AutoProbaho

আবিষ্কার ও নকশা

এমন বিজনেস প্রসেস অডিট, যা বলে দেয় কী তৈরি করবেন — আর কী করবেন না

বেশিরভাগ ব্যর্থ সফটওয়্যার প্রকল্প কোডের প্রথম লাইন লেখার আগেই হেরে যায়: ভুল প্রক্রিয়া অটোমেট করা হয়েছে, রিকোয়ারমেন্ট অনুমানে ঠিক করা হয়েছে, কিংবা আর্কিটেকচার দুই বছর পরের ব্যবসার ভার নিতে পারেনি। AutoProbaho-র বিজনেস প্রসেস অডিট প্রতিটি কাজের শুরুতে থাকে। আমরা দেখি কাজ আসলে কীভাবে চলে, কোথায় সময় ও তথ্য নষ্ট হচ্ছে তা চিহ্নিত করি, অটোমেশনের সুযোগগুলো ম্যাপ করি, আপনার ভাষায় ERP বা CRM-এর রিকোয়ারমেন্ট লিখি, এবং একটি সলিউশন আর্কিটেকচার ও ধাপে ধাপে রোডম্যাপ আপনার হাতে তুলে দিই — যা আমাদের সঙ্গে বা আমাদের ছাড়াও কাজে লাগাতে পারবেন।

ফ্রি কনসালটেশন বুক করুন ইন্টারঅ্যাকটিভ ডেমো

আপনি জানেন কিছু একটা ধীর চলছে, কিন্তু ঠিক কী এবং তার খরচ কত — তা এখনো জানেন না

ক্রমবর্ধমান প্রতিষ্ঠানে সমস্যা সবখানে অনুভূত হয়, কিন্তু কোথাও ধরা পড়ে না। অর্ডার প্রসেস হতে যতটা সময় লাগা উচিত তার চেয়ে বেশি লাগে। অনুমোদন একজনের ফোনে আটকে থাকে। একই সংখ্যা খাতায়, স্প্রেডশিটে ও অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে টাইপ হয়। বাধা কোথায়, তা নিয়ে সবার নিজস্ব তত্ত্ব আছে, এবং প্রতিটি বিভাগ নিশ্চিত যে দোষটা অন্য বিভাগের। কাঠামোবদ্ধ চিত্র না থাকলে সফটওয়্যারের সিদ্ধান্ত হয় সবচেয়ে জোরালো মতামত বা সবচেয়ে চটকদার ভেন্ডর ডেমোর ভিত্তিতে।

ফলাফলটা পরিচিত: এমন ফিচারের জন্য কেনা ERP যা কেউ ব্যবহার করে না, এমন CRM যা সেলস টিম এড়িয়ে চলে, অথবা WhatsApp আর Excel-এর জোড়াতালি যা চুপিচুপি আসল সিস্টেমে পরিণত হয়। প্রসেস অডিট মতামতের জায়গায় প্রমাণভিত্তিক ম্যাপ বসায় — কে কী করেন, কোন টুলে, কত বার, কোন হ্যান্ডঅফে — যাতে পরবর্তী বিনিয়োগ সঠিক ক্রমে একটি প্রকৃত সমস্যার সমাধান করে।

কাদের জন্য

  • যেসব মালিক ও ব্যবস্থাপনা পরিচালক ERP, CRM বা অটোমেশনে বিনিয়োগের পরিকল্পনা করছেন এবং আগে একটি নিরপেক্ষ মূল্যায়ন চান
  • ২০–৫০০ জন কর্মীর প্রতিষ্ঠান, যারা Excel, কাগজের খাতা, WhatsApp-এ অনুমোদন ও বিচ্ছিন্ন সফটওয়্যারে চলছে
  • যাদের আগের সফটওয়্যার প্রকল্প মানানসই না হওয়ায় ক্ষতি হয়েছে এবং এবার রিকোয়ারমেন্ট সঠিকভাবে ঠিক করতে চান
  • ডিজিটালাইজেশন রোডম্যাপ তৈরি করতে চাওয়া বাংলাদেশের ম্যানুফ্যাকচারার, ডিস্ট্রিবিউটর ও সেবা প্রতিষ্ঠান এবং জার্মান Mittelstand কোম্পানি

বর্তমান সমস্যাগুলো

  • পুরো প্রক্রিয়াটা কেউ দেখেন না

    সেলস, গুদাম ও অ্যাকাউন্টস প্রত্যেকে নিজের অংশটুকু জানে। এদের মাঝের হ্যান্ডঅফ — যেখানে দেরি আর ভুল আসলে লুকিয়ে থাকে — কারও চোখে পড়ে না।

