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Checkliste

CRM-Rollout-Checkliste: von der Pipeline-Definition bis zur Akzeptanz

Der Unterschied zwischen einem CRM, in dem der Vertrieb lebt, und einem, das er still aufgibt, liegt selten an der Software. Er liegt darin, ob die Pipeline definiert, die Daten bereinigt, die Kanäle angebunden wurden und ob die Führung das CRM zum einzigen Ort gemacht hat, an dem über die Pipeline gesprochen wird. Diese Checkliste deckt jeden dieser Schritte in der richtigen Reihenfolge ab – vom ersten Workshop bis zu den Wochen nach dem Go-live.

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Die Reihenfolge zählt

CRM-Einführungen scheitern auf vorhersehbare Weise: Daten importiert, bevor die Pipeline vereinbart war; das ganze Team geschult, bevor ein Pilot die Reibungspunkte fand; Integrationen ergänzt, nachdem das Team bereits gelernt hatte, um das Werkzeug herumzuarbeiten. Die Checkliste unten ist so geordnet, dass diese Fallen vermieden werden. Jede Gruppe baut auf der vorherigen auf – definieren, vorbereiten, verbinden, pilotieren, ausrollen, verankern.

Arbeiten Sie sie mit der Vertriebsleitung und ein oder zwei Vertriebsmitarbeitenden durch, nicht nur mit der Geschäftsleitung. Die Menschen, die täglich ins CRM tippen werden, wissen, wo die Reibung entstehen wird.

So nutzen Sie diese Checkliste

Haken Sie einen Punkt erst ab, wenn er erledigt und sichtbar ist – eine schriftliche Pipeline, eine bereinigte Liste, eine funktionierende Integration. Weisen Sie jedem offenen Punkt eine verantwortliche Person und ein Datum zu. Prüfen Sie die Akzeptanzpunkte nach vier Wochen und erneut nach drei Monaten; dann wird das CRM entweder zur Gewohnheit oder gleitet zurück in Tabellen.

  • Der Vertriebsprozess ist Ende zu Ende abgebildet – Lead-Quellen, Qualifizierung, Angebot, Abschluss, Übergabe – gemeinsam mit den Menschen, die verkaufen
  • Pipeline-Phasen (fünf oder sechs) sind schriftlich festgehalten, mit Eintrittskriterien für jede Phase
  • Pflichtfelder je Phase sind vereinbart – und auf das Minimum beschränkt, das das Team tatsächlich ausfüllt
  • Wir haben festgelegt, wofür das CRM in Phase eins nicht gedacht ist (z. B. Projektabwicklung, Support-Tickets, Buchhaltung)
  • Das Werkzeug wurde am schriftlichen Prozess gemessen ausgewählt, mit unserer eigenen Pipeline und echten Vorgängen in einer Demo
  • Alle bestehenden Kontaktquellen sind aufgelistet – Tabellen, Telefonbücher, Postfächer, Chatverläufe, Marktplatzkonten
  • Kontakte und Firmen sind dedupliziert, Telefonformate und Namen vereinheitlicht, tote Kontakte archiviert statt importiert
  • Jedes Konto hat eine namentlich benannte verantwortliche Person und eine gekennzeichnete Lead-Quelle
  • Regeln für neue Daten – Pflichtfelder, Namenskonventionen – sind vor dem Go-live schriftlich festgehalten
  • Rechtsgrundlage, Löschfristen und Auskunftsfähigkeit nach DSGVO sind für die CRM-Daten geklärt; ein AV-Vertrag liegt bei gehosteten Werkzeugen vor
  • Automatische Lead-Erfassung ist von Website, Marktplatz und Anzeigenformularen angebunden
  • E-Mail- und Messenger-Kanäle hängen Gesprächsverläufe an den Kontaktdatensatz
  • Gewonnene Abschlüsse fließen ohne Neuerfassung in Rechnungsstellung, lexoffice/sevDesk oder das ERP; Angebote entstehen aus dem Vorgang
  • Automatische Erinnerungen sind eingerichtet – Nachfassen nach Angebot, Hinweise bei stillstehenden Vorgängen, tägliche Zusammenfassung an die Vertriebsleitung
  • Eine Pilotgruppe von zwei oder drei Vertriebsmitarbeitenden hat mehrere Wochen echte Vorgänge im CRM geführt, und ihre Reibungspunkte sind behoben
  • Rollenbezogene Schulung ist vorbereitet – kurze Erklärvideos und eine einseitige Anleitung „So nutzen wir das CRM“
  • Hypercare ist geplant – eine benannte Person beantwortet Fragen am selben Tag, kleine Korrekturen werden erfasst und wöchentlich geprüft
  • Das wöchentliche Vertriebsmeeting läuft aus der CRM-Pipeline und aus nichts anderem – keine parallele Tabelle, keine mündlichen Updates
  • Eine Handvoll Berichte ist definiert – Pipeline nach Phase, stillstehende Vorgänge, gewonnen/verloren nach Quelle – und wird wöchentlich gesichtet
  • Eine Überprüfung von Phasen und Feldern ist nach drei Monaten angesetzt, um alles zu entfernen, was niemand nutzt

Häufige Fragen

Von oben nach unten. Die Pipeline-Definition kommt vor der Werkzeugwahl, die Datenbereinigung vor der Migration, Integrationen vor dem Pilot und Führungsgewohnheiten ab dem ersten Pilottag. Vorzugreifen – etwa Daten zu importieren, bevor die Pipeline vereinbart ist – ist die häufigste Ursache für Nacharbeit.

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