ইন্ডাস্ট্রি

Excel, WhatsApp ও কাগজের সীমা ছাড়িয়ে যাওয়া SME ব্যবসার সফটওয়্যার

প্রতিটি ক্রমবর্ধমান ব্যবসা এমন এক পর্যায়ে পৌঁছায়, যখন প্রতিষ্ঠাতা আর সবকিছু মাথায় রাখতে পারেন না এবং স্প্রেডশিটগুলো পরস্পরের সঙ্গে মেলা বন্ধ করে দেয়। AutoProbaho ঠিক সেই পর্যায়ের SME-দের সঙ্গে কাজ করে — ট্রেডিং হাউস, ছোট ম্যানুফ্যাকচারার, সার্ভিস কোম্পানি, এজেন্সি ও পারিবারিক ব্যবসা — কাজ আসলে কীভাবে চলে তা অডিট করে, সবচেয়ে বেশি ঝামেলা দূর করে এমন প্রথম সিস্টেম তৈরি করে, তারপর ধাপে ধাপে সম্প্রসারণ করে।

যে টুল আপনাকে এতদূর এনেছে, তা আর সামনে নিয়ে যাবে না

১০ থেকে ৫০ জনের একটি ব্যবসা সাধারণত চলে প্রতিষ্ঠাতার স্মৃতি, কয়েকটি Excel ফাইল, WhatsApp গ্রুপ আর অ্যাকাউন্ট্যান্টের এমন সফটওয়্যারে, যা আর কেউ দেখতে পান না। এটা কাজ করে কারণ টিম ছোট আর ব্যতিক্রমগুলো সবাই জানেন। তারপর দ্বিতীয় শাখা খোলে, কর্মী দ্বিগুণ হয়, বড় গ্রাহক রিপোর্ট চান, আর হঠাৎ স্টক, অর্ডার, কালেকশন ও পে-রোল — প্রতিটির জন্য শুধু শিট মিলিয়ে রাখতেই একজন করে লোক লাগে।

স্বাভাবিক প্রবৃত্তি হলো একটি প্যাকেজ কেনা বা আরও অ্যাডমিন কর্মী নেওয়া। এই আকারের ব্যবসায় প্যাকেজ খুব কমই মানায় — অতিরিক্ত মডিউল, প্রতি ইউজারে লাইসেন্স, আর এমন প্রক্রিয়া যা মেলে না — আর বেশি কর্মী শুধু ম্যানুয়াল কাজকেই বড় করে। যা দরকার তা হলো প্রক্রিয়ার একটি স্পষ্ট চিত্র এবং মানানসই একটি প্রথম সিস্টেম, যা কাজে লাগার মতো দ্রুত ডেলিভার হয়।

কাদের জন্য

  • এক লোকেশন থেকে একাধিকে বড় হওয়া ট্রেডিং, আমদানি ও ডিস্ট্রিবিউশন ব্যবসা
  • জব কার্ড থেকে পরিকল্পিত প্রোডাকশনে যাওয়া ছোট ম্যানুফ্যাকচারার ও ওয়ার্কশপ
  • সেলস, ডেলিভারি ও ফাইন্যান্স আনুষ্ঠানিক করা সার্ভিস কোম্পানি, এজেন্সি ও পারিবারিক ব্যবসা
  • বাংলাদেশ, জার্মানি ও অন্যত্র মালিক-পরিচালিত কোম্পানি, যারা নিজেদের মালিকানার সিস্টেম চায়

বর্তমান সমস্যাগুলো

  • প্রতিষ্ঠাতাই সিস্টেম

    দাম, ব্যতিক্রম ও গ্রাহকের প্রতিশ্রুতি একজনের মাথায়; তিনি না থাকলে কিছুই এগোয় না।

  • স্প্রেডশিট মেলে না

    সেলস, স্টক ও কালেকশন — প্রতিটির নিজস্ব ফাইল; সেগুলো মেলানো একটি সাপ্তাহিক কাজ।

  • রিপোর্টিং একটি প্রজেক্ট

    একটি সহজ প্রশ্ন — এ মাসের মার্জিন, শীর্ষ গ্রাহক, বকেয়া পাওনা — উত্তর দিতে দিন লাগে।

  • অনুমোদন ও ফলো-আপ পিছলে যায়

    পারচেজ রিকোয়েস্ট, ছুটি ও কোটেশন চ্যাটে চলে এবং ভুলে যাওয়া হয়।

  • বড় হলে খরচ সমানুপাতে বাড়ে

    প্রতিটি নতুন শাখা বা পণ্য লাইনে শুধু রেকর্ড ঠিক রাখতেই আরেকজন অ্যাডমিন লাগে।

AutoProbaho যা তৈরি করে

  1. বিজনেস প্রসেস অডিট

    সেলস, অপারেশন, ফাইন্যান্স ও HR আজ আসলে কীভাবে চলে তার সংক্ষিপ্ত, কাঠামোবদ্ধ পর্যালোচনা — অগ্রাধিকারভিত্তিক রোডম্যাপসহ।

