AutoProbaho

Lösung für Handel & Distribution

Handels- und Distributions-ERP, das Ware und Geld gemeinsam verfolgt

Handelsunternehmen und Distributoren verdienen an Marge, Kreditdisziplin und Lagerumschlag – und verlieren an nicht erfassten Fahrverkäufen, Kunden mit überzogenem Zahlungsziel und Lagern, die anders zählen als die Buchhaltung. AutoProbaho entwickelt ein Distributions-ERP, das Einkauf, Lager, Tourenverkauf, Kundenkredit und Zahlungseingang in einen Fluss bringt, sodass die Geschäftsführung Bestand und offene Posten von heute sieht – ohne auf den Monatsabschluss zu warten.

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Umsatz, Bestand und Forderungen führen drei verschiedene Personen

In vielen Handelsbetrieben führt der Außendienst ein Auftragsbuch, das Lager ein Bestandsregister und die Buchhaltung das Kundenkonto. Jedes für sich ist ungefähr richtig. Zusammen passen sie selten: Ware verlässt das Haus, bevor die Rechnung geschrieben ist, ein Kundenscheck wird eine Woche später erfasst, Retouren werden aus dem Gedächtnis verrechnet. Wenn die Geschäftsführung eine Fälligkeitsübersicht verlangt, sind die Zahlen bereits veraltet.

Wachstum verschärft das. Mehr Artikel, mehr Touren, mehr Kunden auf Ziel und ein zweites Lager bedeuten mehr Tabellen und mehr Abtippen. Standardsoftware für den Handel deckt oft die Fakturierung ab, nicht aber Tourenplanung, Fahrzeugbestand, Kreditsperren oder die Mehrfirmenstrukturen, die Importeure tatsächlich betreiben.

Für wen geeignet

  • Distributoren für Konsumgüter, Pharma, Elektronik, Baustoffe und Lebensmittel, die Händler und Einzelhandel über Touren beliefern
  • Importeure und Handelshäuser mit akkreditivbasiertem Einkauf, mehreren Lagern und Kunden auf Ziel
  • Großhändler, deren Außendienst Aufträge vor Ort aufnimmt und deren Fahrzeuge Ware mitführen
  • Inhaber, die offene Posten je Kunde, Bestand und Tagesumsatz auf dem Smartphone sehen möchten

Typische Probleme heute

  • Kundenkredit gerät außer Kontrolle

    Beim neuen Auftrag sieht niemand den aktuellen Saldo; Kreditlimits stehen auf dem Papier, werden aber nicht durchgesetzt.

  • Fahrzeugbestand verschwindet zwischen Beladung und Rückkehr

    Was geladen, verkauft, retourniert und beschädigt wurde, wird am Tagesende aus dem Gedächtnis abgeglichen – wenn überhaupt.

  • Mehrere Preislisten und Aktionen

    Kundenkategorien, Handelsaktionen und Rabatte werden von Hand angewendet und später angezweifelt.

  • Lager und Buchhaltung stimmen nicht überein

    Ware wird auf Zettel ausgegeben und später fakturiert; Register und Konten zeigen unterschiedliche Mengen.

  • Zahlungseingänge sind unklar

    Bar, Scheck, Mobile Money und Überweisung laufen über verschiedene Hände und werden Tage später Rechnungen zugeordnet.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Ein Fluss vom Einkauf bis zum Zahlungseingang

    Einkauf und Import, Wareneingang, Kundenaufträge, Fahrzeugbeladung, Lieferung, Fakturierung und Zahlungseingang teilen sich einen Datenbestand.

  2. Kreditkontrolle je Kunde

    Aktuelle Salden, Kreditlimits und Fälligkeiten pro Kunde – mit Sperren und Freigaben bei Überschreitung.

  3. Touren- und Fahrverkauf

    Tourenpläne, mobile Auftragserfassung, Belade- und Entladelisten, Tagesabrechnung je Verkäufer.

  4. Mehrlagerbestand

    Chargen und MHD, Umlagerungen zwischen Lagern, beschädigte und retournierte Ware, Bestandsbewertung.

  5. Dashboards für Geschäftsführung

    Tagesumsatz, Zahlungseingänge, Reichweite und Fälligkeitsstruktur automatisch auf Smartphone und im Postfach.

Module & Funktionen

  • Einkauf & Import

    Lieferantenstamm, Bestellungen, Akkreditiv- und Einstandskostenverfolgung, Wareneingang, Verbindlichkeiten.

  • Lager & Bestand

    Mehrere Lager, Chargen und MHD, Min/Max-Grenzen, Umlagerungen, Inventur und Korrekturen.

  • Kunden- & Händlerstamm

    Kundenkategorien, Gebiete, Kreditlimits, Preislisten, Aktionen und Historie der offenen Posten.

  • Auftrag & Fakturierung

    Auftragserfassung im Außendienst, Freigabe, Lieferschein, Rechnung mit steuerlich benötigten Feldern, Retouren und Gutschriften.

  • Touren- & Fahrverkauf

    Tourenplanung, Beladung, Verkauf vom Fahrzeug, Retouren und Bruch, Tagesabrechnung.

