AutoProbaho

Automatisieren & Intelligenz hinzufügen

Prozessautomatisierung im Mittelstand – vom ersten Beleg bis zum fertigen Bericht

Workflow-Automatisierung bewegt einzelne Übergaben. Prozessautomatisierung nimmt einen ganzen Prozess – Eingangsrechnungen, Auftragsabwicklung, Monatsabschluss, Compliance-Dokumentation – und gestaltet ihn so um, dass er mit minimalen manuellen Schritten Ende-zu-Ende läuft. AutoProbaho erfasst den Prozess, wie er wirklich ist, entfernt die Schritte, die nur wegen Papier oder Abtippen existieren, und baut Automatisierung, Prüfpunkte und Berichte, mit denen ein kleines Team einen deutlich größeren Betrieb steuert.

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Prozesse sind um Papier und Personen gewachsen, nicht um den Fluss

Ein Purchase-to-Pay-Prozess in einem typischen Betrieb berührt eine Bedarfsanforderung, eine Freigabe per E-Mail, eine gedruckte Bestellung, einen Lieferschein, eine Rechnung als PDF, eine Excel-Liste und eine Buchung – und fast bei jedem Schritt tippt jemand ab. Der Monatsabschluss ist dieselbe Geschichte in umgekehrter Richtung: Exporte aus drei Systemen, in eine Arbeitsmappe kopiert, von Hand korrigiert, formatiert, verschickt. Der Prozess funktioniert, weil Menschen gewissenhaft sind – und er stockt, sobald sie ausgelastet, abwesend oder neu sind.

Ein neues Werkzeug an einer Stelle hilft selten, weil der Prozess nie als Ganzes gestaltet wurde. Fehler fallen spät auf, Prüfungen bedeuten tagelanges Suchen in Ablagen, und die Geschäftsführung sieht Zahlen Wochen nach dem Geschehen. Die Lösung ist nicht mehr Anstrengung, sondern ein neu gestalteter Prozess: Belege werden beim Eingang zu Daten, Prüfungen laufen automatisch, Ausnahmen gehen an Menschen, und Berichte entstehen von selbst.

Für wen geeignet

  • Fertigungs- und Handelsunternehmen mit hohem Belegaufkommen – Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Nachweise
  • Finanz- und Verwaltungsteams, die jeden Monat Tage mit Abgleich und Management-Berichten verbringen
  • Praxen, Logistiker und Dienstleister mit Aufnahmeformularen, Freigaben und regulatorischen Unterlagen
  • Geschäftsführung, die Prozesse messbar, prüfbar und unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden haben möchte

Typische Probleme heute

  • Daten werden mehrfach erfasst

    Dieselbe Rechnung oder Bestellung wird in eine Liste, ein System und einen Bericht getippt; jede Kopie kann abweichen.

  • Geprüft wird am Ende

    Abweichungen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung fallen bei Zahlung oder Prüfung auf, nicht beim Eingang.

  • Der Monatsabschluss dauert eine Woche

    Berichte entstehen aus Exporten und Gedächtnis; die erste Fassung ist meist irgendwo falsch.

  • Prüfungen bedeuten Aktensuche

    Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfung oder Kundenaudits kosten Tage für das Auffinden von Freigaben, Lieferscheinen und Zertifikaten.

  • Der Prozess hängt an bestimmten Personen

    Eine Sachbearbeiterin weiß, wie es wirklich läuft; ist sie abwesend, wird der Prozess langsam oder steht.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Prozessneugestaltung

    Der Ist-Prozess Schritt für Schritt erfasst, manuelle und doppelte Schritte entfernt, ein Soll-Prozess mit klaren Verantwortlichen, Regeln und Ausnahmen definiert.

  2. Dokumenten- und E-Mail-Verarbeitung

    Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Formulare und E-Mails aus Postfach, Scanner oder Smartphone erfasst, in strukturierte Daten überführt, gegen Stammdaten geprüft und geleitet – mit Prüfwarteschlangen für unsichere Fälle.

  3. Automatischer Abgleich

    Bestellung–Wareneingang–Rechnung, Bank- und Zahlungsabgleich, Bestand gegen Buchhaltung – kontinuierlich ausgeführt, Ausnahmen sofort sichtbar.

  4. Automatisiertes Reporting

    Tages-, Wochen- und Monatsberichte direkt aus Ihren Systemen, planmäßig per E-Mail oder Dashboard, mit Durchgriff auf die Quellbelege.

  5. Compliance- und Prüfpakete

    Freigaben, Zertifikate, Umsatzsteuerbelege und Nachweise automatisch gesammelt und als prüfungsfertiges Paket exportierbar – GoBD-konform abgelegt.

Module & Funktionen

  • Eingangskanäle

    E-Mail-Postfächer, Scanner-Ordner, Uploads, Smartphone-Fotos und Webformulare als Eingang für Belege.

  • Extraktion & Validierung

    OCR- und KI-Erkennung mit Konfidenzwerten, Stammdatenabgleich, Dublettenprüfung und Geschäftsregeln.

  • Abgleich-Engine

    Konfigurierbarer Zwei- und Dreifachabgleich, Toleranzen, Ausnahmekategorien und Klärungsworkflows.

  • Freigabe & Ausnahmebearbeitung

    Ausnahmen mit Kontext an die richtige Person geleitet; Entscheidungen protokolliert; Eskalation bei Verzug.

