AutoProbaho

Lösung für Handel, Gastronomie & Dienstleistung

WhatsApp- und Facebook-Automatisierung für Leads, Bestellungen und Service

Immer mehr Kundinnen und Kunden schreiben statt anzurufen – per WhatsApp, Instagram-DM oder Facebook Messenger – und erwarten eine Antwort innerhalb weniger Minuten. AutoProbaho entwickelt Automatisierungen auf der offiziellen WhatsApp Business API und den Meta-Schnittstellen, die Anfragen sofort beantworten, Leads qualifizieren, Bestellungen und Termine annehmen und Statusmeldungen versenden – und Gespräche, die einen Menschen brauchen, mit vollständigem Kontext an Ihr Team übergeben. Unser Team arbeitet in einem Markt, in dem Geschäft im Messenger stattfindet, und bringt diese Erfahrung in Ihre Prozesse ein.

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Das Postfach wächst schneller als das Team, das antwortet

Ein Unternehmen mit gefragtem Angebot bekommt täglich viele Nachrichten: Preis? Verfügbar? Lieferzeit? Termin frei? Mitarbeitende antworten vom Diensthandy, übertragen Bestelldaten in eine Tabelle und verlieren den Überblick, wer bereits bezahlt hat. Unbeantwortete Nachrichten werden zu verlorenen Umsätzen, abgetippte Bestellungen zu Fehllieferungen – und niemand kann sagen, wie viele Anfragen diese Woche kamen oder wie viele zum Abschluss führten.

Generische Chatbot-Werkzeuge greifen zu kurz: keine Anbindung an Warenwirtschaft, Kasse, Zahlungsanbieter oder Terminkalender, keine sauberen Übergaben an Menschen, keine DSGVO-konforme Datenhaltung. Was funktioniert, ist eine zweckgebundene Automatisierungsschicht auf den offiziellen APIs, verbunden mit Ihren Systemen – mit Menschen genau dort, wo sie Mehrwert schaffen.

Für wen geeignet

  • Onlinehändler und Marken, die viele Anfragen über Instagram, Facebook und WhatsApp erhalten
  • Gastronomie, Praxen, Studios und Dienstleister, die Reservierungen, Termine und Bestellungen im Chat annehmen
  • Händler und B2B-Anbieter, deren Kunden per WhatsApp bestellen
  • Teams, die die persönliche Note des Chats behalten möchten – ohne Wildwuchs auf privaten Geräten

Typische Probleme heute

  • Langsame erste Antwort

    Anfragen warten Stunden; die Kundin hat längst woanders gekauft.

  • Bestellungen werden abgetippt

    Name, Adresse und Artikel werden aus dem Chat in eine Tabelle übertragen – mit vorhersehbaren Fehlern.

  • Zahlungsstatus unklar

    Zahlungsbestätigungen kommen in verschiedenen Chats; die Zuordnung zu Bestellungen kostet Zeit.

  • Keine Transparenz

    Niemand kennt Anfragevolumen, Antwortzeit, Abschlussquote oder die Verteilung auf Mitarbeitende.

  • Kundenhistorie auf privaten Geräten

    Gesprächsverläufe liegen auf Handys der Mitarbeitenden – und gehen mit ihnen.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Einrichtung der offiziellen WhatsApp Business API

    Verifiziertes Unternehmenskonto, Rufnummer, freigegebene Nachrichtenvorlagen und ein gemeinsames Team-Postfach statt privater Geräte.

  2. Lead-Erfassung aus Facebook & Instagram

    Kommentare, Direktnachrichten, Lead Ads und Click-to-WhatsApp-Anzeigen landen mit Quelle und Kampagne in einer Lead-Liste.

  3. Geführte Bestell- und Buchungsdialoge

    Menüs, die Artikel, Variante, Adresse und Wunschtermin erfassen, den Bestand prüfen und die Bestellung oder den Termin automatisch anlegen.

  4. Zahlungs- und Versandautomatisierung

    Zahlungslinks über Ihren Anbieter, Statusprüfung, Versandanmeldung, Sendungsverfolgung und Zustellbestätigung.

  5. Übergabe an Menschen mit Kontext

    Regeln und KI-gestützte Erkennung leiten komplexe Gespräche mit Verlauf und Bestelldaten an die richtige Person.

Module & Funktionen

  • Gemeinsames Postfach

    WhatsApp, Facebook Messenger und Instagram in einem Team-Postfach mit Zuweisung, Tags und Notizen.

  • Automatische Antworten & FAQ

    Sofortige Antworten auf Preis, Verfügbarkeit, Lieferzeit und Richtlinien – auf Deutsch und Englisch, mit Rückfallebene.

  • Lead-Erfassung & Qualifizierung

    Lead-Anlage aus Kommentaren, Nachrichten und Anzeigen; Qualifizierungsfragen; Übergabe an Vertrieb oder CRM.

  • Bestelldialog

    Katalogbasierte Bestellung, Adresserfassung, Bestandsprüfung, Anlage im Shop- oder ERP-System, Bestätigungsvorlage.

  • Zahlungen

    Zahlungslinks (z. B. PayPal, Stripe, Klarna, SEPA), Statusprüfung, Erinnerungen bei offenen Zahlungen.

