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Checkliste

Datenmigrations-Checkliste für ERP- und CRM-Projekte

Jedes ERP- oder CRM-Projekt steht auf den Daten, die es erbt. Artikellisten mit vier Schreibweisen desselben Produkts, über Blätter hinweg doppelte Kunden, Salden, die nicht zur Buchhaltung passen – unverändert importiert, untergraben sie jeden Bericht, den das neue System erzeugt. Diese Checkliste deckt die Migration von der ersten Bestandsaufnahme der Quellen bis zu dem Tag ab, an dem die alten Tabellen schreibgeschützt werden.

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Warum die Migration einen eigenen Plan verdient

Die Datenmigration ist der unsichtbarste Teil eines Systemprojekts – und derjenige, der den Go-live am wahrscheinlichsten verzögert. Sie berührt jede Abteilung, hängt von Menschen ab, die mit ihrem Tagesgeschäft beschäftigt sind, und legt Jahre angesammelter Inkonsistenz offen. Als Nebensache behandelt, wird sie zum Grund, warum dem neuen System nicht vertraut wird; als eigener Arbeitsstrang mit Verantwortlicher und Zeitplan wird sie zur Grundlage jedes späteren Berichts.

Die Checkliste unten folgt der Reihenfolge: inventarisieren, bereinigen, mappen, proben, umstellen, stilllegen. Jede Stufe sollte sichtbar abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt.

So nutzen Sie diese Checkliste

Weisen Sie jeden Punkt einer benannten Person mit Datum zu. Protokollieren Sie jede Bereinigungsregel und jede Mapping-Entscheidung – Sie brauchen das, wenn eine Summe nicht aufgeht oder jemand fragt, warum ein Kunde zusammengeführt wurde. Haken Sie „abgestimmt“ erst ab, wenn die Zahlen auf dem Papier übereinstimmen und die für die Buchhaltung verantwortliche Person freigegeben hat.

  • Jede Datenquelle ist inventarisiert – Tabellen, Papierlisten, Buchhaltungssoftware, Altsysteme, persönliche Laptops und Cloud-Ordner
  • Je Quelle: was sie enthält, wer sie verantwortet, wer sie bearbeitet, wie oft und welche anderen Dateien sie speist
  • In Tabellen verborgene Formeln, Makros und manuelle Rituale sind als Geschäftsregeln dokumentiert, die nachgebildet oder ersetzt werden
  • Jeder Stammdatenbestand – Artikel/SKUs, Kunden, Lieferanten, Lagerorte, Kontenrahmen – hat eine namentlich benannte verantwortliche Person
  • Namenskonventionen für Artikel, Kunden und Lieferanten sind vor Beginn der Bereinigung vereinbart
  • Dubletten sind zusammengeführt und tote Datensätze archiviert statt in das aktive System importiert
  • Mengeneinheiten, Datums- und Telefonformate sowie Codes sind quellenübergreifend vereinheitlicht
  • In Bemerkungsfeldern versteckte Informationen (Größen, Farben, Zahlungsbedingungen) sind in strukturierte Felder überführt, wo das neue System sie benötigt
  • Eröffnungssalden – Bestand je Lagerort, Forderungen und Verbindlichkeiten je Partner – sind vor dem Import mit der Buchhaltung abgestimmt
  • Eine Feld-Mapping-Tabelle existiert (Quellspalte → Zielfeld) und wurde von den Fachverantwortlichen geprüft, nicht nur vom technischen Team
  • Die Entscheidung zur Historie ist schriftlich festgehalten – Stammdaten und offene Vorgänge immer; abgeschlossene Historie verdichtet oder selektiv
  • GoBD-relevante Originalunterlagen bleiben unveränderbar und revisionssicher archiviert, unabhängig davon, was migriert wird
  • Die Bereinigung erfolgt in einer Kopie der Daten mit Protokoll jeder angewandten Regel
  • Der Import wurde mindestens einmal in einer Testumgebung mit dem vollständigen Datenbestand geprobt
  • Summen zwischen Quelle und Ziel sind verglichen – Artikelanzahl, Bestandswert, Forderungen, Verbindlichkeiten – und Abweichungen geklärt
  • Ein Umstellungszeitpunkt mit geringer Aktivität ist gewählt; die Tabellen werden dann eingefroren und der finale Import läuft
  • Alt- und Neusystem laufen eine kurze, definierte Zeit parallel, mit täglichem Vergleich der Kennzahlen
  • Stillgelegte Tabellen sind schreibgeschützt, in einen Archivordner verschoben, und die Änderung ist dem Team kommuniziert
  • Backups sowohl der Originaldateien als auch der migrierten Datenbank sind erstellt und eine Wiederherstellung wurde getestet
  • DSGVO-Anforderungen für personenbezogene Daten (Kunden, Mitarbeitende) sind bei Migration und Archivierung eingehalten – inklusive Löschfristen

Häufige Fragen

Meist länger, als die Geschäftsführung erwartet, und oft so lange wie die Umsetzung selbst. Jahre an Listen zu bereinigen, Artikelnamen zu vereinheitlichen, Kunden zu deduplizieren und Eröffnungssalden abzustimmen ist sorgfältige Arbeit. Beginnen Sie parallel zur Konzeption, nicht erst, wenn die Software fertig ist.

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