  • Buchungs-Konnektoren

    Geprüfte Daten ohne Abtippen an ERP, Buchhaltung (DATEV-Schnittstelle, lexoffice, sevDesk) und CRM übergeben.

  • Berichtsgenerator

    Vorlagen für Umsatz-, Bestands-, Forderungs-, Produktions- und Liquiditätsberichte; Zeitplanung; mehrsprachige Zustellung.

  • Prüfpfad & Archiv

    Jeder Beleg, jede Erkennung, Entscheidung und Buchung gespeichert und durchsuchbar; Aufbewahrungsfristen je Belegart.

  • Prozess-Dashboard

    Durchlaufzeiten, Ausnahmequoten, Rückstand und Durchsatz je Prozessschritt, sichtbar für Prozessverantwortliche.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Von der Eingangsrechnung zur Zahlung

  1. 1Die Rechnung kommt per E-Mail oder wird gescannt
  2. 2Daten werden ausgelesen und mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen
  3. 3Übereinstimmende Rechnungen werden zur Zahlung gebucht; Abweichungen gehen mit Differenz an den Einkauf
  4. 4Der Zahlungslauf wird mit dokumentierten Freigaben vorbereitet
  5. 5Der Lieferant erhält eine Zahlungsavis; das Paket wird prüfungssicher archiviert

Management-Bericht zum Monatsende

  1. 1Am ersten Arbeitstag werden Daten aus ERP, Buchhaltung und CRM gezogen
  2. 2Abgleichprüfungen laufen und markieren offene Posten
  3. 3Berichte und Grafiken entstehen nach Vorlage
  4. 4Die Finanzabteilung prüft und kommentiert im System
  5. 5Das fertige Paket geht per E-Mail und Dashboard an die Geschäftsführung

Nachweisdokumentation für Kunden und Prüfer

  1. 1Erforderliche Dokumente je Auftrag und Kunde sind als Checkliste hinterlegt
  2. 2Zertifikate, Prüfberichte und Freigaben werden bei Entstehung gesammelt
  3. 3Fehlende oder ablaufende Positionen werden dem Verantwortlichen gemeldet
  4. 4Das Paket wird je Lieferung automatisch zusammengestellt
  5. 5Prüfer erhalten einen Lesezugriff mit vollständigem Verlauf

Integrationen

  • Ihr ERP, Ihre Buchhaltung und Ihr CRM (DATEV, lexoffice, sevDesk)
  • E-Mail (Microsoft 365, Google Workspace) und Scanner-Ordner
  • Bank-Schnittstellen und Zahlungsanbieter
  • OCR- / KI-Erkennungsdienste
  • Dokumentenablage (SharePoint, Google Drive, S3)
  • n8n Workflow-Automatisierung
  • Steuerberater-Übergabe (DATEV-Export)
  • BI-Dashboards

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Prozessanalyse

    Wir gehen den Prozess Ende-zu-Ende mit den Menschen durch, die ihn ausführen, sammeln Belegbeispiele und messen Durchlaufzeit, Berührungspunkte und Fehlerstellen.

  2. 02

    Soll-Konzept

    Ein neu gestalteter Prozess mit weniger Schritten, definierten Regeln, Prüfpunkten und Berichten – vor der Umsetzung mit den Prozessverantwortlichen abgestimmt.

  3. 03

    Umsetzung und Pilot

    Erkennung, Abgleich, Buchung und Reporting gebaut und in einem Pilotumfang – eine Lieferantengruppe, ein Standort – parallel zum heutigen Prozess betrieben.

  4. 04

    Umstellung

    Das volle Volumen wechselt in den neuen Prozess; alte Listen werden stillgelegt; Mitarbeitende werden für Ausnahmen statt Datenerfassung geschult.

  5. 05

    Messen und verfeinern

    Durchlaufzeit und Ausnahmequoten werden verfolgt; Regeln nachjustiert; der nächste Prozess ausgewählt.

Erwartete Ergebnisse

  • Belege werden beim Eingang zu Daten

    Kein Abtippen zwischen Eingang, System und Bericht.

  • Fehler fallen früh auf

    Abweichungen und fehlende Positionen erscheinen, solange sie günstig behoben werden können.

  • Berichte pünktlich

    Die Geschäftsführung erhält jede Periode dasselbe verlässliche Paket ohne manuelle Zusammenstellung.

  • Prüfungssicher von Haus aus

    Jeder Schritt ist nachvollziehbar; Prüfpakete entstehen in Minuten statt Tagen.

Sicherheit & Eigentum

  • Nachvollziehbarkeit

    Unveränderliches Protokoll von Belegen, Erkennungen, Entscheidungen und Buchungen; wer wann was getan hat – im Sinne von GoBD.

  • Funktionstrennung

    Rollen für Erfassung, Freigabe, Buchung und Zahlung werden vom System durchgesetzt.

  • Datenschutz

    Belege in Ihrer Umgebung mit Aufbewahrungsregeln; DSGVO-konforme Gestaltung, Auftragsverarbeitung, Hosting in Deutschland oder der EU möglich.

Häufige Fragen

Workflow-Automatisierung verbindet Schritte zwischen Werkzeugen. Prozessautomatisierung gestaltet einen ganzen Prozess neu – Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Reporting – und umfasst häufig Dokumentenverarbeitung und Abgleich. Die meisten Projekte nutzen beides.

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