  2. প্রথম কোর সিস্টেম

    সাধারণত ইনভেন্টরি ও সেলস, অথবা একটি CRM, অথবা একটি অনুমোদন পোর্টাল — মানানসই করে তৈরি একটি মডিউল, কয়েক সপ্তাহেই চালু।

  3. Excel ও কাগজ থেকে মাইগ্রেশন

    বর্তমান শিট ও রেজিস্টার পরিষ্কার, ম্যাপ ও ইমপোর্ট করা হয়, যাতে ইতিহাস আপনার সঙ্গে থাকে।

  4. সংযোগ ও অটোমেশন

    অ্যাকাউন্টিং, WhatsApp, ইমেইল, পেমেন্ট ও Google Workspace API ও n8n দিয়ে যুক্ত, যাতে ডেটা একবারই এন্ট্রি হয়।

  5. ড্যাশবোর্ড ও সাপোর্ট

    মালিক ও ম্যানেজারের ড্যাশবোর্ড, নির্ধারিত রিপোর্ট এবং ব্যবসা বড় হওয়ার সঙ্গে চলমান সাপোর্ট।

মডিউল ও সক্ষমতা

  • সেলস ও গ্রাহক

    গ্রাহক মাস্টার, কোটেশন, অর্ডার, ইনভয়েস, রিসিট, বকেয়া ও ফলো-আপ।

  • ইনভেন্টরি ও ক্রয়

    আইটেম, লোকেশনভিত্তিক স্টক, পারচেজ অর্ডার, রিসিট, সর্বনিম্ন/সর্বোচ্চ অ্যালার্ট।

  • অনুমোদন ও রিকোয়েস্ট

    নির্ধারিত অনুমোদনকারী ও ইতিহাসসহ ক্রয়, পেমেন্ট, ছুটি ও খরচের রিকোয়েস্ট।

  • কর্মী ও হাজিরা

    কর্মীর রেকর্ড, হাজিরা ইমপোর্ট, ছুটি, পে-রোল ইনপুট।

  • ফাইন্যান্স লিংক

    আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের সফটওয়্যারে পোস্টিং ও এক্সপোর্ট; ব্যাংক ও মোবাইল পেমেন্ট রিকনসিলিয়েশন।

  • মালিকের ড্যাশবোর্ড

    সেলস, মার্জিন, স্টক কভার, পাওনা ও নগদ — এক নজরে, মোবাইলে।

  • ডকুমেন্ট ও যোগাযোগ হাব

    কোটেশন, ইনভয়েস ও স্টেটমেন্ট সিস্টেম থেকে তৈরি হয়ে ইমেইল বা WhatsApp-এ যায়।

  • অটোমেশন স্তর

    রিমাইন্ডার, রিপোর্ট, লিড ক্যাপচার ও নিয়মিত ডেটা স্থানান্তরের জন্য n8n ওয়ার্কফ্লো।

ইন্টারঅ্যাকটিভ ডেমো

উদাহরণ ওয়ার্কফ্লো

অডিট থেকে প্রথম মডিউল

  1. 1দুই থেকে তিনটি সেশনে সেলস, অপারেশন ও ফাইন্যান্সজুড়ে কাজের প্রবাহ ম্যাপ হয়
  2. 2সমস্যাগুলো খরচ ও পুনরাবৃত্তি অনুযায়ী র‍্যাঙ্ক হয়
  3. 3প্রথম মডিউল ও তার ডেটা মডেল সম্মত হয়
  4. 4আপনার টিমের সঙ্গে প্রোটোটাইপ স্ক্রিন পর্যালোচনা হয়
  5. 5মডিউল তৈরি, মাইগ্রেট ও কয়েক সপ্তাহেই চালু হয়

ছোট ট্রেডারের কোটেশন থেকে নগদ

  1. 1মূল্য তালিকা থেকে কোটেশন তৈরি হয়ে WhatsApp বা ইমেইলে যায়
  2. 2নিশ্চিত অর্ডার স্টক রিজার্ভ করে
  3. 3ডেলিভারি ও ইনভয়েস একসঙ্গে তৈরি হয়
  4. 4ব্যাংক বা bKash/Nagad-এ পেমেন্ট ইনভয়েসের বিপরীতে রেকর্ড হয়
  5. 5বকেয়ার রিমাইন্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে যায়

চলতি পথে অনুমোদন

  1. 1কর্মীরা মোবাইলে ক্রয় বা ছুটির রিকোয়েস্ট জমা দেন
  2. 2অনুমোদনকারী বিস্তারিতসহ নোটিফিকেশন পান
  3. 3এক ট্যাপে মন্তব্যসহ অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান
  4. 4আবেদনকারী জানতে পারেন ও রেকর্ড আপডেট হয়
  5. 5মাসিক সারসংক্ষেপ দেখায় কী অনুমোদিত হলো ও কার দ্বারা

