AutoProbaho

Branche

Software für Logistikunternehmen, die Aufträge, Fahrzeuge, Dokumente und Kunden verbindet

Logistik ist ein Geschäft der Übergaben – zwischen Versender, Spediteur, Hafen, Fahrer und Empfänger – und jede Übergabe ist heute eine E-Mail, ein Anruf oder eine Chatnachricht. AutoProbaho entwickelt Auftrags-, Dispositions-, Tracking- und Dokumentensysteme für Speditionen, Zollagenten, Kurierdienste und Fuhrparks im Mittelstand und automatisiert die Statusmeldungen und den Papierkram dazwischen – mit einem Gründer, der aus der Zusammenarbeit mit mehreren größeren deutschen Unternehmen weiß, welche Verlässlichkeit deutsche Auftraggeber erwarten.

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Aufträge leben in E-Mail-Fäden, der Status am Telefon

Die Auftragsakte einer Spedition ist meist ein Ordner voller PDFs und eine Excel-Liste: Buchung, Versandanweisung, Konnossement, Zollpapiere, Auslieferungsauftrag. Die Disposition beantwortet „Wo ist meine Sendung?“, indem sie drei Portale prüft und den Frachtführer anruft. Kurierdienste und Fuhrparks haben dasselbe Problem in anderem Maßstab – hunderte Sendungen täglich, disponiert an der Tafel, mit Ablieferbelegen als Fotos in Chatgruppen.

Die Kosten sind versteckt, aber real: Stunden für Statusanfragen, doppelte Erfassung in Carrier-Portalen und internen Listen, verspätete Rechnungen, weil die Auftragskosten noch unbekannt sind, und Kunden, die sich nicht selbst informieren können. Steigt das Volumen, wächst das Team linear mit den Sendungen – das Gegenteil dessen, was Software ermöglichen sollte.

Für wen geeignet

  • Speditionen und Zollagenten für See-, Luft- und Landfracht
  • Kurier-, Express- und Paketdienste mit Depots und Zustellern
  • Fuhrparkbetreiber, Transportunternehmer und Werkverkehre
  • Interne Logistikabteilungen von Herstellern, Händlern und Onlinehändlern

Typische Probleme heute

  • Sendungsstatus nur per Anruf

    Kunden, Vertrieb und Disposition stellen dieselbe Frage und bekommen die Antwort manuell.

  • Dokumente werden abgetippt

    Versender, Empfänger und Ladung werden in Buchung, Frachtbrief, Zoll und Rechnung getrennt erfasst.

  • Disposition an der Tafel

    Fahrzeuge und Fahrer werden aus dem Gedächtnis zugeteilt; Auslastung, Verspätungen und Umwege sind erst im Nachhinein bekannt.

  • Auftragskalkulation hinkt der Abrechnung hinterher

    Rechnungen der Frachtführer kommen spät, Kundenrechnungen verzögern sich oder gehen ohne bekannte Marge raus.

  • Ablieferbelege verstreut

    Unterschriften und Fotos liegen in Chatgruppen; Reklamationen dauern Tage.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Auftrags- und Sendungsverwaltung

    Eine Akte je Sendung mit Meilensteinen, Beteiligten, Ladung, Kosten, Dokumenten und Kommunikationsverlauf.

  2. Dispositions- und Fuhrparksystem

    Sendungen, Touren, Fahrzeug- und Fahrerzuteilung, Tourenblätter, Tank- und Wartungsprotokolle.

  3. Sendungsverfolgung und Kundenportal

    Meilensteinstatus für Kunden im Portal oder per automatischer E-Mail-/Messenger-Benachrichtigung.

  4. Dokumentenautomatisierung

    Frachtbriefe, Auslieferungsaufträge, Manifeste, Rechnungen und Zollunterlagen aus den Auftragsdaten – einmal erfasst.

  5. Abrechnung und Auftragskalkulation

    Kosten je Auftrag, Erfassung der Frachtführerkosten, Marge je Sendung, Rechnungen und Auszüge je Kunde.

Module & Funktionen

  • Auftragsakte & Meilensteine

    Buchung, Abholung, Abfahrt, Ankunft, Verzollung, Zustellung – mit Soll- und Ist-Terminen und Verzugswarnung.

  • Partner- & Tarifstamm

    Versender, Empfänger, Carrier, Agenten, Häfen; vereinbarte Raten und Zuschläge je Relation oder Kunde.

  • Dispositionsboard

    Tagessendungen, Fahrzeug- und Fahrerzuteilung, Kapazitäts- und Tourengruppierung, Live-Tourstatus.

  • Ablieferbeleg

    Mobile Erfassung von Unterschrift, Foto, Code und Zeit; Abweichungen und Retouren vor Ort.

