AutoProbaho

Lösung für Unternehmen, denen Excel zu klein geworden ist

Von Excel zum ERP – eine Tabelle nach der anderen

Excel hat Sie bis hierher gebracht. Bestand, Aufträge, offene Posten, Lohnvorbereitung, Kalkulation – jeweils in einer Arbeitsmappe, die vor Jahren jemand gebaut hat und die niemand mehr anzufassen wagt. AutoProbaho migriert Unternehmen in Stufen von Excel zum ERP: Wir verstehen, was jede Tabelle wirklich leistet, bereinigen und übernehmen die Daten, ersetzen die Tabelle durch ein passendes Modul und legen sie erst still, wenn das Team dem System vertraut. Kein Big-Bang, keine verlorene Historie.

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Die Tabellen funktionieren – bis zwei Personen dieselbe Datei brauchen

Die Anzeichen sind bekannt: mehrere Versionen derselben Arbeitsmappe, Formeln, die niemand versteht, SVERWEISe, die brechen, sobald eine Spalte verschoben wird, Dateien, die auf dem Smartphone nicht mehr aufgehen, und monatliche Nervosität, wenn die eine Person, die die Stammtabelle pflegt, im Urlaub ist. Daten werden von Tabelle zu Tabelle abgetippt, sodass Bestand, Umsatz und Buchhaltung langsam auseinanderdriften.

Der Wechsel zum ERP liegt nahe, doch viele Anläufe scheitern, weil die Migration als Softwareinstallation statt als Daten- und Prozessprojekt behandelt wird. Unsaubere Stammdaten werden unverändert importiert, Tabellen werden abgeschaltet, bevor das Modul funktioniert, und Mitarbeitende führen eine Schatten-Excel weiter, weil das neue System nicht kann, was ihre Tabelle konnte. Eine gestufte Migration vermeidet genau diese Fehler.

Für wen geeignet

  • Mittelständische Unternehmen, die Bestand, Vertrieb, Einkauf oder Lohnvorbereitung in Excel oder Google Sheets führen und an Grenzen stoßen
  • Betriebe mit ein oder zwei unverzichtbaren Personen, die allein die Stammtabelle verstehen
  • Unternehmen, die ein ERP planen und Sorge haben, Jahre an Historie in Tabellen zu verlieren
  • Teams, die schon einmal ein ERP versucht haben und zu Excel zurückgekehrt sind, weil der Wechsel zu abrupt war

Typische Probleme heute

  • Versionschaos

    „final_v3_neu“-Dateien per E-Mail; niemand ist sicher, welche aktuell ist.

  • Einzelne Wissensträger

    Eine Person weiß, wie die Tabelle funktioniert; geht sie, verliert das Unternehmen sein Gedächtnis.

  • Daten driften auseinander

    Bestand, Umsatz und Buchhaltung werden getrennt erfasst und stimmen nie ganz überein.

  • Keine Berechtigungen, kein Protokoll

    Wer die Datei hat, kann jede Zelle ändern; niemand sieht, wer was geändert hat – GoBD-konform ist das nicht.

  • Angst vor dem Wechsel

    Teams sträuben sich, weil frühere Migrationen Daten verloren oder das neue System weniger konnte als die Tabelle.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Tabelleninventur und Migrationsplan

    Jede Arbeitsmappe wird erfasst: Was sie verfolgt, wem sie gehört, was sie speist, was von ihr abhängt – und in welcher Reihenfolge sie ersetzt wird.

  2. Datenbereinigung und Mapping

    Artikel-, Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterstamm werden dedupliziert, vereinheitlicht und vor dem Import auf das ERP-Modell abgebildet.

  3. ERP-Module, die Tabellen einzeln ersetzen

    Jedes Modul deckt ab, was die Tabelle tatsächlich geleistet hat – inklusive der eigenwilligen Spalten –, dann wird die Tabelle stillgelegt.

  4. Migrationswerkzeuge

    Wiederholbare Importskripte mit Prüfberichten, sodass Testläufe beliebig oft vor der endgültigen Umstellung laufen.

  5. Parallelbetrieb und Übergabe

    Tabelle und Modul laufen für einen definierten Zeitraum nebeneinander; Abweichungen werden abgeglichen, bis das Team dem System vertraut.

Module & Funktionen

  • Stammdaten

    Artikel, Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende, Kontenrahmen – bereinigt, codiert und mit Verantwortlichen.

  • Bestand

    Eröffnungsbestand je Standort und Charge, Bewegungen, Min/Max – ersetzt Bestandslisten und Zählbögen.

  • Vertrieb & Forderungen

    Kundenaufträge, Rechnungen, offene Posten und Fälligkeiten – ersetzt Auftragsbücher und Kundenlisten.

  • Einkauf & Verbindlichkeiten

    Bestellungen, Wareneingänge, Lieferantenrechnungen – ersetzt Einkaufslisten.