ইন্টিগ্রেশন

  • অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার (Tally, QuickBooks, Xero)
  • WhatsApp Business ও ইমেইল
  • bKash, Nagad, SSLCommerz ও ব্যাংক স্টেটমেন্ট
  • Google Workspace / Microsoft 365 ও Google Sheets
  • ওয়েবসাইট ফর্ম ও Facebook লিড ক্যাপচার
  • হাজিরা ডিভাইস
  • প্রাসঙ্গিক ক্ষেত্রে ই-কমার্স প্ল্যাটফর্ম (Daraz, WooCommerce)
  • n8n ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন

ইমপ্লিমেন্টেশন প্রক্রিয়া

  1. 01

    ১. অডিট

    বর্তমান প্রক্রিয়া, টুল ও সমস্যা ম্যাপ করি এবং এমন অগ্রাধিকারভিত্তিক রোডম্যাপ দিই, যা আমাদের সঙ্গে বা ছাড়াই কাজে লাগাতে পারেন।

  2. 02

    ২. প্রথম মডিউল

    সর্বোচ্চ মূল্যের মডিউল দুই সপ্তাহের ইনক্রিমেন্টে ডিজাইন, প্রোটোটাইপ ও তৈরি হয়।

  3. 03

    ৩. মাইগ্রেশন ও প্রশিক্ষণ

    আপনার Excel ও কাগজের ডেটা ইমপোর্ট হয়; টিম বাংলা, ইংরেজি বা জার্মানে প্রশিক্ষণ পায়।

  4. 04

    ৪. সংযোগ

    অ্যাকাউন্টিং, মেসেজিং ও পেমেন্ট ইন্টিগ্রেট হয়, যাতে কিছুই দুবার এন্ট্রি না হয়।

  5. 05

    ৫. সম্প্রসারণ ও সাপোর্ট

    রোডম্যাপ অনুযায়ী পরবর্তী মডিউল আসে; মনিটরিং ও সাপোর্ট সিস্টেমকে ফলপ্রসূ রাখে।

প্রত্যাশিত ব্যবসায়িক ফলাফল

  • প্রতিটি কাজে প্রতিষ্ঠাতাকে ছাড়াই ব্যবসা চলে

    দাম, নিয়ম ও অনুমোদন সিস্টেমে থাকে, একজনের মাথায় নয়।

  • একটাই সংখ্যার সেট

    সেলস, স্টক ও টাকা মেলে, কারণ একবারই এন্ট্রি হয়।

  • মিনিটে উত্তর

    মালিকের প্রশ্নের উত্তর আসে ড্যাশবোর্ড থেকে, এক সপ্তাহের স্প্রেডশিট কাজ থেকে নয়।

  • সমানুপাতিক অ্যাডমিন ছাড়াই প্রবৃদ্ধি

    নতুন শাখা ও পণ্য যোগ হয় ডেটা হিসেবে, কর্মী হিসেবে নয়।

নিরাপত্তা ও মালিকানা

  • সিস্টেমের মালিক আপনি

    সোর্স অ্যাক্সেস, ডকুমেন্টেশন ও আপনার নিজের ক্লাউড অ্যাকাউন্টে ইনফ্রাস্ট্রাকচার — কোনো লক-ইন নেই, প্রতি ইউজারে লাইসেন্স নেই।

  • প্রথম দিন থেকেই অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ

    মালিক, ম্যানেজার ও কর্মীর রোল; কস্ট ও পে-রোলের মতো সংবেদনশীল ফিল্ড শুধু যাঁদের দরকার তাঁরাই দেখেন।

  • ব্যাকআপ ও ধারাবাহিকতা

    স্বয়ংক্রিয় এনক্রিপ্টেড ব্যাকআপ ও পরীক্ষিত রিস্টোর, যাতে ল্যাপটপ হারালে বা লোডশেডিংয়ে রেকর্ড না হারায়।

সচরাচর জিজ্ঞাসা

স্প্রেডশিট যদি ইতিমধ্যে একজনের সময় বা একজন গ্রাহকের আস্থা খরচ করায়, তাহলে আপনি সঠিক আকারের। আমরা শুরু করি একটি ফোকাসড মডিউল দিয়ে, বড় সিস্টেম দিয়ে নয়।

সম্পর্কিত সলিউশন

সম্পর্কিত সার্ভিস

সম্পর্কিত ইনসাইটস

আপনার প্রক্রিয়ার সৎ পর্যালোচনা দিয়ে শুরু করুন

একটি ফ্রি কনসালটেশন বুক করুন। আপনার ব্যবসা আজ কীভাবে চলে তা পর্যালোচনা করে আমরা এমন প্রথম পদক্ষেপ সুপারিশ করব, যা সবচেয়ে বেশি ঝামেলা দূর করে।