AutoProbaho

Lösung für Transparenz im Management

Automatisiertes Reporting, das der Geschäftsführung die Zahlen von heute noch heute liefert

Viele Geschäftsführungen bekommen ihre Zahlen durch Nachfragen: ein Anruf in der Buchhaltung, eine Nachricht an die Vertriebsleitung, eine Excel-Datei aus dem Lager, die morgen kommt. AutoProbaho entwickelt ein automatisiertes Reporting, das Daten dort abholt, wo sie liegen – ERP, Buchhaltung, Excel, Google Sheets, Kasse, Onlineshop – und klare Berichte zum gewünschten Zeitpunkt per E-Mail oder Messenger zustellt, ergänzt um Dashboards für alle, die tiefer einsteigen möchten.

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Berichte werden von Hand gebaut, kommen spät und verlieren jeden Monat an Vertrauen

Der Tagesumsatzbericht hängt daran, dass jemand seine Buchungen abschließt; der Bestandsbericht an der Zählung im Lager; der Bericht über Zahlungseingänge am Kontenblatt der Buchhaltung. Jeder entsteht im eigenen Format, wird als Screenshot oder Excel verschickt, und die Geschäftsführung rechnet am Ende selbst dazwischen. Ist jemand im Urlaub, kommt der Bericht schlicht nicht.

Die Folge sind Entscheidungen auf veralteten oder unvollständigen Zahlen, Führungskräfte, die wöchentlich Stunden mit Zusammenstellen statt mit Handeln verbringen, und Streit darüber, welche Version stimmt. Die Daten existieren meist längst; was fehlt, ist ein verlässlicher, automatisierter Weg, sie zu sammeln, zu prüfen und zuzustellen.

Für wen geeignet

  • Geschäftsführung und Inhaber von Produktions-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, die Tageszahlen ohne Nachfragen wünschen
  • Unternehmensgruppen mit mehreren Standorten oder Gesellschaften, die konsolidierte Sichten brauchen
  • Führungskräfte, die wöchentlich Stunden mit dem Zusammenstellen von Berichten aus Excel, ERP-Exporten und E-Mails verbringen
  • Unternehmen, die bereits Systeme haben – ERP, Buchhaltung, Kasse –, aber keine gemeinsame Managementsicht

Typische Probleme heute

  • Berichte hängen an Personen

    Ist die zuständige Person beschäftigt oder abwesend, fehlt der Geschäftsführung der Blick auf den Tag.

  • Unterschiedliche Zahlen aus unterschiedlichen Quellen

    Umsatz, Bestand und Liquidität kommen aus getrennten Dateien und stimmen ohne Handarbeit selten überein.

  • Screenshots und Excel per Messenger

    Berichte kommen als Bild – ohne Historie, ohne Drill-down, ohne Vergleich zur Vorwoche.

  • Führungszeit geht in Zusammenstellung

    Stunden fließen in Kopieren, Formatieren und Versenden statt in Analyse und Entscheidung.

  • Abweichungen fallen spät auf

    Ein Kunde über Kreditlimit, eine Linie hinter Plan oder ein Bestandsengpass werden Tage zu spät bemerkt.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Automatisierte Datensammlung

    Geplante Abrufe aus ERP, Buchhaltung, Excel/Google Sheets, Kasse, Onlineshop und Formularen – validiert und zentral gespeichert.

  2. Zustellung nach Zeitplan

    Tages-, Wochen- und Monatsberichte als kurze Zusammenfassung, PDF- oder Excel-Anhang per E-Mail oder Messenger zu festen Zeiten.

  3. Abweichungsmeldungen

    Regeln, die die richtige Person benachrichtigen, sobald ein Schwellenwert gerissen wird – Mindestbestand, überfällige Forderung, Produktion hinter Plan.

  4. Live-Dashboards

    Rollenbasierte Dashboards für Geschäftsführung und Führungskräfte mit Filtern, Drill-down und Periodenvergleich.

  5. Konsolidierung über Gesellschaften

    Mehrere Firmen und Standorte mit einheitlichen Definitionen, damit Zahlen vergleichbar sind.

Module & Funktionen

  • Datenkonnektoren

    ERP- und Datenbankanbindung, Buchhaltungsexporte (z. B. DATEV, lexoffice, sevDesk), Excel/Google-Sheets-Leser, Kassen- und Shop-APIs, Formulare für manuelle Eingaben.

  • Datenprüfung

    Vollständigkeits- und Plausibilitätsregeln; fehlende Eingaben werden automatisch angemahnt, bevor der Bericht hinausgeht.

  • Berichtsdesigner

    Vorlagen für Tagesumsatz, Produktion, Bestand, Zahlungseingänge, Liquidität, Fälligkeitsstruktur – auf Deutsch oder Englisch.

  • Zeitplan & Zustellung

    Zeit- und ereignisgesteuerte Zustellung per E-Mail, Microsoft Teams, WhatsApp Business API oder SMS – je Empfänger.