  • Versand & Benachrichtigungen

    Anbindung an Versanddienstleister, Sendungsverfolgung, Zustellrückmeldung, Bewertungsanfrage.

  • Kampagnen & Reaktivierung

    Opt-in-basierte Vorlagen, Erinnerung bei abgebrochenen Bestellungen, Wiederverfügbarkeits- und Angebotsnachrichten im Rahmen der Meta-Richtlinien.

  • Auswertung

    Antwortzeit, Anfragen je Quelle, Abschlussquote, Teamleistung und Bestellwert – als Dashboard und geplanter Bericht.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Vom Instagram-Kommentar zur Bestellung

  1. 1Ein Kunde kommentiert „Preis?“ unter einem Beitrag
  2. 2Die Automatisierung antwortet öffentlich und sendet per Direktnachricht die Produktdetails
  3. 3Der Kunde wählt Variante und Menge aus einem Menü
  4. 4Adresse und Zahlungsart werden erfasst, der Bestand geprüft
  5. 5Die Bestellung wird angelegt, bestätigt und beim Versanddienstleister angemeldet

Zahlungsprüfung

  1. 1Der Kunde erhält einen Zahlungslink Ihres Anbieters
  2. 2Der Zahlungseingang wird über die Schnittstelle bestätigt
  3. 3Der Bestellstatus wechselt auf „bezahlt“, das Lager wird informiert
  4. 4Offene Zahlungen erhalten nach definierter Frist eine freundliche Erinnerung
  5. 5Ungeklärte Fälle gehen an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter

Übergabe an den Service

  1. 1Ein Kunde stellt eine Frage, die der Dialog nicht beantworten kann
  2. 2Die Absicht wird erkannt, das Gespräch getaggt
  3. 3Die zuständige Person erhält den Chat samt Bestellhistorie
  4. 4Die Antwort erfolgt aus dem gemeinsamen Postfach
  5. 5Das Gespräch wird mit Zufriedenheitsabfrage geschlossen und protokolliert

Integrationen

  • WhatsApp Business API (Meta Cloud API oder BSP)
  • Facebook-Seiten, Messenger, Instagram und Meta Lead Ads
  • Zahlungsanbieter (PayPal, Stripe, Klarna, SEPA-Lastschrift)
  • Versanddienstleister (DHL, DPD, GLS, Hermes und weitere per API)
  • Shopify, WooCommerce, Shopware und individuelle Bestellsysteme
  • Terminbuchung, CRM und ERP
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • n8n Workflow-Automatisierung und KI-Modelle zur Absichtserkennung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Gesprächsanalyse

    Wir lesen eine Stichprobe Ihrer echten Chats, um Fragen, Bestellmuster und Reibungspunkte zu erkennen.

  2. 02

    Dialogdesign

    Menüs, Vorlagen, Übergaberegeln und Zahlungs-/Versandschritte werden entworfen und mit Ihrem Team abgestimmt.

  3. 03

    API-Einrichtung & Umsetzung

    Einrichtung von WhatsApp Business API und Meta-App, Freigabe der Vorlagen, Anbindung an Bestellungen, Zahlungen und Versand.

  4. 04

    Pilotphase

    Die Automatisierung läuft zunächst auf einem Teil der Gespräche; Antwortzeiten und Bestellgenauigkeit werden mit der manuellen Bearbeitung verglichen.

  5. 05

    Start & Optimierung

    Vollständiger Start, Monitoring unbeantworteter Absichten, laufende Verbesserung von Dialogen und Vorlagen.

Erwartete Ergebnisse

  • Sofortige, konsistente erste Antworten

    Jede Anfrage erhält innerhalb von Sekunden eine Antwort – zu jeder Uhrzeit.

  • Bestellungen entstehen, statt abgetippt zu werden

    Bestelldaten fließen ohne Neueingabe aus dem Chat in Ihr System.

  • Zahlungen den Bestellungen zugeordnet

    Zahlungseingänge werden automatisch geprüft und verknüpft.

  • Das Unternehmen besitzt die Gespräche

    Kundenhistorie liegt im gemeinsamen Postfach und in Ihren Systemen, nicht auf privaten Geräten.

Sicherheit & Eigentum

  • Ausschließlich offizielle APIs

    Aufgebaut auf der offiziellen WhatsApp Business API und den Meta-Schnittstellen im Rahmen ihrer Richtlinien – keine inoffiziellen Werkzeuge, die Ihre Rufnummer gefährden.

  • DSGVO-konforme Datenhaltung

    Gespräche und Bestelldaten liegen in Ihrer eigenen Umgebung – auf Wunsch in der EU – mit rollenbasiertem Zugriff, Löschkonzept und Auftragsverarbeitungsvertrag.

  • Opt-in und Einwilligung

    Kampagnen respektieren Opt-in-Regeln und Meta-Vorlagenrichtlinien; Abmeldungen werden automatisch umgesetzt.

Häufige Fragen

Für Automatisierung im größeren Umfang ja. Die API erlaubt Vorlagen, mehrere Mitarbeitende und Integrationen und schützt Ihre Rufnummer. Einrichtung und Verifizierung übernehmen wir gemeinsam mit Ihnen.

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