AutoProbaho

Beispielszenario

Klinik: von Telefonbuchung und Papierakte zu einem Patientenworkflow

Eine ambulante Klinik mit mehreren Fachärzten, eigenem Labor und Apothekenschalter wächst meist schneller als ihre Verwaltung. Termine kommen per Telefon, Akten liegen im Schrank, Laborbefunde gehen als WhatsApp-Foto hinaus, und die Anmeldung hält alles aus dem Gedächtnis zusammen. Dieses Szenario zeigt, wie eine solche Klinik auf einem Patientenworkflow arbeiten könnte – ohne ein Krankenhaus-IT-Projekt daraus zu machen.

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Beispielszenario (anonymisiert)

Gesundheitswesen & Kliniken

Eine ambulante Klinik mit mehreren Fachrichtungen in Dhaka – mehrere Fachärzte, eigenes Diagnostiklabor und Apothekenschalter; Termine per Telefon, Patientenakten auf Papier, Laborbefunde als WhatsApp-Foto.

Jede Abteilung funktioniert – die Übergaben dazwischen nicht

Die Klinik bietet Sprechstunden in einigen Fachrichtungen, ein eigenes Labor und eine kleine Apotheke. Termine werden telefonisch in ein Buch eingetragen; Patienten ohne Termin kommen tagesaktuell hinzu. Patientenakten sind Papiermappen, die die Anmeldung heraussucht. Das Labor trägt Ergebnisse in ein Register ein und schickt abfotografierte Befunde per WhatsApp an die Patienten. Abgerechnet wird am Schalter in bar und per bKash; die Buchhaltung stimmt den Tag am nächsten Morgen anhand der Quittungen ab.

Ärzte warten auf Akten, Patienten auf Befunde, und Kontrolltermine gehen verloren, weil niemand eine Liste hat, wer wiederkommen sollte. Befunde erreichen gelegentlich die falsche Nummer. Die Leitung kann ohne manuelle Zählung nicht sehen, wie viele Patienten jeder Arzt behandelt hat oder welche Untersuchungen am häufigsten angeordnet werden. Personalwechsel an der Anmeldung bedeutet, dass das informelle System alle paar Monate von vorn beginnt.

Interaktive Demonstration

Before

  • Termine telefonisch ins Buch eingetragen; Patienten ohne Termin tagesaktuell ergänzt
  • Patientenakten als Papiermappen, von der Anmeldung herausgesucht
  • Laborergebnisse im Register, als WhatsApp-Foto verschickt
  • Abrechnung am Schalter, am nächsten Morgen von der Buchhaltung abgestimmt
  • Kontrolltermine hängen davon ab, dass sich jemand erinnert

After

  • Ein Kalender je Arzt mit Aufrufanzeige und automatischen Erinnerungen
  • Eine Patientenakte mit Besuchen, Verordnungen, Dokumenten und Laborhistorie
  • Workflow von der Anforderung bis zum Befund mit Freigabe und verifizierter Zustellung
  • Positionsgenaue Abrechnung und Apothekenabgabe werden sofort erfasst
  • Dashboard zu Besuchen, Untersuchungen, Kontrollterminen und Erlösarten

Vorgehen bei der Einführung

  1. Analyse

    Einen Patienten durch die Klinik begleiten

    Wir sitzen einen Tag an der Anmeldung, im Labor und an der Abrechnung, begleiten mehrere Patienten von Anfang bis Ende und listen jedes Buch, jedes Register und jeden WhatsApp-Verlauf auf.

  2. Konzept

    Patientenpfad und Oberflächen je Rolle

    Oberflächen für Anmeldung, Labor, Ärzte und Abrechnung werden mit den späteren Nutzern entworfen und als klickbare Prototypen geprüft.

  3. Umsetzung

    Erst Termine und Befunde, dann Akte und Abrechnung

    Terminvergabe und Befund-Workflow gehen zuerst live; Patientenakte, Abrechnung und Apotheke folgen in der nächsten Phase.

  4. Migration & Schulung

    Patientenstamm, offene Kontrolltermine und Schulung

    Aktive Patienten und ausstehende Wiedervorstellungen werden aus Buch und Akten übernommen; jede Rolle wird auf ihren eigenen Oberflächen geschult.

  5. Go-live & Optimierung

    Start mit der Morgenschicht, danach monatliche Durchsicht

    Das System beginnt mit einer Morgenschicht parallel zum Buch, wird auf alle Sprechzeiten ausgeweitet, und monatliche Durchsichten ergänzen Berichte und Arztstatistiken.

Dies ist ein illustratives, anonymisiertes Beispielszenario aus typischen Situationen dieser Branche – kein veröffentlichtes Kundenergebnis.

Was AutoProbaho entwickelt

  • Termin- und Wartelistenmodul

    Telefon-, Vor-Ort- und Online-Buchungen in einem Kalender je Arzt, eine Aufrufanzeige im Wartebereich sowie automatische Bestätigungen und Erinnerungen per WhatsApp oder SMS.

  • Patientenakte und Besuchshistorie

    Ein Datensatz je Patient mit Besuchen, Verordnungen, hochgeladenen Dokumenten und Laborhistorie – im Moment der Sprechstunde für den Arzt sichtbar und durch rollenbasierte Zugriffsrechte geschützt.

  • Workflow von der Laboranforderung bis zum Befund

    Untersuchungen aus der Sprechstunde angeordnet, Proben- und Ergebniserfassung im Labor, ärztliche Freigabe, dann sichere Zustellung des Befunds an die verifizierte Nummer oder per Download-Link – mit Prüfpfad.

  • Abrechnung, Apotheke und Management-Dashboard

    Positionsgenaue Abrechnung in bar, per bKash und Karte, Abgabe in der Apotheke gegen die Verordnung, Tagesabschluss für die Buchhaltung sowie ein Dashboard zu Besuchen, Untersuchungen, Kontrollterminen und Erlösarten.

Erwartete Ergebnisse

  • Die Akte ist offen, bevor der Patient Platz nimmt

    Ärzte sehen Akte und Vorbefunde, ohne dass eine Mappe gesucht werden muss.

  • Befunde erreichen nachweisbar den richtigen Patienten

    Die Zustellung erfolgt an eine verifizierte Nummer oder einen Link, mit Protokoll über Versand und Abruf.

  • Kontrolltermine hängen nicht am Gedächtnis

    Fällige Wiedervorstellungen erscheinen als Liste und als Erinnerung, statt vom Personal erinnert zu werden.

  • Der Tag wird am selben Tag abgeschlossen

    Abrechnung, Apotheke und Labor sind bereits erfasst; die Buchhaltung stimmt ab, statt zu rekonstruieren.

Häufige Fragen

Rollenbasierte Zugriffsrechte begrenzen, wer was sieht, jeder Zugriff und jede Änderung wird protokolliert, die Daten liegen auf einer von der Klinik kontrollierten Infrastruktur mit verschlüsselten Backups, und Befunde gehen nur an verifizierte Kontakte. Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln legt die Klinik fest; das System setzt sie durch.

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