  • Zahlungseingang & Forderungen

    Bar-, Scheck-, Mobile-Money- und Banküberweisungen, Rechnungszuordnung, Verfolgung vordatierter Schecks, Fälligkeitsstruktur.

  • Vertriebsteam & Ziele

    Ziele je Verkäufer, Erreichung, Provisionsgrundlagen und Besuchsverfolgung.

  • Reporting & Dashboards

    Tagesumsatz, Reichweite, offene Posten je Kunde, Marge je Produkt und Tour, geplante Berichte an das Management.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Vom Außendienstauftrag zur Lieferung

  1. 1Der Außendienst erfasst den Kundenauftrag mobil und sieht Bestand und Kreditsaldo
  2. 2Bei Limitüberschreitung geht der Auftrag zur Freigabe, sonst direkt ans Lager
  3. 3Das Lager kommissioniert anhand einer Ladeliste je Tour
  4. 4Die Lieferung wird bestätigt, die Rechnung entsteht beim Versand
  5. 5Der Kundensaldo aktualisiert sich sofort

Ein Tag im Fahrverkauf

  1. 1Das Fahrzeug wird morgens nach Ladeliste beladen
  2. 2Der Verkäufer verkauft und fakturiert vom Fahrzeug aus, online oder offline
  3. 3Retouren und Bruch werden vor Ort erfasst
  4. 4Bei Rückkehr wird die Entladung gegen Beladung minus Verkauf gezählt
  5. 5Die Tagesabrechnung bucht Bar-, Mobile-Money- und Zielverkäufe

Vom Zahlungseingang zum Abgleich

  1. 1Der Zahlungseingang wird dem Kunden zugeordnet
  2. 2Die Zahlung wird offenen Rechnungen zugeordnet, älteste zuerst
  3. 3Vordatierte Schecks werden bis zur Einlösung verfolgt
  4. 4Der Kontoauszug wird gegen erfasste Eingänge abgeglichen
  5. 5Fälligkeitsbericht und Kundenkontoauszug aktualisieren sich automatisch

Integrationen

  • Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice, sevDesk oder lokale Pakete)
  • Bank- und Zahlungsdienstleister-Importe
  • SMS und WhatsApp Business für Kontoauszüge und Zahlungserinnerungen
  • Barcode-Scanner und mobile Drucker für Fahrzeugrechnungen
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • GPS- und Tourenwerkzeuge, sofern im Einsatz
  • Bestellportale von Herstellern und Lieferanten (Excel/API)
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Prozessaufnahme

    Wir verfolgen eine Tour von der Auftragserfassung bis zum Zahlungseingang und einen Einkauf vom Akkreditiv bis ins Lager, um zu sehen, wo Datensätze brechen.

  2. 02

    Stammdatenkonzept

    Kunden, Artikel, Preislisten und Aktionen werden bereinigt und strukturiert, bevor eine Maske entsteht.

  3. 03

    Umsetzung in Phasen

    Typischerweise zuerst Bestand und Fakturierung, dann Touren-/Fahrverkauf und Kreditkontrolle, danach Dashboards.

  4. 04

    Einführung im Außendienst

    Verkäufer und Lagerpersonal werden an mobilen Oberflächen geschult; eine Tour pilotiert, bevor die übrigen folgen.

  5. 05

    Go-live & Betrieb

    Umstellung mit Eröffnungssalden, Hypercare beim ersten Monatsabschluss, danach Monitoring und Feinschliff.

Erwartete Ergebnisse

  • Bestand, Umsatz und Forderungen stimmen überein

    Warenbewegung, Fakturierung und Zahlungseingang werden einmal erfasst – Lager und Buchhaltung erzählen dieselbe Geschichte.

  • Kredit unter Kontrolle

    Aufträge über Limit werden gestoppt oder bewusst freigegeben; die Fälligkeitsstruktur ist täglich je Kunde sichtbar.

  • Verantwortlichkeit je Fahrzeug und Tour

    Beladung, Verkauf, Retouren und Abrechnung werden täglich abgeglichen, nicht am Monatsende.

  • Überblick ohne Rückfragen

    Tagesumsatz, Zahlungseingänge und Reichweite kommen automatisch auf das Smartphone der Geschäftsführung.

Sicherheit & Eigentum

  • Ihre Daten, Ihre Infrastruktur

    Betrieb im eigenen Cloud-Konto – auf Wunsch in der EU; Kundenlisten und Preisstrukturen sind für Dritte nicht einsehbar.

  • Zugriff nach Rolle und Gebiet

    Verkäufer sehen ihre Touren und Kunden, Führungskräfte ihre Gebiete, die Geschäftsführung alles – mit Änderungsprotokoll.

  • Offline-Erfassung im Außendienst

    Mobile Aufträge und Fahrverkauf funktionieren ohne Netz und synchronisieren später; automatisierte, verschlüsselte Backups schützen den zentralen Datenbestand.

Häufige Fragen

Ja. Die Außendienst-App läuft auf handelsüblichen Android-Geräten, funktioniert offline und synchronisiert, sobald eine Verbindung besteht.

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