AutoProbaho

Branche

Software für Gastronomie und Hotellerie – das Backoffice, das Ihre Kasse nicht abdeckt

Die meisten Betriebe haben vorne ein Kassensystem oder eine Hotelsoftware. Was fehlt, ist alles dahinter: was die Küche tatsächlich verbraucht hat, was ein Gericht diese Woche kostet, welche Filiale profitabel ist, wer im Dienst steht und was Gäste danach gesagt haben. AutoProbaho entwickelt Backoffice-Systeme und Reporting, die Kassenumsätze in ein Unternehmen verwandeln, das Sie über Standorte hinweg steuern können – mit der Prozesserfahrung, die unser Gründer in der Zusammenarbeit mit mehreren größeren deutschen Unternehmen gesammelt hat.

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Umsatz in der Kasse, Einkauf im Lieferschein-Ordner, Wareneinsatz als Monatsüberraschung

Eine typische Gastronomiegruppe sieht Umsätze je Filiale aus der Kasse, doch Einkäufe liegen als Lieferscheine im Ordner oder als Fotos im Chat, das Küchenlager wird sonntags gezählt, und die Rezeptkalkulation stammt vom Tag der Karteneinführung. Dienstpläne hängen am Brett, Lieferplattform-Bestellungen kommen auf eigenen Tablets an, die weder mit der Kasse noch mit dem Lager sprechen.

Die Lücken zeigen sich als Wareneinsatz, der ohne Erklärung schwankt, Schwund, den niemand zuordnen kann, Lieferantenpreiserhöhungen, die erst Monate später in der Karte ankommen, und Monatsberichte aus drei Exporten. Hotels kennen dasselbe Problem über Zimmer, Restaurant, Bankett und Housekeeping – jede Abteilung mit eigenem System, keine mit gemeinsamer Sicht.

Für wen geeignet

  • Restaurantgruppen, Cafés und Systemgastronomie mit mehreren Standorten
  • Ghost Kitchens und Delivery-Marken auf mehreren Plattformen
  • Hotels, Resorts und Pensionen, die ein gemeinsames Backoffice über Abteilungen brauchen
  • Catering-, Bankett- und Eventbetriebe mit Menüs, Einkauf und Personal je Veranstaltung

Typische Probleme heute

  • Wareneinsatz zu spät bekannt

    Der Verbrauch wird am Monatsende hergeleitet; eine tägliche Soll-Ist-Sicht je Filiale fehlt.

  • Einkauf unstrukturiert

    Bestellungen gehen telefonisch raus, Lieferscheine werden aus dem Gedächtnis abgeglichen, Preisänderungen bleiben unbemerkt.

  • Küchenlager gezählt, nicht gewusst

    Zentralküche und Filialen führen informelle Bestände; Umlagerungen verschwinden.

  • Filialreporting von Hand

    Umsatz, Einkauf und Personalkosten kommen aus verschiedenen Systemen und werden in Excel zusammengefügt.

  • Personal und Gäste ad hoc

    Dienstpläne, Urlaub und Überstunden auf Papier; Reservierungen und Gästefeedback in Postfächern.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Rezept- und Wareneinsatzsystem

    Rezepte mit Ausbeuten und Portionsgrößen, aktuelle Zutatenpreise, Soll-Kosten je Gericht und Filiale, Deckungsbeitrag je Karte.

  2. Küchenlager und Einkauf

    Zentralküche und Filiallager, Lieferantenbestellungen, Wareneingang gegen Rechnung, Umlagerungen, Schwundprotokoll, Sollbestände.

  3. Filial-Dashboards

    Kassenumsatz, Plattformbestellungen, Einkauf und Personalkosten in einer täglichen Sicht je Filiale und Gruppe.

  4. Dienstplan und Mitarbeiterportal

    Schichtplanung, Zeiterfassung, Urlaub, Überstunden und Trinkgeldverteilung mobil für Leitung und Team.

  5. Gästekommunikation

    Reservierungen per Web und Messenger, Bestätigungen, Feedbackanfragen und Stammgastangebote auf derselben Datenbasis.

Module & Funktionen

  • Rezepte & Menü-Engineering

    Zutaten, Unterrezepte, Ausbeuten, Portionskosten, Kartenkategorien, Marge je Artikel und Verkaufsmix.

  • Einkauf & Lieferanten

    Lieferantenkatalog mit Preisen, Bestellungen, Wareneingang mit Mengen- und Preisprüfung, Rechnungsabgleich.

  • Lager & Umlagerungen

    Bestand je Küche und Filiale, Sollbestände, Umlagerungen, Zählungen, Abweichungen und Schwundgründe.

