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Checkliste

ERP-Reifegrad-Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit?

Ein ERP-Projekt gelingt oder scheitert lange bevor die erste Oberfläche gebaut wird. Unternehmen, die mit klaren Prozessen, einer Verantwortlichen für ihre Daten, einem realistischen Budget und einer Führung, die das System nutzen will, hineingehen, gehen in der Regel reibungslos produktiv; wer erwartet, dass die Software unklare Prozesse repariert, hat es schwer. Nutzen Sie diese Checkliste, um zu sehen, wo Sie stehen und was Sie vorbereiten sollten, bevor Sie mit einem Anbieter oder Entwicklungspartner sprechen.

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Warum Bereitschaft wichtiger ist als die Softwarewahl

Die meisten ERP-Enttäuschungen gehen auf die Vorbereitung zurück, nicht auf das Produkt. Ein Team, das seinen Purchase-to-Pay-Ablauf nicht in fünf Schritten beschreiben kann, wird ihn in keinem System konfigurieren können. Stammdaten, die niemand verantwortet, werden unsauber importiert und bleiben unsauber. Ein Budget, das Lizenzen, aber nicht Schulung oder Migration abdeckt, ist genau dann erschöpft, wenn sich die Akzeptanz entscheidet.

Die Punkte unten sind in vier Bereiche gegliedert – Prozesse, Daten, Menschen und Budget sowie Führungsverpflichtung. Arbeiten Sie sie ehrlich mit den Menschen durch, die das System nutzen werden, nicht nur mit der Geschäftsleitung.

So nutzen Sie diese Checkliste

Haken Sie einen Punkt nur ab, wenn er heute zutrifft – nicht, wenn Sie planen, ihn zutreffend zu machen. Notieren Sie zu jedem offenen Punkt, wer ihn bis wann verantwortet. Die Liste der offenen Punkte wird zum Vorbereitungsplan für die Wochen vor dem Projektstart – und zu einem weit besseren Briefing für jeden Anbieter oder Partner als eine Funktions-Wunschliste.

  • Wir können unsere fünf Kernprozesse (z. B. Purchase-to-Pay, Order-to-Cash, Produktion, Lagerbewegung, Monatsabschluss) in schriftlichen Schritten beschreiben
  • Wir wissen, welche unserer Prozesse wirklich unternehmensspezifisch sind und welche gängige Praxis
  • Wir haben die fünf operativen Probleme aufgelistet, die uns heute am meisten kosten, und wer jeweils verantwortlich ist
  • Wir wissen, welche Tabellen, Listen und Werkzeuge derzeit unsere Bestands-, Kunden-, Lieferanten- und Finanzdaten halten
  • Für jeden Stammdatenbestand (Artikel, Kunden, Lieferanten, Kontenrahmen) gibt es eine namentlich benannte verantwortliche Person
  • Wir haben eine Vorstellung davon, wie viel Bereinigung unsere Artikel-, Kunden- und Lieferantenlisten vor der Migration benötigen
  • Wir wissen, wie viele Personen in welchen Rollen das System im ersten und im dritten Jahr nutzen werden
  • Schlüsselmitarbeitende – Lager, Buchhaltung, Vertriebsleitung, Produktionsleitung – wurden gefragt, was sie von einem System brauchen
  • Wir haben festgelegt, wer auf unserer Seite die laufenden Projektentscheidungen trifft und wöchentlich Zeit einbringen kann
  • Wir haben einen Budgetrahmen, der Software oder Entwicklung, Einführung, Datenmigration, Schulung und Support abdeckt – nicht nur Lizenzen
  • Wir haben die Anforderungen identifiziert, die das System erfüllen muss (GoBD-konforme Archivierung, DATEV-Export, DSGVO, Freigabestufen, ggf. Abstimmung mit dem Betriebsrat)
  • Wir wissen, welche bestehenden Werkzeuge bleiben und angebunden werden müssen (Buchhaltung, Shop, Banken, E-Mail, Messenger)
  • Wir sind bereit, mit einem Modul zu beginnen und weitere in Phasen zu ergänzen, statt alles gleichzeitig zu starten
  • Die Geschäftsführung hat vereinbart, dass Berichte und Freigaben aus dem ERP laufen – nicht aus parallelen Tabellen oder Chats
  • Wir haben einen Plan für die ersten Wochen nach dem Go-live: wer Fragen beantwortet, wie kleine Korrekturen erfasst und geprüft werden
  • Wir wissen, wer das System langfristig verantwortet – intern, über einen Partner oder beides – einschließlich Backups, Zugriffen und Support

Häufige Fragen

Es gibt keine Bestehensgrenze. Die Checkliste soll Lücken früh sichtbar machen. Sind die meisten Prozess- und Führungspunkte erledigt und die Daten- und Budgetpunkte in Arbeit, stehen Sie gut da. Sind die Prozesspunkte offen, investieren Sie zuerst in eine Prozessanalyse – das ist weit günstiger, als die Lücken mitten im Projekt zu entdecken.

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