  • Meldungen & Schwellenwerte

    KPI-Schwellen je Standort, Eskalation an Führungskräfte, Bestätigungsverfolgung.

  • Dashboards

    Web- und Mobil-Dashboards mit rollenbasierten Sichten, Filtern und Drill-down bis auf Belegebene.

  • Berichtsarchiv

    Jeder versendete Bericht wird gespeichert und ist durchsuchbar – die Zahl vom Vormonat ist auffindbar und vergleichbar.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Tägliche Zusammenfassung für die Geschäftsführung

  1. 1Daten werden zum Tagesschluss aus ERP, Kasse und Buchhaltung abgerufen
  2. 2Prüfungen bestätigen, dass alle Standorte gebucht haben; fehlende werden erinnert
  3. 3Umsatz, Zahlungseingänge, Reichweite und Liquidität werden berechnet
  4. 4Eine kurze Zusammenfassung mit Dashboard-Link geht an die Geschäftsführung
  5. 5Das PDF mit Details geht per E-Mail an die Führungskräfte

Produktions- und Terminrisiko-Bericht

  1. 1Linienleistung und WIP werden aus dem Produktionssystem oder Erfassungsbögen gelesen
  2. 2Ist wird je Auftrag mit Plan verglichen
  3. 3Aufträge hinter Plan werden mit Resttagen hervorgehoben
  4. 4Der Bericht geht vor der Morgenrunde an die Produktionsleitung
  5. 5Bei Überschreiten einer Schwelle eskaliert die Meldung an die Geschäftsführung

Forderungen und Abweichungsmeldungen

  1. 1Die Fälligkeitsstruktur wird nächtlich aus Buchhaltung oder ERP neu berechnet
  2. 2Kunden über Limit oder Überfälligkeitsschwelle werden identifiziert
  3. 3Meldungen gehen an Vertriebsverantwortliche und Führungskraft
  4. 4Die wöchentliche Zusammenfassung geht an Finanzen und Geschäftsführung
  5. 5Bestätigungen und Nachfassaktionen werden verfolgt

Integrationen

  • Individuelle oder Standard-ERP-Datenbanken und APIs
  • Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice, sevDesk, Xero)
  • Excel und Google Sheets
  • Kassen- und Shop-Systeme (Shopify, WooCommerce, Shopware)
  • E-Mail, Microsoft Teams, WhatsApp Business API, SMS
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • BI-Werkzeuge (Power BI, Looker Studio, Metabase), sofern bevorzugt
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Berichtsinventur

    Wir listen jeden Bericht, den das Management erhält oder vermisst – wer ihn erstellt, woher die Daten kommen, wie lange es dauert.

  2. 02

    Definitionen & Quellen

    KPIs werden einmal definiert – was als Umsatz, Zahlungseingang, Reichweite zählt – und auf Quellsysteme abgebildet.

  3. 03

    Anbinden & automatisieren

    Konnektoren und Zeitpläne werden gebaut; Berichte laufen parallel zu den manuellen, bis sie übereinstimmen.

  4. 04

    Dashboards & Meldungen

    Sobald die Tagesberichte Vertrauen genießen, folgen rollenbasierte Dashboards und Schwellenwertmeldungen.

  5. 05

    Betrieb & Ausbau

    Wir überwachen Zustellung und Datenqualität und ergänzen Berichte, sobald das Unternehmen sie braucht.

Erwartete Ergebnisse

  • Zahlen vom selben Tag

    Geschäftsführung und Führungskräfte sehen Umsatz, Bestand und Liquidität von heute, ohne jemanden zu fragen.

  • Eine Definition je KPI

    Berichte aus verschiedenen Standorten und Abteilungen folgen denselben Regeln und sind vergleichbar.

  • Zurückgewonnene Führungszeit

    Das Zusammenstellen ist automatisiert; Führungskräfte investieren ihre Zeit in Entscheidungen.

  • Abweichungen früh sichtbar

    Schwellenwertmeldungen erreichen die richtige Person, solange Handeln noch möglich ist.

Sicherheit & Eigentum

  • Lesend, wo immer möglich

    Konnektoren lesen aus Quellsystemen, ohne sie zu verändern; Zugangsdaten liegen verschlüsselt in Ihrer eigenen Umgebung – auf Wunsch in der EU.

  • Steuerung je Empfänger

    Jeder Bericht und jedes Dashboard ist nur für definierte Rollen sichtbar; sensible Zahlen lassen sich je Empfänger einschränken.

  • Zustell- und Prüfprotokolle

    Jeder Berichtslauf und jede Zustellung wird protokolliert; Fehler werden wiederholt und gemeldet – im Sinne der GoBD nachvollziehbar.

Häufige Fragen

Ja. Excel und Google Sheets können in einer vereinbarten Struktur nach Zeitplan gelesen werden, und Buchhaltungssysteme liefern Exporte oder Schnittstellen, die wir automatisch abholen. Wo bisher manuell erfasst wird, ersetzt ein einfaches Formular die Tabelle.

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