  • রিকোয়ারমেন্ট অনুমানে ঠিক হয়

    ভেন্ডর ডেমো দেখে কেনাকাটার তালিকা হয়। ছয় মাস পর টুলে এমন ফিচার থাকে যা কারও দরকার নেই, আর মালিক যে একটি রিপোর্ট চেয়েছিলেন সেটাই নেই।

  • অটোমেশন ভুল জায়গা থেকে শুরু হয়

    টিম যা সহজ বা চোখে পড়ে তা অটোমেট করে, যা ব্যয়বহুল তা নয়। সবচেয়ে বড় ম্যানুয়াল বোঝাটাই থেকে যায়।

  • সফটওয়্যার বাছাই হয় বিচ্ছিন্নভাবে

    ERP, অ্যাকাউন্টিং বা WhatsApp-এর সঙ্গে কীভাবে কথা বলবে তা না ভেবেই CRM কেনা হয় — পরে ইন্টিগ্রেশনের খরচ লাইসেন্সের চেয়ে বেশি দাঁড়ায়।

  • সবার জন্য একটা রোডম্যাপ নেই

    মালিক, বিভাগীয় প্রধান ও IT একমত নন কোনটা আগে হবে, তাই প্রতিটি প্রকল্পে বিতর্ক নতুন করে শুরু হয়।

AutoProbaho যা তৈরি করে

  1. বর্তমান (as-is) প্রসেস ম্যাপ

    প্রতিটি মূল প্রক্রিয়া — অর্ডার থেকে নগদ, ক্রয় থেকে পরিশোধ, প্রোডাকশন, HR, রিপোর্টিং — যেভাবে আসলে চলে সেভাবে নথিবদ্ধ, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, টুল, ভলিউম ও হ্যান্ডঅফসহ।

  2. অটোমেশনের সুযোগের ম্যাপ

    ম্যানুয়াল, পুনরাবৃত্ত ও ভুলপ্রবণ ধাপগুলোর একটি অগ্রাধিকার তালিকা — সাশ্রয়যোগ্য শ্রম, ঝুঁকি ও বাস্তবায়ন খরচের ভিত্তিতে স্কোর করা; যেকোনো অটোমেশন পরিকল্পনার ভিত্তি।

  3. ERP / CRM রিকোয়ারমেন্ট স্পেসিফিকেশন

    লিখিত, অগ্রাধিকারভিত্তিক রিকোয়ারমেন্ট ডকুমেন্ট (আবশ্যক / কাম্য / পরে) — যার ভিত্তিতে ভেন্ডর বা ডেভেলপার দাম দিতে পারেন, কোনো ভেন্ডরের প্রতি পক্ষপাত ছাড়া।

  4. সলিউশন আর্কিটেকচার

    লক্ষ্য চিত্র: কোন সিস্টেম থাকবে, কোনটা বাদ যাবে, কী তৈরি হবে এবং সেগুলো কীভাবে যুক্ত হবে — ডেটার মালিকানা, হোস্টিং ও ইন্টিগ্রেশন পথসহ।

  5. কুইক উইনসহ ধাপভিত্তিক রোডম্যাপ

    প্রথম ৯০ দিনে, প্রথম বছরে ও তার পরে কী করবেন — নির্ভরতা ও আনুমানিক শ্রমসহ; সঙ্গে দুই-তিনটি সংশোধন যা এখনই শুরু করতে পারেন।

মডিউল ও সক্ষমতা

  • প্রসেস ডিসকভারি ওয়ার্কশপ

    বিভাগ ধরে কাঠামোবদ্ধ সেশন; শুধু ম্যানেজার নয়, যাঁরা কাজটা করেন তাঁদের সাক্ষাৎকার নিই, সম্ভব হলে ফ্লোরে গিয়ে পর্যবেক্ষণ করি।

  • ডেটা ও টুল ইনভেন্টরি

    প্রতিটি স্প্রেডশিট, খাতা, চ্যাট গ্রুপ ও অ্যাপ্লিকেশনের তালিকা: কী আছে, মালিক কে, কীভাবে আপডেট হয়, কোথায় অন্যটির সঙ্গে ডুপ্লিকেট।

  • ভলিউম ও শ্রমের বেসলাইন

    সপ্তাহে কতগুলো অর্ডার, ইনভয়েস, অনুমোদন ও পুনরায় এন্ট্রি হয় এবং প্রতিটিতে কত সময় লাগে — গণনাভিত্তিক বেসলাইন, যা আপনার টিম নিজেই যাচাই করতে পারে।

  • অটোমেশনের সুযোগ ম্যাপিং

    প্রতিটি ম্যানুয়াল ধাপ যাচাই: নিয়মভিত্তিক অটোমেশন, ইন্টিগ্রেশন নাকি AI-সহায়ক প্রক্রিয়া উপযুক্ত; সম্ভাব্য ওয়ার্কফ্লোতে গুচ্ছবদ্ধ।

