AutoProbaho

Beispielszenario

Mittelständler: ein CRM, das endlich mit der Buchhaltung spricht

Ein mittelständischer Zulieferer hat meist hervorragende Produkte, treue Kunden und einen Vertriebsprozess, der in Outlook-Ordnern, Word-Angeboten und einer sehr wichtigen Excel-Datei lebt. Dieses Szenario zeigt, wie ein solches Unternehmen auf ein individuelles CRM wechseln könnte, das mit der Buchhaltung, dem DATEV-Prozess des Steuerberaters und dem Support-Postfach verbunden ist – mit DSGVO und Betriebsrat von Anfang an mitgedacht.

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Beispielszenario (anonymisiert)

Fertigung & Industriezulieferung (Deutschland)

Ein mittelständischer Zulieferer für Industriebauteile in Süddeutschland mit Außen- und Innendienst, Fakturierung in lexoffice, einem Steuerberater mit DATEV-Exporten und einer Vertriebspipeline, die in Outlook-Ordnern und einer Excel-Datei lebt.

Jeder kennt den Kunden – niemand sieht die Pipeline

Das Unternehmen beliefert Industriekunden in Deutschland und den Nachbarländern mit zerspanten Bauteilen. Zwei Außendienstmitarbeiter und ein Innendienstteam bearbeiten Anfragen per E-Mail, schreiben Angebote in Word aus einer alten Vorlage und pflegen den Status in einer gemeinsamen Excel-Datei, die nur an dem Tag stimmt, an dem sie zuletzt aktualisiert wurde. Fakturiert wird in lexoffice; der Steuerberater erhält monatlich DATEV-Exporte. Supportanfragen landen in einem Sammelpostfach und werden von Hand weitergeleitet.

Angebote bleiben unverfolgt, weil niemand die Wiedervorlage besitzt. Derselbe Kunde wird zweimal mit unterschiedlichen Preisen kontaktiert. Die Geschäftsführung fragt nach einer Pipeline-Zahl und erhält eine Tabelle, über die drei Personen unterschiedlicher Meinung sind. Ist ein Vertriebskollege im Urlaub, warten seine Kunden. Datenschutzanfragen von Kunden werden durch Suchen in Postfächern beantwortet.

Interaktive Demonstration

Before

  • Anfragen aus persönlichen Outlook-Ordnern bearbeitet
  • Angebote in Word aus einer alten Vorlage geschrieben
  • Pipeline-Status in einer gemeinsamen Excel-Datei geführt
  • Rechnungen aus dem Angebot in lexoffice abgetippt
  • Supportanfragen aus dem Sammelpostfach von Hand weitergeleitet

After

  • Ein Kundendatensatz mit Standorten, Ansprechpartnern, Artikeln und Chancen
  • Angebote aus dem CRM erzeugt; Wiedervorlagen durch n8n geplant
  • Pipeline-Dashboard, das Geschäftsführung und Vertrieb gemeinsam lesen
  • Gewonnene Aufträge erzeugen lexoffice-Rechnungsentwürfe; Zahlungsstatus fließt zurück
  • Support-E-Mails werden zu Tickets am Kundendatensatz

Vorgehen bei der Einführung

  1. Analyse

    Eine Anfrage bis zur bezahlten Rechnung verfolgen

    Wir verfolgen mehrere Anfragen durch Outlook, Word, Excel und lexoffice, listen jede Übergabe auf und stimmen den Umfang mit Vertrieb, Buchhaltung und Betriebsrat ab.

  2. Konzept

    Datenmodell, DSGVO-Felder und Integrationslandkarte

    Kunden, Standorte, Ansprechpartner, Chancen und Einwilligungsfelder werden entworfen; die Landkarte der lexoffice-, DATEV- und Postfach-Anbindungen wird als klickbarer Prototyp geprüft.

  3. Umsetzung

    CRM-Kern, dann Angebote und n8n, dann Anbindungen

    Zuerst geht der CRM-Kern live, dann Angebotserstellung und automatisiertes Nachfassen, anschließend die Anbindungen an lexoffice und Support-Postfach.

  4. Migration & Schulung

    Import aus Excel und Postfächern, Schulung auf Deutsch

    Kunden, offene Chancen und jüngere Aktivitäten werden bereinigt und importiert; Vertrieb und Buchhaltung werden auf ihren eigenen Oberflächen auf Deutsch geschult.

  5. Go-live & Optimierung

    Parallelbetrieb, Umstellung, vierteljährliche Durchsicht

    Das CRM läuft kurz parallel zur Excel-Datei und ersetzt sie dann; vierteljährliche Durchsichten ergänzen Berichte und schärfen die Automatisierungen.

Dies ist ein illustratives, anonymisiertes Beispielszenario aus typischen Situationen dieser Branche – kein veröffentlichtes Kundenergebnis.

Was AutoProbaho entwickelt

  • Individuelles CRM mit Kunden, Ansprechpartnern und Chancen

    Ein Datensatz je Kunde mit Standorten, Ansprechpartnern, gelieferten Maschinen oder Artikeln, offenen Verkaufschancen und deren Phasen, Aktivitäten und Dokumenten – rollenbasiert zugänglich, betrieben auf Infrastruktur in der EU, die das Unternehmen kontrolliert.

  • Angebotserstellung und automatisiertes Nachfassen

    Angebote entstehen im CRM aus aktueller Preisliste und Artikeldaten, gehen als PDF hinaus, und n8n plant Wiedervorlagen und Statuswechsel, damit kein Angebot mehr verstummt.

  • Anbindung an lexoffice, DATEV-Export und Support-Postfach

    Gewonnene Chancen erzeugen per API den Rechnungsentwurf in lexoffice, der Zahlungsstatus fließt ins CRM zurück, der DATEV-Export für den Steuerberater läuft unverändert weiter, und Support-E-Mails werden zu Tickets am Kundendatensatz.

  • DSGVO-konformes Konzept und Management-Reporting

    Einwilligungs- und Aufbewahrungsfelder je Ansprechpartner, Lösch- und Exportroutinen, mit dem Betriebsrat abgestimmte Aktivitätsprotokollierung sowie ein Pipeline-Dashboard für die Geschäftsführung, das die Excel-Debatte ablöst.

Erwartete Ergebnisse

  • Eine Pipeline, auf die sich Geschäftsführung und Vertrieb einigen

    Chancen, Phasen und Werte werden aus demselben Datensatz gelesen, nicht aus einer Tabelle.

  • Kein Angebot ohne Wiedervorlage

    Erinnerungen und Statuswechsel laufen automatisch; die Zeit fließt ins Gespräch, nicht in den Kalender.

  • Buchhaltung sieht den Vertrieb, Vertrieb sieht die Zahlungen

    Gewonnene Aufträge werden ohne Abtippen zu Rechnungen, und der Zahlungsstatus ist für den Kundenverantwortlichen sichtbar.

  • Datenschutzanfragen aus dem System beantwortet

    Einwilligung, Aufbewahrung und Löschung laufen per Routine, nicht per Postfachsuche.

Häufige Fragen

In diesem Szenario möchte das Unternehmen seine Kundendaten auf selbst kontrollierter Infrastruktur in der EU halten, ein Datenmodell rund um Standorte und gelieferte Artikel, keine Lizenz pro Nutzer für gelegentliche Anwender wie Servicetechniker und Anbindungen an lexoffice und DATEV, die sich genau so verhalten, wie es der Steuerberater erwartet. Wo ein SaaS-CRM passt, sagen wir das in der Analyse.

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