  • Kassenanbindung

    Kassen- und Plattformumsätze je Artikel importiert und auf Rezepte für Verbrauch und Kosten gemappt.

  • Personal & Dienstplan

    Schichtvorlagen, Verfügbarkeiten, Zeitimport, Überstunden, Personalkosten je Filiale und Stunde.

  • Reservierungen & Gäste-CRM

    Buchungen aus Web und Messenger, Tisch- oder Zimmerzuordnung, Gästehistorie und Präferenzen.

  • Hotel-Backoffice

    Housekeeping-Aufgaben, Minibar- und Amenity-Bestand, Bankett-Aufträge, Abteilungskostenreporting.

  • Reporting & Warnungen

    Täglicher Flash-Report, Wareneinsatz-Abweichungswarnung, Lieferantenpreisänderungen, geplante Berichte an die Leitung.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Täglicher Wareneinsatz

  1. 1Kassen- und Plattformumsätze werden über Nacht je Artikel importiert
  2. 2Rezepte rechnen Umsatz in Soll-Verbrauch um
  3. 3Wareneingänge, Umlagerungen und Schwund aktualisieren den Ist-Bestand
  4. 4Die Abweichung je Zutat und Filiale wird berechnet
  5. 5Filialleitung und Zentrale sehen morgens den Flash-Report

Von der Bestellung zum Wareneingang

  1. 1Sollbestände und Prognose erzeugen einen Bestellvorschlag
  2. 2Die Leitung gibt frei, die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten
  3. 3Die Lieferung wird am Tablet gegen die Bestellung geprüft
  4. 4Preisabweichungen und Fehlmengen werden markiert
  5. 5Die Rechnung wird abgeglichen und an die Buchhaltung übergeben

Gästereservierung

  1. 1Der Gast bucht über Website oder Messenger
  2. 2Verfügbarkeit wird geprüft, die Bestätigung geht automatisch raus
  3. 3Die Erinnerung folgt vor dem Besuch oder Aufenthalt
  4. 4Nach dem Besuch kommt die Feedbackanfrage
  5. 5Das Gästeprofil wird für künftige Angebote aktualisiert

Integrationen

  • Kassensysteme und Hotelsoftware (API/CSV)
  • Lieferplattformen (Lieferando, Wolt, Uber Eats und weitere)
  • E-Mail, SMS und WhatsApp Business
  • Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice, sevDesk)
  • Kartenterminals und Zahlungsanbieter
  • Zeiterfassungsterminals
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Ablauf von vorne nach hinten erfassen

    Wir verfolgen einen Tag Umsatz, Einkauf und Personal über Ihre Standorte und notieren jeden Ordner, Export und Chat.

  2. 02

    Erstes Modul wählen

    Meist Rezeptkalkulation plus Einkauf oder der tägliche Filialbericht.

  3. 03

    Rezepte und Lieferanten laden

    Karte, Rezepte und Lieferantenpreise werden mit Küchenchef und Einkauf erfasst und validiert.

  4. 04

    Kasse anbinden und je Filiale starten

    Der Umsatzimport wird eingerichtet, eine Filiale geht zuerst produktiv.

  5. 05

    Ausbau um Dienstplan, Gäste und Hotelabteilungen

    Personal, Reservierungen und Hotel-Backoffice folgen, sobald die Kostendaten belastbar sind.

Erwartete Ergebnisse

  • Wareneinsatz täglich sichtbar

    Soll- gegen Ist-Kosten je Filiale und Zutat, jeden Morgen.

  • Einkauf im Griff

    Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen stimmen überein, Preisänderungen fallen am selben Tag auf.

  • Ein Bericht über alle Standorte

    Umsatz, Einkauf und Personalkosten an einem Ort, kein Zusammenfügen am Monatsende.

  • Gäste und Team systematisch betreut

    Reservierungen, Feedback und Dienstpläne laufen im System, nicht im Postfach.

Sicherheit & Eigentum

  • HACCP- und Hygienenachweise

    Temperaturprotokolle, MHD-Kontrollen, Lieferantenzertifikate und Reinigungspläne erfasst und für Kontrollen exportierbar.

  • Kassen- und Bestandskontrollen

    Schwund, Stornos und Bestandskorrekturen erfordern Freigaben und hinterlassen einen Änderungsverlauf; GoBD-konforme Belege.

  • DSGVO für Gästedaten

    Reservierungs- und Stammgastdaten sind zugriffsbeschränkt und mit Löschfristen versehen.

Häufige Fragen

Nein. Wir importieren Umsätze aus Kasse und Lieferplattformen; das Backoffice sitzt hinter dem, was Sie vorne nutzen.

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