  • Dokumentenerzeugung

    Vorlagen für Frachtbrief, HBL, Manifest, Auslieferungsauftrag, Rechnung und Packliste aus der Auftragsakte.

  • Frachtführer- & Kostenmanagement

    Carrier-, Fuhr- und Hafenkosten je Auftrag, Rückstellungen vor Rechnungseingang.

  • Kundenportal & Benachrichtigungen

    Selbstauskunft, Dokumentendownload, Buchungsanfragen, automatische Meilensteinmeldungen.

  • Reporting

    Volumen je Relation und Kunde, Termintreue, Marge je Auftrag, Fahrzeugauslastung, offene Forderungen.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Von der Buchung zur Zustellung (Spedition)

  1. 1Der Kunde stellt eine Buchungsanfrage per Portal oder E-Mail
  2. 2Die Disposition legt die Auftragsakte an und bestätigt Raten aus dem Tarif
  3. 3Meilensteine aktualisieren sich aus Carrier-Daten oder Teameingaben
  4. 4Dokumente werden aus der Akte erzeugt und geteilt
  5. 5Die Zustellung wird bestätigt, die Kundenrechnung geht mit bekannter Marge raus

Tagesdisposition (Kurier/Fuhrpark)

  1. 1Sendungen werden aus Kundenaufträgen importiert oder angelegt
  2. 2Der Disponent teilt Fahrzeuge und Fahrer am Board zu
  3. 3Fahrer erhalten ihre Tour mobil mit Reihenfolge und Kontakten
  4. 4Der Ablieferbeleg wird je Stopp erfasst
  5. 5Abweichungen lösen Kundeninformation und Neuzustellung aus

Automatische Statusmeldungen

  1. 1Ein Meilenstein in der Auftragsakte ändert sich
  2. 2Der n8n-Workflow prüft die Benachrichtigungswünsche des Kunden
  3. 3E-Mail- oder Messenger-Update mit dem neuen Status wird gesendet
  4. 4Kundenantworten werden dem zuständigen Disponenten zugeleitet
  5. 5Die Portal-Zeitleiste wird für die Selbstauskunft aktualisiert

Integrationen

  • Carrier- und Hafen-Trackingdaten (API, E-Mail-Parsing, Portale)
  • Telematik / GPS-Ortung
  • E-Mail, SMS und WhatsApp Business
  • Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice, sevDesk)
  • Kunden-ERPs und Shopsysteme (API/CSV/EDI)
  • Bankschnittstellen und Kontoauszugsimport
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Auftragslebenszyklus erfassen

    Wir verfolgen eine Sendung oder einen Zustelltag von der Anfrage bis zur Rechnung und listen jede Übergabe, jedes Dokument und jede Statusfrage.

  2. 02

    Erstes System wählen

    Meist Auftragsakte plus Benachrichtigungen oder Dispositionsboard plus Ablieferbeleg.

  3. 03

    Prototyp mit laufenden Aufträgen

    Oberflächen werden mit Disposition, Fahrern und Sachbearbeitung an echten Sendungen geprüft.

  4. 04

    Umsetzung und Rollout je Team oder Depot

    Zweiwöchige Inkremente; ein Team oder Depot startet zuerst mit mobiler Schulung.

  5. 05

    Automatisieren und auswerten

    Dokumentenerzeugung, Kundenportal und Dashboards folgen, sobald der Kern stabil läuft.

Erwartete Ergebnisse

  • Weniger Statusanrufe

    Kunden und Kollegen sehen die Meilenstein-Zeitleiste, statt nachzufragen.

  • Daten einmal erfasst

    Buchungsdaten fließen automatisch in jedes Dokument und jede Rechnung.

  • Disposition auf einen Blick

    Fahrzeuge, Fahrer und Verzögerungen sind tagsüber in einem Board sichtbar.

  • Rechnungen mit bekannter Marge

    Kosten werden je Auftrag erfasst, die Abrechnung erfolgt zeitnah, profitable Aufträge sind erkennbar.

Sicherheit & Eigentum

  • Trennung von Kundendaten

    Jeder Kunde sieht im Portal nur eigene Sendungen und Dokumente; interne Kosten bleiben intern.

  • Dokumentenintegrität und GoBD

    Erzeugte Dokumente sind versioniert, mit Änderungsverlauf und revisionssicherer Ablage für Rechnungen.

  • DSGVO im Feld

    Fahrer-Apps arbeiten offline und synchronisieren später; Zugriffe werden bei Geräteverlust sofort entzogen, Standortdaten werden zweckgebunden gespeichert.

Häufige Fragen

Wo Carrier APIs oder strukturierte E-Mails anbieten, ja; sonst aktualisiert Ihr Team Meilensteine in Sekunden, und die Information erreicht Kunden trotzdem automatisch.

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