AutoProbaho

Lösung für Personal & Betrieb

Ein Mitarbeiterportal, das Personalabteilung und Belegschaft wirklich nutzen

Zeiten kommen vom Terminal, Urlaubsanträge per Zettel oder E-Mail, Schichtpläne stehen in der Excel-Datei des Schichtleiters, und die Lohnvorbereitung wird am Monatsende aus alledem zusammengestellt. AutoProbaho entwickelt ein Mitarbeiterportal, das Zeiterfassung, Urlaub, Schichten, Lohnvorbereitung, Aushänge und Dokumente in einem System zusammenführt – mit einer einfachen Oberfläche für Mitarbeitende und klaren Freigabewegen für Führungskräfte.

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Die Personaldaten existieren – aber nicht an einem Ort und nicht rechtzeitig

Die meisten Unternehmen erfassen die Rohdaten längst: Stempelzeiten am Terminal, Urlaubsanträge im Ordner, Überstunden in einer Liste, Lohnvorbereitung in Excel. Das Problem: Nichts davon spricht miteinander. Die Personalabteilung verbringt die erste Woche jedes Monats damit, Zeiten gegen Urlaub und Überstunden abzugleichen, fehlenden Freigaben nachzulaufen und immer wieder dieselben Fragen zu Resturlaub und Abrechnung zu beantworten.

Standard-HR-Software geht oft von Büroarbeitsplätzen mit E-Mail-Adresse und festen Zeiten aus. Produktionsbetriebe und Unternehmen mit mehreren Standorten brauchen Schichtpläne, Terminalerfassung für viele Beschäftigte, mehrsprachige Oberflächen und Regeln, die zu Tarif- oder Betriebsvereinbarungen passen – ohne monatliche Lizenz pro Mitarbeitendem.

Für wen geeignet

  • Produktions- und Logistikbetriebe mit Schichtarbeit und Terminalerfassung
  • Unternehmen mit mehreren Standorten oder Niederlassungen, in denen die Personalabteilung zentral sitzt
  • Dienstleister und Agenturen, die Self-Service für Urlaub, Dokumente und Aushänge einführen möchten
  • Personalabteilungen, die die erste Monatswoche mit dem Abgleich von Tabellen für die Lohnabrechnung verbringen

Typische Probleme heute

  • Zeiten und Urlaub stimmen nicht überein

    Stempelzeiten, Urlaubsanträge und Überstundenlisten werden monatlich von Hand abgeglichen – mit anschließenden Diskussionen.

  • Freigaben sind mündlich

    Urlaub und Schichttausch werden am Telefon abgesprochen; später sieht niemand, wer was wann freigegeben hat.

  • Lohndaten kommen spät und fehlerhaft

    Schichtleiter schicken Zeitübersichten in unterschiedlichen Formaten; die Personalabteilung tippt sie neu ein.

  • Mitarbeitende fragen immer wieder nach

    Resturlaub, Abrechnungen und Richtlinien werden einzeln angefragt, weil die Belegschaft sie nicht selbst einsehen kann.

  • Dokumente sind verstreut

    Arbeitsverträge, Nachweise und Zertifikate liegen in Papierakten und sind bei Prüfungen schwer auffindbar.

Was AutoProbaho entwickelt

  1. Eine Personalakte je Mitarbeitendem

    Stammdaten, Historie, Dokumente, Zeiten, Urlaub und Lohnvorbereitung an einem Profil.

  2. Angebundene Zeiterfassung

    Stempeldaten von Terminals importiert oder mobil mit Standort erfasst, automatisch gegen Schichten und Abwesenheiten abgeglichen.

  3. Freigabe-Workflows

    Urlaub, Überstunden, Schichttausch und Vorschüsse laufen an die richtige Führungskraft – mit Historie und mobiler Freigabe.

  4. Lohnvorbereitung

    Zeiten, Zuschläge, Abzüge und Sonderzahlungen nach Ihren Regeln berechnet und an Lohnbüro oder DATEV übergeben.

  5. Self-Service für die Belegschaft

    Mitarbeitende sehen Salden, Abrechnungen, Aushänge und Dokumente auf dem Smartphone; die Personalabteilung beantwortet weniger Routinefragen.

Module & Funktionen

  • Mitarbeiterstamm & Dokumente

    Profile, Abteilungen, Positionen, Eintritts- und Probezeitdaten, Nachweise, Verträge und Schreiben.

  • Zeiterfassung

    Terminalimport, mobiles Ein-/Ausstempeln mit Standort, Regeln für Verspätung und Pausen, fehlende Buchungen, Monatsübersicht.

  • Schichten & Dienstpläne

    Schichtmodelle, Wochen- und Rotationspläne, Tauschanfragen, Feiertagskalender je Standort.

  • Urlaubsverwaltung

    Abwesenheitsarten und Richtlinien, Salden und Ansprüche, Anträge und Freigaben, Vertretungsprüfung.

