebszusammenfassung

  1. 1Umsatz, Bestand, Forderungen und Tickets werden aus Ihren Systemen gezogen
  2. 2Die KI schreibt eine kurze Zusammenfassung mit Kennzahlen und Ausnahmen
  3. 3Die Geschäftsführung erhält sie um 8:00 Uhr per E-Mail
  4. 4Rückfragen sind in normaler Sprache möglich
  5. 5Ausnahmen verlinken auf die zugrunde liegenden Datensätze

Integrationen

  • E-Mail (Microsoft 365, Google Workspace)
  • WhatsApp Business API, Web-Chat, Messenger
  • Ihr ERP, CRM und Ihre Buchhaltung (DATEV, lexoffice, sevDesk)
  • n8n Workflow-Automatisierung
  • Dokumentenablage (SharePoint, Google Drive, S3)
  • Zahlungsanbieter (Stripe, SEPA)
  • Sprache-zu-Text und Übersetzungsdienste
  • BI-Dashboards

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Anwendungsfälle auswählen

    Wir sichten Ihr Aufkommen an Nachrichten, Dokumenten und Berichten, wählen die Automatisierungen mit dem klarsten Nutzen und definieren, was für jede 'richtig' bedeutet.

  2. 02

    Daten und Leitplanken festlegen

    Wissensquellen, erlaubte Aktionen, Konfidenzschwellen, menschliche Prüfschritte und Datenschutzgrenzen werden vor der Umsetzung vereinbart.

  3. 03

    Umsetzen und bewerten

    Die Automatisierung wird gegen einen Testsatz Ihrer echten Vorgänge gebaut; die Genauigkeit wird gemessen und justiert, bevor Kunden sie zu sehen bekommen.

  4. 04

    Begleitete Einführung

    Zunächst im Vorschlagsmodus, dann werden sichere Fälle automatisiert, während Menschen den Rest bearbeiten.

  5. 05

    Betreiben und verbessern

    Monitoring, monatliche Auswertung von Fehlern und Kosten, Ausweitung auf den nächsten Anwendungsfall.

Erwartete Ergebnisse

  • Schnellere, einheitliche Antworten

    Kunden erhalten zu jeder Zeit korrekte Auskünfte; Mitarbeitende führen die Gespräche, die Urteilsvermögen brauchen.

  • Dokumente werden zu Daten

    Rechnungen, Aufträge und Formulare gelangen ohne Abtippen ins System – mit Prüfverlauf.

  • Die Führung sieht täglich das Gesamtbild

    Zusammenfassungen kommen an, ohne dass jemand sie zusammenstellt.

  • Kontrollierte, nachvollziehbare KI

    Jede automatisierte Aktion ist protokolliert, begrenzt und umkehrbar.

Sicherheit & Eigentum

  • Datenkontrolle

    Modell- und Hosting-Wahl, damit sensible Daten in der EU bleiben; EU-gehostete oder selbst betriebene Modelle möglich; standardmäßig kein Training mit Ihren Daten.

  • Mensch in der Schleife

    Konfidenzschwellen und Freigabeschritte für finanzielle, vertragliche oder kundenwirksame Aktionen.

  • Nachvollziehbarkeit

    Eingaben, Prompts, Ausgaben und Aktionen je Vorgang protokolliert; Aufbewahrung und Löschung gemäß DSGVO, Auftragsverarbeitung inklusive.

Häufige Fragen

Wir wählen je Anwendungsfall und Datenschutzanforderung – gehostete Modelle großer Anbieter, EU-gehostete Optionen oder offene Modelle in Ihrer eigenen Infrastruktur. Die Architektur hält das Modell austauschbar.

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