AutoProbaho

Das Kernsystem bauen

Internes Mitarbeiterportal entwickeln – ein Ort für alle internen Abläufe

Zeiten in einer Liste, Urlaubsanträge auf Papier, Freigaben per E-Mail, Richtlinien in einem Netzlaufwerk, das niemand öffnet, Aushänge am Schwarzen Brett. AutoProbaho entwickelt interne Portale, die Personal- und Betriebsprozesse zusammenführen – Zeiterfassung, Urlaub, Freigaben, Dokumente, Mitteilungen, Anträge und Auswertungen – in einem rollenbasierten System, das am Büroarbeitsplatz wie auf dem Smartphone in der Halle funktioniert.

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Interne Abläufe laufen über E-Mail und Papier

Sobald die Belegschaft einige Dutzend Personen übersteigt, wird interne Verwaltung zu einer Vollzeitaufgabe, für die niemand eingestellt wurde. Die Personalabteilung sammelt Zeitnachweise aus jeder Abteilung ein, Urlaubskonten liegen in Excel, Bestell- und Spesenfreigaben stecken in Postfächern, und die aktuelle Fassung einer Richtlinie ist die zuletzt weitergeleitete Kopie. Führungskräfte beantworten wöchentlich stundenlang Fragen, die das System beantworten sollte.

Standard-HR-Suiten helfen bei der Lohnabrechnung, decken aber die betriebliche Seite selten ab – Anträge aus der Fertigung, Instandhaltungstickets, Dokumentenfreigaben, Schichtmitteilungen, Compliance-Checklisten – und rechnen pro Mitarbeitendem ab, was einen Betrieb mit 400 Beschäftigten teuer macht. Betriebsratskonforme Auswertungen, Offline-Zeiterfassung und ein revisionssicherer Verlauf sind meist Zusatzmodule oder fehlen ganz.

Für wen geeignet

  • Fertigungsbetriebe und Produktionsstandorte mit 50–2.000 Mitarbeitenden in Schichten und Abteilungen
  • Büros, Agenturen, Praxen und Dienstleister, die Personalprozesse und Freigaben formalisieren
  • Unternehmen mit mehreren Standorten, die einheitliche Richtlinien, Mitteilungen und Anträge benötigen
  • Geschäftsführung und Personalleitung, die Freigaben und Nachweise sichtbar, zeitgestempelt und prüfbar haben möchten

Typische Probleme heute

  • Zeiten und Urlaub werden von Hand abgeglichen

    Terminalexporte, Papierlisten und Excel-Konten stimmen selten überein; die Lohnvorbereitung ist spät und strittig.

  • Freigaben ohne Nachweis

    Anträge werden in einer E-Mail freigegeben, die niemand mehr findet, wenn Prüfer oder Wirtschaftsprüfer fragen.

  • Dokumente liegen überall

    Richtlinien, Formulare, Arbeitsanweisungen und Zertifikate in Laufwerken, Postfächern und Schubladen; die gültige Version kennt niemand.

  • Mitteilungen erreichen die Halle nicht

    Schichtänderungen und Ankündigungen hängen davon ab, dass Vorgesetzte sie weitergeben; ob jemand gelesen hat, ist unklar.

  • Führungskräfte beantworten täglich dieselben Fragen

    Resturlaub, Lohnzettel, Antragsstatus, Feiertagsliste – persönlich erfragt, weil es keinen Selbstservice gibt.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Mitarbeiter-Selbstservice

    Jeder Mitarbeitende sieht Zeiten, Urlaubskonto, Lohnzettel, Dokumente und Anträge auf dem Smartphone – auf Deutsch, Englisch oder Bengalisch.

  2. Zeit- und Urlaubslogik

    Import von Terminals oder mobile Buchung, Schicht- und Dienstplanregeln, Überstunden, Feiertage, Urlaubsarten und Ansprüche – ohne Abtippen in die Lohnabrechnung.

  3. Freigabe-Workflows

    Urlaub, Spesen, Bestellanforderungen, Vorschüsse, Dienstreisen und Dokumentenfreigaben mit definierten Stufen, Vertretung und Erinnerungen.

  4. Dokumenten- und Mitteilungszentrale

    Versionierte Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Formulare mit Lesebestätigung; zielgerichtete Mitteilungen je Abteilung, Schicht oder Rolle mit Zustellnachweis.

  5. Betriebliche Anträge und Tickets

    Instandhaltung, IT, Gebäude und Compliance an das richtige Team geleitet, mit SLA-Verfolgung und Verlauf.

Module & Funktionen

  • Mitarbeiterstamm & Organisation

    Profile, Abteilungen, Standorte, Teams, Vorgesetzte, Verträge und Fristenerinnerungen für Nachweise.

  • Zeiterfassung & Schichten

    Terminal-Import, mobile und Kiosk-Buchung, Dienst- und Schichtplanung, Rundungs- und Pausenregeln, Überstundenkonten.

  • Urlaub & Feiertage

    Urlaubsarten, Konten, Übertragsregeln, Feiertagskalender je Bundesland oder Standort, Freigabekette.

  • Freigaben & Anträge

    Konfigurierbare Antragsarten, mehrstufige Freigaben, Vertretung, Eskalation und lückenloser Verlauf.

  • Dokumente & Richtlinien

    Versionierte Bibliothek, Bestätigungsnachweis, Erinnerungen an ablaufende Zertifikate und Unterweisungen.