  • Lohnvorbereitung

    Überstunden, Zuschläge, Abzüge, Vorschüsse, Sonderzahlungen, Export an Lohnbüro oder DATEV.

  • Aushänge & Kommunikation

    Unternehmens- und Abteilungsmitteilungen, Lesebestätigung, Push per E-Mail, WhatsApp oder SMS.

  • Anträge & Freigaben

    Konfigurierbare Antragsarten mit mehrstufiger Freigabe und Änderungsprotokoll.

  • Berichte & Dashboards

    Kopfzahlen, Fehlzeiten, Überstundenentwicklung, Urlaubsrückstellungen, exportierbare und geplante Berichte.

Interaktive Demonstration

Beispiel-Workflows

Von der Tageszeit zur Monatsübersicht

  1. 1Stempeldaten werden von den Terminals je Standort importiert
  2. 2Buchungen werden automatisch gegen Schichten, Abwesenheiten und Feiertage abgeglichen
  3. 3Fehlende Buchungen und Auffälligkeiten gehen an die Führungskraft
  4. 4Die Führungskraft korrigiert oder bestätigt mobil
  5. 5Die Monatsübersicht wird gesperrt und an die Lohnabrechnung übergeben

Urlaubsantrag

  1. 1Mitarbeitende beantragen Urlaub in der App mit Zeitraum und Vertretung
  2. 2Das System prüft Saldo und Besetzung
  3. 3Die Führungskraft gibt mobil frei oder lehnt ab
  4. 4Die Personalabteilung sieht Entscheidung und Saldo sofort
  5. 5Zeiterfassung und Lohnvorbereitung übernehmen die Abwesenheit ohne Neueingabe

Lohnvorbereitung zum Monatsende

  1. 1Zeiten, Überstunden und Abwesenheiten werden für den Zeitraum eingefroren
  2. 2Vorschüsse, Abzüge und Sonderzahlungen werden ergänzt
  3. 3Die Lohnvorbereitungsliste entsteht nach Ihrer Struktur
  4. 4Export an Lohnbüro, DATEV oder Buchhaltung
  5. 5Abrechnungen werden im Self-Service bereitgestellt

Integrationen

  • Zeiterfassungsterminals (Export oder SDK)
  • Lohnbüro, DATEV, lexoffice, sevDesk oder Ihre Buchhaltung
  • Bankdateien für die Gehaltszahlung
  • E-Mail, WhatsApp Business & SMS für Aushänge und Freigaben
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • HR-Module eines vorhandenen ERP
  • n8n Workflow-Automatisierung

Vorgehen bei der Einführung

  1. 01

    Prozessaufnahme Personal

    Wir erfassen, wie Zeiten, Urlaub, Schichten und Lohndaten heute laufen – inklusive Ausnahmen und Streitfällen.

  2. 02

    Regeln & Rollen

    Urlaubsrichtlinien, Schichtregeln, Zuschlagsformeln und Freigabewege werden schriftlich festgelegt, bevor gebaut wird – auf Wunsch mit dem Betriebsrat abgestimmt.

  3. 03

    Umsetzung in Phasen

    Zuerst Zeiterfassung und Urlaub, dann Schichten und Lohnvorbereitung, danach Self-Service und Aushänge.

  4. 04

    Migration & Schulung

    Mitarbeiterstamm und Salden werden übernommen; Personalabteilung, Führungskräfte und Belegschaft werden auf ihren Geräten geschult.

  5. 05

    Go-live & Betrieb

    Ein Monat Parallelbetrieb mit dem alten Prozess; danach Umstellung und Begleitung der ersten Abrechnungsläufe.

Erwartete Ergebnisse

  • Ein ruhigerer Monatsabschluss

    Zeiten, Urlaub und Überstunden sind bereits abgeglichen, wenn die Lohnvorbereitung beginnt.

  • Nachvollziehbare Entscheidungen

    Jede Freigabe trägt Name, Zeitpunkt und Begründung.

  • Weniger Unterbrechungen

    Mitarbeitende finden Salden, Abrechnungen und Dokumente selbst.

  • Prüfungssichere Unterlagen

    Personaldokumente und Zeithistorie lassen sich für Prüfer und Behörden schnell vorlegen.

Sicherheit & Eigentum

  • Schutz von Beschäftigtendaten

    Gehalts- und Personendaten sind nur für berechtigte Rollen sichtbar; Verschlüsselung bei Speicherung und Übertragung; Hosting im eigenen Konto, auf Wunsch in der EU und DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

  • Zugriffskontrolle

    Berechtigungen nach Rolle, Abteilung und Standort, 2FA für Administratoren, Änderungsprotokoll je Datensatz.

  • Backups & Kontinuität

    Automatisierte, verschlüsselte Backups; die Zeiterfassung läuft bei Netzausfall offline weiter.

Häufige Fragen

In der Regel ja. Die meisten Terminals exportieren Buchungen oder bieten ein SDK; wir importieren automatisch, damit niemand Dateien von Hand überträgt.

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