  • ERP / CRM রিকোয়ারমেন্ট অ্যানালাইসিস

    রোল অনুযায়ী ফাংশনাল ও নন-ফাংশনাল রিকোয়ারমেন্ট — বাংলা ইন্টারফেস, লোডশেডিং-সহনশীল অফলাইন এন্ট্রি, ভ্যাট (মূসক) ফর্ম ও রিপোর্টিংয়ের চাহিদাসহ।

  • সলিউশন আর্কিটেকচার ডিজাইন

    লক্ষ্য সিস্টেম ল্যান্ডস্কেপ, ইন্টিগ্রেশন ম্যাপ, ডেটা মডেলের রূপরেখা, হোস্টিং ও নিরাপত্তা পদ্ধতি; প্রতিটি উপাদানের জন্য তৈরি-না-কেনা সুপারিশ।

  • ঝুঁকি ও পরিবর্তন মূল্যায়ন

    কোথায় গ্রহণযোগ্যতা কঠিন হবে, কোন রোলের প্রশিক্ষণ লাগবে, কমপ্লায়েন্স অডিটর বা বায়ার কী জানতে চাইবেন, এবং পরিবর্তন কোন ক্রমে আনবেন।

  • রোডম্যাপ ও বিজনেস কেস

    অগ্রাধিকার, নির্ভরতা ও আনুমানিক ডেলিভারি সময়সীমাসহ ধাপভিত্তিক পরিকল্পনা, মালিক ও বিভাগীয় প্রধানদের সামনে এক সেশনে উপস্থাপিত।

ইন্টারঅ্যাকটিভ ডেমো

উদাহরণ ওয়ার্কফ্লো

অর্ডার থেকে নগদ পর্যালোচনা

  1. 1একটি প্রকৃত অর্ডারকে গ্রাহকের জিজ্ঞাসা থেকে পেমেন্ট পর্যন্ত অনুসরণ করা
  2. 2যত টুল ছোঁয়া হয় ও যত বার পুনরায় এন্ট্রি হয় তা লিপিবদ্ধ করা
  3. 3অপেক্ষার সময় মাপা: কোটেশন, অনুমোদন, ডিসপ্যাচ, ইনভয়েসিং
  4. 4কোন ধাপ অটোমেট বা একীভূত করা যায় তা চিহ্নিত করা
  5. 5লক্ষ্য প্রবাহ ও তার রিকোয়ারমেন্ট নথিবদ্ধ করা

অনুমোদনের জট বিশ্লেষণ

  1. 1ফোন বা চ্যাটে ঘোরা সব অনুমোদনের তালিকা করা
  2. 2কে অনুমোদন দেন, সীমা কত, সাধারণত কত অপেক্ষা — তা ধরা
  3. 3সেগুলোকে অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো প্যাটার্নে ভাগ করা
  4. 4প্রতিটির জন্য নিয়ম, বিকল্প অনুমোদনকারী ও এস্কালেশন নির্ধারণ
  5. 5প্যাটার্নগুলো ERP/CRM রিকোয়ারমেন্টে যুক্ত করা

রিপোর্টিং ঘাটতি বিশ্লেষণ

  1. 1ম্যানেজমেন্ট প্রতি সপ্তাহ ও মাসে আসলে যে রিপোর্টগুলো পড়েন তা সংগ্রহ
  2. 2প্রতিটি সংখ্যা কোথা থেকে আসে ও কে জোড়া লাগান তা অনুসরণ
  3. 3যে সংখ্যা দেরিতে আসে, হাতে বানানো বা বিতর্কিত — তা চিহ্নিত
  4. 4স্বয়ংক্রিয় ড্যাশবোর্ডের জন্য KPI ও উৎস নির্ধারণ
  5. 5ডেটার চাহিদা সলিউশন আর্কিটেকচারে যুক্ত

ইন্টিগ্রেশন

  • বর্তমান ERP / অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম (Tally, QuickBooks, Xero)
  • Excel, Google Sheets ও কাগজের খাতা
  • WhatsApp Business, ইমেইল ও চ্যাট গ্রুপ
  • Google Workspace / Microsoft 365
  • ই-কমার্স ও মার্কেটপ্লেস চ্যানেল (Shopify, WooCommerce, Daraz)
  • পেমেন্ট গেটওয়ে ও ব্যাংক (bKash, Nagad, SSLCommerz)
  • হাজিরা ডিভাইস, বারকোড স্ক্যানার ও কারখানার যন্ত্রের ডেটা
  • ইতিমধ্যে ব্যবহৃত n8n বা অন্য অটোমেশন প্ল্যাটফর্ম