  • Produktion oder Projektkalkulation

    Stücklisten, Fertigungsaufträge, Kalkulationsblätter werden in strukturierte Datensätze überführt, wo relevant.

  • Personal & Lohnvorbereitung

    Mitarbeiterstamm, Zeiten und Lohnlisten in ein kontrolliertes Modul migriert.

  • Berichte & Dashboards

    Die Auswertungen, die das Management bisher in Excel gebaut hat, entstehen automatisch aus dem ERP.

  • Import- & Abgleichwerkzeuge

    Vorlagen, Validatoren und Differenzberichte für die Zeit während und nach der Migration.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Migration der Bestandsliste

  1. 1Aktuelle Bestandstabellen werden analysiert: Standorte, Einheiten, Chargen, versteckte Spalten
  2. 2Der Artikelstamm wird bereinigt, Codes werden festgelegt
  3. 3Ein Testimport läuft, der Differenzbericht wird mit dem Lager geprüft
  4. 4Eine Inventur setzt am Stichtag den Eröffnungsbestand
  5. 5Die Tabelle wird schreibgeschützt; alle Bewegungen laufen im ERP

Migration offener Posten

  1. 1Kundenlisten werden konsolidiert, Dubletten zusammengeführt
  2. 2Offene Rechnungen und Zahlungen werden rekonstruiert oder als Eröffnungssalden erfasst
  3. 3Kontoauszüge aus dem ERP werden mit der Tabelle verglichen
  4. 4Der Vertrieb bestätigt Salden mit wichtigen Kunden
  5. 5Zahlungseingänge werden ab Stichtag im ERP erfasst

Stilllegung einer Kalkulationsmappe

  1. 1Formeln und Eingaben der Kalkulation werden dokumentiert
  2. 2Stücklisten und Kostenstrukturen werden im ERP modelliert
  3. 3Aktuelle Kalkulationen werden nachgerechnet und verglichen
  4. 4Abweichungen werden erklärt, Regeln korrigiert
  5. 5Neue Angebote werden im ERP kalkuliert; die Mappe wird archiviert

Integrationen

  • Excel- und Google-Sheets-Import/-Export
  • Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice, sevDesk, Xero)
  • Bestehende Datenbanken und Altsystem-Exporte (CSV, Access)
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • Barcode-Scanner für Inventur und Etiketten
  • E-Mail und Messenger für Benachrichtigungen
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Tabellen-Audit

    Wir inventarisieren die Arbeitsmappen, sprechen mit ihren Verantwortlichen und bilden ab, wie Daten zwischen ihnen fließen.

  2. 02

    Migrationsfahrplan

    Module werden nach Leidensdruck und Abhängigkeit geordnet; meist zuerst Stammdaten und Bestand.

  3. 03

    Bereinigen & Testladen

    Daten werden gemeinsam mit Ihrem Team bereinigt; Importe laufen wiederholt, bis der Prüfbericht sauber ist.

  4. 04

    Bauen & Parallelbetrieb

    Jedes Modul geht neben seiner Tabelle live; Abweichungen werden täglich abgeglichen, bis es stabil läuft.

  5. 05

    Umstellung & Betrieb

    Tabellen werden eingefroren, das ERP wird führend, und wir begleiten den ersten Monatsabschluss eng.

Erwartete Ergebnisse

  • Historie bleibt erhalten

    Jahre an Bestands-, Umsatz- und Kundendaten wandern bereinigt und durchsuchbar ins ERP.

  • Eine aktuelle Version

    Alle arbeiten am selben Live-Datensatz statt an per E-Mail verschickten Kopien.

  • Kein einzelner Wissensträger mehr

    Wissen aus der Arbeitsmappe einer Person liegt jetzt in einem dokumentierten System.

  • Vertrauen in den Wechsel

    Parallelbetrieb und Differenzberichte zeigen dem Team, dass die Zahlen stimmen, bevor die Tabelle stillgelegt wird.

Sicherheit & Eigentum

  • Kontrollierter Zugriff statt offener Dateien

    Berechtigungen auf Rollen- und Feldebene und Änderungsprotokoll je Datensatz – das Gegenteil einer geteilten Arbeitsmappe und eine Grundlage für GoBD-konforme Aufzeichnungen.

  • Daten bleiben Ihre

    Die Migration läuft in Ihrer eigenen Umgebung – auf Wunsch in der EU; Originaldateien werden archiviert, nicht verworfen.

  • Backups & Rückfall

    Jeder Test- und Endimport wird gesichert; für den Stichtag existiert ein Rückfallplan.

Häufige Fragen

Nein. Historische Datensätze werden bereinigt und importiert; wo Historie zu unstrukturiert ist, wird sie archiviert und verknüpft, sodass sie zugänglich bleibt.

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