AutoProbaho

Beispielszenario

Onlinehändler: vom Posteingang zum automatisierten Auftragshub

Ein Onlinehändler in Bangladesch verkauft meist über drei Türen zugleich – die eigene Website, eine Facebook-Seite mit WhatsApp-Nachfassen und einen Marktplatz wie Daraz – und jede Tür liefert Bestellungen in anderer Form. Dieses Szenario zeigt, wie ein solcher Händler alle in einen automatisierten Auftragshub auf Basis von n8n zusammenführen könnte, ohne seine bestehenden Shop-Plattformen zu ersetzen.

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Beispielszenario (anonymisiert)

E-Commerce

Ein Onlinehändler für Mode- und Wohnartikel mit Sitz in Dhaka, der über eine WooCommerce-Website, eine Facebook-Seite mit WhatsApp-Nachfassen und einen Daraz-Shop verkauft – Bestellungen in Excel übertragen, Versand von Hand gebucht.

Drei Vertriebskanäle, eine überlastete Excel-Tabelle

Der Händler verkauft Mode- und Wohnartikel über eine WooCommerce-Website, eine stark frequentierte Facebook-Seite, auf der Kunden per Nachricht bestellen und über WhatsApp bestätigen, sowie einen Daraz-Shop. Ein kleines Team überträgt jede Bestellung in eine gemeinsame Excel-Tabelle, prüft den Bestand in einer zweiten Tabelle, bucht den Versand im Portal des Kurierdienstes und schickt dem Kunden die Sendungsnummer von Hand. Nachnahmebeträge treffen Tage später in einer Abrechnung des Kurierdienstes ein, die jemand Zeile für Zeile abstimmt.

Mit steigendem Volumen gehen Bestellungen im Posteingang unter, derselbe Artikel wird über zwei Kanäle doppelt verkauft, Versandbuchungen enthalten Tippfehler in der Adresse, und die Nachnahme-Abrechnung stimmt nie ganz mit der Tabelle überein. Retouren sind ein Chatverlauf. Ohne ein Wochenende Arbeit kann niemand sagen, welcher Kanal oder welches Produkt wirklich Geld verdient.

Interaktive Demonstration

Before

  • Bestellungen aus Website, Facebook-Posteingang und Daraz in eine gemeinsame Excel-Tabelle übertragen
  • Bestand in einer separaten Tabelle geprüft; Artikel über Kanäle hinweg doppelt verkauft
  • Versand manuell im Kurierportal gebucht; Sendungsnummer von Hand verschickt
  • Nachnahme-Abrechnungen Tage später Zeile für Zeile abgestimmt
  • Retouren in Chatverläufen ohne Bezug zum ursprünglichen Auftrag

After

  • Jede Bestellung landet per Webhook, API oder strukturiertem Formular in einem Hub
  • Ein Bestand je Artikel, mit Website und Marktplatz abgeglichen
  • Versand per API gebucht; Sendungsverfolgung automatisch per WhatsApp/SMS
  • Nachnahme-Abrechnungen importiert und zugeordnet; nur Ausnahmen brauchen eine Person
  • Retouren am Auftrag protokolliert; Dashboard je Kanal und Produkt

Vorgehen bei der Einführung

  1. Analyse

    Je Kanal eine Bestellung verfolgen

    Wir verfolgen eine Website-, eine Facebook- und eine Daraz-Bestellung von der ersten Nachricht bis zum Zahlungseingang und notieren jedes Kopieren und jeden Portal-Login.

  2. Konzept

    Auftragsmodell, Status und Ausnahmeregeln

    Eine Auftragsstruktur mit klaren Status – neu, bestätigt, gebucht, zugestellt, retourniert, abgerechnet – sowie Regeln, was die Automatisierung allein tun darf und wo eine Person entscheidet.

  3. Umsetzung

    Erst Eingang, dann Versand und Bestand, dann Abstimmung

    Der Auftragseingang geht zuerst für alle Kanäle live, Versandbuchung und Bestandsabgleich folgen, Nachnahme-Abstimmung und Retouren kommen zuletzt.

  4. Migration & Schulung

    Offene Aufträge, Artikelliste und Teamschulung

    Offene Aufträge und die Artikelliste werden aus den Tabellen geladen; das Team wird auf Hub und Formular geschult.

  5. Go-live & Optimierung

    Parallelbetrieb, dann Umstellung, dann monatliche Feinjustierung

    Der Hub läuft kurz parallel zur Tabelle und ersetzt sie dann; monatliche Durchsichten ergänzen Kanalberichte und schärfen die Ausnahmeregeln.

Dies ist ein illustratives, anonymisiertes Beispielszenario aus typischen Situationen dieser Branche – kein veröffentlichtes Kundenergebnis.

Was AutoProbaho entwickelt

  • Auftragseingangs-Hub auf n8n

    Website-Bestellungen kommen per Webhook, Daraz-Bestellungen über die Händler-API, und Facebook- oder WhatsApp-Bestellungen werden vom Team in einem kurzen strukturierten Formular erfasst – alle landen als ein normalisierter Auftrag in einer zentralen Datenbank.

  • Bestandsabgleich über alle Kanäle

    Ein Bestand je Artikel; wird eine Bestellung in einem Kanal bestätigt, aktualisiert sich die Verfügbarkeit auf Website und Marktplatz, sodass ein Artikel nicht doppelt verkauft wird.

  • Versandbuchung und Kundenbenachrichtigung

    Bestätigte Aufträge werden über die API des gewählten Kurierdienstes gebucht, die Sendungsnummer wird am Auftrag gespeichert und automatisch per WhatsApp oder SMS an den Kunden gesendet; der Zustellstatus wird aktualisiert, sobald der Kurierdienst ihn meldet.

  • Nachnahme-Abstimmung und Retouren

    Kurierabrechnungen werden importiert und automatisch den Aufträgen zugeordnet; nicht zuordenbare Zeilen werden für eine Person markiert, Retouren am ursprünglichen Auftrag protokolliert, und ein Dashboard zeigt die Leistung je Kanal und Produkt.

Erwartete Ergebnisse

  • Kein Auftrag existiert nur im Posteingang

    Jede Bestellung, aus welchem Kanal auch immer, ist ein Datensatz mit Status.

  • Ein Bestand für Website und Marktplatz

    Die Verfügbarkeit aktualisiert sich aus dem bestätigten Auftrag statt aus einer wöchentlichen Korrektur.

  • Versandbuchung ohne Abtippen

    Adresse, Telefonnummer und Nachnahmebetrag gehen exakt so an den Kurierdienst, wie der Kunde sie angegeben hat.

  • Nachnahme-Abrechnungen stimmen sich überwiegend selbst ab

    Menschen bearbeiten nur die Ausnahmen, die die Automatisierung nicht zuordnen konnte.

Häufige Fragen

Nein. In diesem Szenario bleiben die Shop-Plattformen unverändert; n8n verbindet sich über Webhooks und APIs mit ihnen. Der Hub liegt dahinter und hält Aufträge, Bestand und Zustellstatus an einem Ort.

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