  • Mitteilungen & Aushänge

    Zielgerichtete Mitteilungen, Lesebestätigungen, Push per E-Mail/SMS/Messenger, Anzeige auf Bildschirmen in der Halle.

  • Lohnvorbereitung & Abrechnungen

    Zeiten, Überstunden, Abzüge und Vorschüsse an Lohnabrechnung oder Steuerberater (DATEV-Export); Abrechnungen digital bereitgestellt.

  • Auswertungen & Compliance

    Personalstand, Fehlzeiten, Überstunden, offene Freigaben und Prüfberichte auf Abruf – mit Rücksicht auf Mitbestimmung.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Urlaubsantrag

  1. 1Der Mitarbeitende beantragt mobil; Konto und Teamkalender werden geprüft
  2. 2Die Führungskraft gibt mit einem Tipp frei oder kommentiert
  3. 3Die Personalabteilung sieht den Urlaub automatisch im Dienstplan
  4. 4Zeit- und Lohndaten aktualisieren sich ohne manuelle Eingabe
  5. 5Beide erhalten eine Bestätigung; der Vorgang ist nachvollziehbar

Bestell- oder Spesenfreigabe

  1. 1Der Antragsteller reicht Betrag, Zweck und Belege ein
  2. 2Regeln wählen den Freigeber nach Betrag und Abteilung
  3. 3Erinnerungen eskalieren, wenn der Antrag liegen bleibt
  4. 4Die Freigabe wird mit Zeit und Kommentar protokolliert
  5. 5Der genehmigte Antrag geht an Einkauf oder Buchhaltung

Schichtmitteilung in die Halle

  1. 1Die Produktion plant eine Schichtänderung für zwei Linien
  2. 2Die Mitteilung adressiert diese Linien und ihre Vorgesetzten
  3. 3Mitarbeitende erhalten sie in der App und per SMS/E-Mail
  4. 4Lesebestätigungen werden erfasst
  5. 5Wer nicht bestätigt hat, wird dem Vorgesetzten vor Schichtbeginn angezeigt

Integrationen

  • Zeiterfassungsterminals und Zutrittssysteme
  • Lohnabrechnung und Buchhaltung (DATEV-Export, lexoffice)
  • Ihr ERP oder Produktionssystem
  • E-Mail, SMS und WhatsApp Business
  • Microsoft 365 / Google Workspace (SSO, Kalender, Ablage)
  • Digitale Aushänge / Bildschirme
  • n8n Workflow-Automatisierung
  • BI-Dashboards

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Prozess- und Richtlinienaufnahme

    Wir erfassen die tatsächliche Praxis bei Zeiten, Urlaub, Freigaben und Mitteilungen je Abteilung – inklusive Ausnahmen – und priorisieren das erste Release.

  2. 02

    Rollen- und Oberflächenkonzept

    Prototypen für Mitarbeitende, Vorgesetzte, Personal, Administration und Geschäftsführung, geprüft mit echten Nutzern auf ihren Geräten.

  3. 03

    Umsetzung in Inkrementen

    Zuerst Zeiten und Urlaub, dann Freigaben, Dokumente und Mitteilungen; jedes Inkrement wird in einer Pilotabteilung getestet.

  4. 04

    Datenübernahme und Schulung

    Mitarbeiterstamm und Konten werden importiert; Vorgesetzte und Personalabteilung geschult; Belegschaft mit kurzen Einweisungen abgeholt.

  5. 05

    Einführung und Betrieb

    Einführung Abteilung für Abteilung, Hypercare, danach laufender Support und neue Antragsarten nach Bedarf.

Erwartete Ergebnisse

  • Selbstservice statt Nachfragen

    Mitarbeitende finden ihre Antworten selbst; die Personalabteilung bearbeitet Ausnahmen, nicht Routinefragen.

  • Freigaben mit Nachweis

    Jeder Antrag zeigt, wer wann was freigegeben hat – bereit für interne Prüfungen und Wirtschaftsprüfer.

  • Lohndaten pünktlich

    Zeiten, Urlaub und Überstunden erreichen die Abrechnung aus einer abgeglichenen Quelle.

  • Verlässliche Kommunikation

    Richtlinien und Mitteilungen erreichen die richtigen Personen mit Bestätigung.

Sicherheit & Eigentum

  • Schutz personenbezogener Daten

    Mitarbeiterdaten in Ihrer eigenen Umgebung, Zugriff auf Feldebene, Löschfristen und DSGVO-konforme Verarbeitung; Hosting in Deutschland oder der EU möglich.

  • Rollen- und Bereichstrennung

    Vorgesetzte sehen ihr Team, die Personalabteilung ihren Bereich, die Geschäftsführung Aggregate; jede Einsicht und Änderung wird protokolliert – abgestimmt mit dem Betriebsrat, wo vorhanden.

  • Verfügbarkeit

    Mobile Buchung mit Offline-Toleranz, automatisierte Backups und ein dokumentierter Wiederherstellungsplan.

Häufige Fragen

Lohnsoftware berechnet Gehälter. Ein internes Portal deckt den Alltag ab: Zeiterfassung, Urlaub, Freigaben, Mitteilungen, Dokumente und betriebliche Anträge – und liefert der Abrechnung saubere Eingaben. Wir binden Ihre Lohnsoftware oder Ihren Steuerberater an, statt sie zu ersetzen.

Passende Lösungen

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Listen und E-Mail-Freigaben durch ein Portal ersetzen

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