ইমপ্লিমেন্টেশন প্রক্রিয়া

  1. 01

    ১. স্কোপিং কল

    কোন প্রক্রিয়া, সাইট ও বিভাগ আওতায় থাকবে এবং অডিট কোন সিদ্ধান্তে সহায়তা করবে — তা ঠিক করি।

  2. 02

    ২. ডিসকভারি

    আকার অনুযায়ী এক থেকে তিন সপ্তাহে সাক্ষাৎকার, ফ্লোর পর্যবেক্ষণ ও টুল ইনভেন্টরি; দূর থেকে বা বাংলাদেশ ও জার্মানিতে সরেজমিনে।

  3. 03

    ৩. বিশ্লেষণ

    বর্তমান প্রক্রিয়ার ম্যাপ, শ্রমের বেসলাইন, অটোমেশন সুযোগের স্কোরিং ও রিকোয়ারমেন্টের খসড়া; যাঁদের সাক্ষাৎকার নিয়েছি তাঁদের সঙ্গে ফলাফল যাচাই করি।

  4. 04

    ৪. ডিজাইন

    লক্ষ্য আর্কিটেকচার, উপাদানভিত্তিক তৈরি-না-কেনা সুপারিশ ও ধাপভিত্তিক রোডম্যাপ, চূড়ান্ত করার আগে আপনার সঙ্গে পর্যালোচনা।

  5. 05

    ৫. উপস্থাপনা ও হস্তান্তর

    মালিক ও বিভাগীয় প্রধানদের সঙ্গে একটি ওয়ার্কিং সেশন; সব ডকুমেন্ট আপনি পান এবং যেকোনো পার্টনারের সঙ্গে এগোতে পারেন।

প্রত্যাশিত ব্যবসায়িক ফলাফল

  • প্রকৃত বাধা সম্পর্কে স্পষ্টতা

    বিভাগীয় মতামতের জায়গায় একটি সাধারণ, প্রমাণভিত্তিক চিত্র।

  • দাম চাওয়ার মতো রিকোয়ারমেন্ট

    ভেন্ডর ও ডেভেলপার একই স্পেসিফিকেশনের ভিত্তিতে দাম দেন; তুলনা অর্থবহ হয়।

  • সঠিক ক্রমে অটোমেশন

    প্রথম যে ওয়ার্কফ্লো ধরা হয়, সেটিই সবচেয়ে বেশি ম্যানুয়াল শ্রম খায়।

  • পুরো টিমের সমর্থনে একটি রোডম্যাপ

    মালিক, বিভাগীয় প্রধান ও IT চূড়ান্ত সেশন থেকে একই পরিকল্পনা নিয়ে বের হন।

নিরাপত্তা ও মালিকানা

  • গোপনীয়তা সর্বাগ্রে

    ডিসকভারির আগে NDA; সাক্ষাৎকারের নোট ও ডেটা নমুনা এমন প্রজেক্ট স্পেসে থাকে যেখানে আপনার অ্যাক্সেস আছে এবং অনুরোধে আমরা মুছে ফেলি।

  • ন্যূনতম ডেটা অ্যাক্সেস

    যতদূর সম্ভব রিড-অনলি এক্সপোর্ট ও নাম-পরিচয়হীন নমুনা নিয়ে কাজ করি; অডিটের জন্য প্রোডাকশন ক্রেডেনশিয়াল লাগে না।

  • কমপ্লায়েন্স-সচেতন ফলাফল

    ভ্যাট (মূসক) ফর্ম, বায়ার কমপ্লায়েন্স ও GDPR-এর চাহিদা আর্কিটেকচারে শর্ত হিসেবে ধরা হয়, পরে আবিষ্কৃত হয় না।

সচরাচর জিজ্ঞাসা

এক সাইটের প্রতিষ্ঠানে সাধারণত দুই থেকে চার সপ্তাহ, একাধিক সাইট বা বিভাগে চার থেকে ছয় সপ্তাহ। শুরুর আগেই স্কোপিং কলে সময়সীমা ঠিক করা হয়।

সম্পর্কিত সলিউশন

সম্পর্কিত সার্ভিস

সম্পর্কিত ইন্ডাস্ট্রি

কেস স্টাডি

সম্পর্কিত ইনসাইটস

একজন সিস্টেম ডিজাইনারের চোখে নিজের ব্যবসা দেখুন

একটি ফ্রি স্কোপিং কল বুক করুন। আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য অডিটে কী কী থাকবে, কত সময় লাগবে এবং শেষে কী পাবেন — আমরা জানাব।

ফ্রি কনসালটেশন বুক করুন কনসালটেশন ক্যালেন্ডার খুলুন